Jedným z najviac stresujúcich časov pre väčšinu vlastníkov malých podnikov je, keď sa peňažné toky stávajú tesné, pretože platby neprichádzajú od zákazníkov. Nie nevyhnutne, že vaša firma nie je hladko, ale preto, že Vaši zákazníci neplatí včas.
V tejto príručke o fakturácii a platení sa chceme s vami podeliť o osvedčené postupy pre fakturáciu vašich zákazníkov. Navyše sa chceme podeliť o spôsoby, ako zabezpečiť, aby ste dostali platbu včas (alebo čo najbližšie), takže sa nebudete musieť obávať cash flow.
$config[code] not foundPoužite softvér na fakturáciu
Použitie softvéru na fakturáciu, ako je Hiveage, prináša niekoľko výhod pre vaše podnikanie. Pre začiatočníkov ukazuje vašim zákazníkom, že váš účtovný proces je profesionálny a organizovaný. Budú tiež vedieť, že nebudú môcť prejsť trhliny a chýbať platbu.
Na vašom konci budete môcť ľahko sledovať špeciálne propagačné akcie ponúkané konkrétnym zákazníkom, ako rýchlo alebo pomaly zákazníci majú tendenciu platiť, faktúry, ktoré sú splatné a oveľa viac.
Budete tiež môcť spustiť podrobné prehľady, ktoré vám pomôžu, keď zákazníci majú záujem o fakturáciu v porovnaní s históriou platieb. Tieto prehľady môžete spustiť aj vtedy, keď zákazníci protestujú proti množstvu produktov alebo služieb, ktoré dostali vo vzťahu k sumám, ktoré boli fakturované.
Diskutujte podrobnosti o fakturácii na začiatku
Keď začnete pracovať s novým zákazníkom, je dobré, aby boli fakturačné údaje potvrdené čo najskôr. Niektorí zákazníci prestávajú platiť faktúru len preto, že chýba jedna vec, napríklad číslo objednávky. Tu je to, čo musíte zriadiť hneď od začiatku, aby ste zabezpečili úspešnú budúcnosť fakturácie.
Potrebuje váš zákazník váš W-9 na začiatku spolupráce? Vyžaduje váš zákazník konkrétny názov projektu alebo číslo PO na každej faktúre? Má váš zákazník niekoľko obchodných adries a potrebuje konkrétnu faktúru na správne smerovanie? Nájdite tieto veci tak, aby nemali legitímnu zámienku na oneskorenie platieb.
Väčšina zákazníkov je v poriadku tým, že je fakturovaná online prostredníctvom e-mailu. Niektorí však ešte chcú, aby sa táto tlačená kópia dostala poštou. Uistite sa, že ste faktúru poslali zodpovedajúcim spôsobom.
Rôzni zákazníci majú odlišné pravidlá, pokiaľ ide o fakturáciu. Niektoré faktúry musia prejsť na majiteľa firmy na schválenie a potom sa znova spustiť do účtovníctva. Iní musia ísť do účtovníctva s CC s projektovým manažérom, s ktorým pracujete, aby mohli poslať svoje OK do účtovníctva.
Príležitostne budete mať zákazníka, kedy musí byť faktúra odoslaná ako PDF na jednu osobu na schválenie. Potom musí byť odoslaná inej osobe na schválenie. Nakoniec musí byť zaslaná externému účtovnému oddeleniu elektronicky.
Zistite, aký je proces pre vášho zákazníka a postupujte podľa toho.
Jasne definujte svoje podmienky
S prekvapením niektorí ľudia neuvádzajú platobné podmienky. Práve ponechávajú na faktúre predvolené faktúry. Ak nie sú platobné podmienky splatné po prijatí, mali by ste ich zodpovedajúcim spôsobom zmeniť na faktúre. V opačnom prípade budú ľudia predpokladať, že ste nezmenili platobné podmienky z predvoleného nastavenia a nevytvorili si vlastné platobné podmienky.
