Minulý mesiac sme hovorili o dôležitosti prijímania proaktívnych krokov na hodnotenie úrovne pripravenosti na podnikanie v oblasti katastrof. Vypracovanie plánu pripravenosti na katastrofy je prvým rozhodujúcim krokom, pretože akceptovanie proaktívnych krokov pred štrajkami pri katastrofách pomôže zmierniť finančné dôsledky katastrofy tým, že pomôže vášmu podnikaniu znovu otvoriť skôr.
Ale čo robíte, keď katastrofa skutočne udrie? Ako komunikujete interne a externe počas a po katastrofe?
$config[code] not foundKomunikácia je kľúčom
Vlastníci firiem, ktorí sa zaoberajú krízou, často prehliadajú túto kritickú zložku kontinuity podnikania. Spôsob, akým vaše podnikanie komunikuje počas katastrofy aj po nej, bude mať priamy vplyv na to, ako sa vaše podnikanie obnovuje.
Tu je niekoľko najdôležitejších tipov, ktoré treba mať na pamäti, pretože vaša firma rozvíja krízový komunikačný plán:
- Vytvorte a udržiavajte zoznam núdzových kontaktov. Mali by to zahŕňať domáce telefónne čísla, alternatívne mobilné čísla, osobné e-mailové adresy a kontaktné informácie pre rodinu. Pri zostavovaní zoznamu zvážte rôzne publikum vrátane zákazníkov, zamestnancov, predajcov a miestnej komunity.
- Vytvorte systém priraďovania telefónnych stromov, aby si všetci uvedomovali, kto potrebujú, aby sa dostali do kontaktu po katastrofe. Vo svete, ktorý tak ťažko spolieha na digitálnu komunikáciu a elektroniku, môže byť počas krízy mimoriadne užitočný tradičný telefónny strom a systém priradenia, ktorý je jasne uvedený na ľahko dostupných tlačených kópiách.
- Vytvorte formálny evakuačný plán a pravidelne ho postupujte so svojimi zamestnancami.
- Vyhodnoťte textové alebo e-mailové výstražné systémy, ktoré môžu tlačiť oznámenia zamestnancom i zákazníkom. Ak zistíte, že funguje dobre pre vašu firmu, uistite sa, že systém pravidelne testujete, aby ste sa uistili, že funguje správne.
Komunikovanie jasne
Tipy na pripravenosť na katastrofy sú skvelé, pokiaľ ide o spôsob komunikácie, ale správy, ktoré vaša firma komunikuje, sú rovnako dôležité. Zavádzajúce informácie, a to aj z vonkajších zdrojov, môžu viesť k špekuláciám o podnikaní. Je absolútne nevyhnutné sústrediť sa na presnú a efektívnu komunikáciu s verejnosťou aj so svojím interným publikom počas a po katastrofe.
Tu sú dve najlepšie postupy, ktoré treba zvážiť:
- Ako najlepšie môžete sledovať, čo sa hovorí a píše o vašej spoločnosti počas a po katastrofe. To vám umožní nielen sledovať, ale zapojiť sa do rozhovoru a môže tiež poskytnúť prehľad o silných a slabých stránkach vašej obchodnej stratégie ako celku.
- Vytvorte plán na spoluprácu s miestnymi médiami, ak je to vhodné. Pri správnom plánovaní môžu médiá slúžiť vašej firme v podpornej funkcii, pretože pracuje na obnovení po katastrofe. Aby to bolo úspešné, bude vaša firma potrebovať určeného hovorcu, ktorý má pod základňou nejaký základný tréning médií. Všetci zamestnanci by mali dostávať školiaci materiál, v ktorom uvedú, ktorí členovia personálu sú vyškolení v médiách a zdôrazňujú kľúčové body správ, aby všetci - či už médií vyškolení alebo nie - vedeli komunikovať s konzistentným hlasom a posolstvom počas katastrofy.
Proaktívne plánovanie a organizovaná krízová komunikácia môže pomôcť vám vrátiť sa k bežnému podnikaniu po katastrofe. A samozrejme, je vždy dobré, aby ste po každej udalosti vykonali oficiálne vysvetlenie, aby ste mohli vyhodnotiť získané skúsenosti a použiť ich na zlepšenie vášho komunikačného plánu pre krízy.
Tornado Aftermath Fotografie cez Shutterstock
4 Komentáre ▼