Keď už hovoríme o platobných podmienkach, jedným zo spôsobov, ako zabezpečiť, aby ste dostali platbu pred vykonaním práce alebo odoslaním produktu, ponúkali zľavu za zálohu. Vaši zákazníci budú radi príležitosť šetriť trochu, a budete milovať skutočnosť, že nemusíte mať obavy, ako dostať stiffed.
Jasne definujte, kedy očakávať fakturáciu
Informujte svojich zákazníkov vopred, že obvykle fakturujete na konci mesiaca, prvého mesiaca, v polovici mesiaca, týždenne, dvakrát za týždeň alebo po dokončení projektu. Týmto spôsobom vedia, kedy budú môcť očakávať, že dostanú vašu faktúru a dúfajme, že budeme ju hľadať.
Ponúknite viac ako jednu cestu platiť
Len preto, že 90% vašich zákazníkov používa službu PayPal alebo zaplatí on-line, neznamená to, že ďalších 10 percent bude. Tým, že zákazníkom umožníte platiť kreditnou kartou alebo šekom, budete môcť väčšinu zákazníkov odstrániť väčšinu prekážok platieb.
Ak chcete zabezpečiť, aby vaši zákazníci mohli platiť spôsobom, ktorý chcú, zahrňte svoju poštovú adresu na faktúru a povolte ďalšie možnosti platby, aby mohli platiť online mimo PayPal.
Dobré spracovanie kreditných kariet alternatívami k PayPal patrí Stripe, Braintree a Authorize. Všetky tri majú podobné ceny na úrovni 2,9% + 0,30 USD za transakciu. Dodatočné poplatky zahŕňajú nasledujúce poplatky.
- Spoločnosť Braintree neúčtuje transakčné poplatky za prvých 50 tisíc kusov spracovaných prostredníctvom nich. Za transakcie v medzinárodnej mene účtujú ďalšie 1%.
- Braintree a Stripe účtujú poplatok za zaplatenie 15 USD.
- Stripe účtuje ďalšie 2% pre transakcie v medzinárodnej mene.
- Autorizovať poplatky za inštalačný poplatok 49 dolárov, mesačný vstupný poplatok 25 dolárov, poplatok za vyúčtovanie za medzinárodné transakcie 1,5% a poplatok za započítanie vo výške 25 EUR.
Tak ako sa rozhodnete? Tu je niekoľko otázok, ktoré sa vás môžu pýtať na vaše podnikanie.
- Chcete prijímať platby telefonicky alebo na mobilnom zariadení osobne?
- Chcete iba prijať štandardné platby kreditnou kartou (Visa, Mastercard, Discover, AMEX atď.) Alebo chcete prijať aj nové platobné metódy ako Apple Pay, Bitcoin alebo Venmo?
- Potrebujete fakturáciu predplatného? Rozdeliť možnosti platby?
- Máte zákazníkov po celom svete av krajinách, ktoré nemôžu používať službu PayPal?
Akonáhle budete mať odpovede na tieto otázky, mali by ste byť schopní zladiť funkcie spracovateľov platieb s vašimi potrebami, aby ste zistili, ktorý z nich je pre vašu firmu vhodný.
Upozorňujeme tiež, že ak máte zákazníkov, ktorí neplatí prostredníctvom služby PayPal, pretože majú niečo proti službe PayPal, nemusia Braintree rád, pretože spoločnosť Braintree získala spoločnosť PayPal.
Potvrďte, že ste zaslali faktúru
Viete, že môžete závisieť od softvéru na fakturáciu. Takže to nemusíte robiť, pretože neveríte vo svoj softvér, ale viac, aby ste získali prvú pripomienku, že áno, poslali ste svoju faktúru.
Po odoslaní faktúry prvému zákazníkovi pošlite e-mail na osobu, ktorá má prijať faktúru, a na každého, koho potrebujete na ňu skopírovať, ktorú ste práve odoslali vo faktúre. Môže byť zahrnutá ako bežná zmienka, ktorá sa týka aktualizácií vašich projektov.
Zvyčajne to potrebujete iba s prvotnými zákazníkmi alebo zákazníkmi, ktorí bežne oneskorujú platby. Vďaka prvotriednym zákazníkom vám umožňuje uistiť sa, že údaje o fakturácii sú správne.
Odoslať jemné upomienky
Nie každý zaplatí 100% včas. Niektorí ľudia budú legitímne tak zaneprázdnení, že neúmyselne zabudnú na vašu faktúru. Na začiatku by ste chceli predpokladať, že vaša faktúra bola omylom zabudnutá a pripravená pripomienka.
Pri odoslaní faktúry niektoré skvelé spôsoby, ako pristupovať k upomienke na faktúru, zahŕňajú nasledujúce, vrátane niektorých znení pre mimoriadne situácie.
- Všimol som si, že ste si ešte nevideli faktúru. Len v prípade, že to nepríde správne, znova ju posielam. Priložiť aj kópiu prostredníctvom PDF v samostatnom e-maile. V týchto dňoch nikdy neviete s emailovými spam filtermi.
- Viem, že ste nedávno začali pracovať na novom spustení nového projektu. Len v prípade, že sa v doručenej pošty skryl, tu je moja faktúra za posledné mesiace.
- Dúfam, že ste mali dobrý výlet! Viem, že ste pravdepodobne získali veľa úlovkov, takže som sa chcel ubezpečiť, že to bolo na vrchole zoznamu, pretože to bolo 30 dní.
- Toto je len priateľská pripomienka k mojej faktúre z minulého mesiaca. Čas letí, ale od 30 dní som si myslela, že vám to budem vedieť.
Z väčšej časti by to malo vyriešiť problém a mali by ste dostať odpoveď - a platbu. Ak nedostávate odpoveď od jednej osoby, vždy môžete poslať jemnú upomienku na niekoho iného. Nechajte túto osobu vedieť, že ste o vašej faktúre nepočuli a že sa chcete ubezpečiť, že ste to urobili.
Ak nemáte pre personalizované pripomienky, je to taky v poriadku. Môžete si zvoliť automatické odosielanie pripomienok!
Položte si nohu dole
Ak sa vyššie uvedené pripomienky prejavia bez povšimnutia, možno budete musieť byť trochu agresívnejší. To je obzvlášť dôležité, ak sa faktúra stala vážne po lehote splatnosti. Mali by ste zvážiť niekoľko vecí predtým, ako sa vydáte na túto cestu.
- Chcete, aby táto spoločnosť zostala zákazníkom? Ak tak urobíte, súc s pomalou platbou by ste mohli získať vašu budúcu vernosť.
- Môžete zastaviť dodávku alebo služby kvôli nezaplateniu? Opäť, táto voľba môže znieť, či chcete, aby táto spoločnosť zostala zákazníkom.
So zreteľom na tieto odpovede postupujte podľa toho. Začnite zaslaním faktúry digitálnou aj poštou. Zavolajte zákazníkovi a oznámte mu, že rozumiete, že veci môžu byť ťažké, ale ste dokončili dohodnuté služby alebo odoslali výsledky produktu. Preto je aktuálna platba okamžite splatná.
Áno, toto môže byť nepríjemné. Ale je to aj obchod. Pravdepodobne nie ste jediným predajcom, s ktorým zákazník neskoro uskutočňuje platby, takže nebudete jediný, kto vyrieši problém. Ale ak ste jediný, ktorý na ne pôsobí, budete pravdepodobne najskôr zaplatiť. Alebo aspoň po prvom zaplatení základných služieb, nájomného a iných účtov.
Pretrvávanie v súvislosti s touto otázkou môže byť frustrujúce tak pre vás, ako aj pre vášho zákazníka, ale môže to byť kľúčom k získaniu platby. Niektorí majitelia malých podnikov uviedli, že sú zaplatení až dva roky po tom, ako bol splatný účet. Zatiaľ čo neskoro nikdy nie je dobré, je to lepšie ako nikdy.
Fakturujte obrázok pomocou aplikácie Shutterstock
Viac v: Populárne články 9 Komentáre ▼
