V minulosti bol tajomník často považovaný za najnižší v spoločnosti totem. Časy sa však zmenili a úloha tajomníka sa stala administratívnym asistentom, človekom, ktorý je často nositeľom fungovania celej organizácie. Či už pracujú pre jedného riadiaceho pracovníka, viacerých manažérov alebo pre celú organizáciu, asistent pracuje s administratívnymi povinnosťami a umožňuje všetkým ostatným, aby trávili viac času na strategických prioritách a rozvíjali svoje podnikanie, pričom si uvedomujú, že detaily sú pod kontrolou.
$config[code] not foundPrehľad administratívnych povinností
V najširšom zmysle, administratívne úlohy sú úlohy a činnosti, ktoré sú súčasťou každodennej prevádzky podniku. Zahŕňajú hovory, prijímanie správ, správu korešpondencie, objednávanie dodávok a udržiavanie zdieľaných kancelárskych priestorov organizované a funkčné. Povinnosti môžu zahŕňať aj vytváranie správ, zadávanie a správu údajov, správu súborov, základné účtovníctvo a iné finančné úlohy. Mnohé z týchto úloh sú spravované administratívnymi asistentmi, ktorých úlohou je pomáhať jednotlivcovi alebo tímu prijímať niektoré alebo všetky svoje administratívne úlohy, ale mnoho vstupných a stredných úloh zahŕňa aj spravodlivé množstvo administratívnych prác. Napríklad administratívni asistenti môžu byť zodpovední za aktualizáciu svojej vlastnej práce v systéme riadenia projektov alebo za odpoveď na e-maily. Prevažná väčšina administratívnych povinností je administratívna a často sa znižuje pri spravovaní a distribúcii informácií.
technológie
Vedieť, ako je technológia jedným z najdôležitejších aspektov administratívnych povinností. Zahŕňa to aj použitie počítačov, faxov, kopírovacích strojov, skenerov, telefónov a iných kancelárskych zariadení. Používanie bežných programov počítačového softvéru, vrátane spracovania textu, tabuľkového procesora, databázy a softvéru na publikovanie desktopov, je všeobecne potrebné pre väčšinu administratívnych prác. Schopnosť riešiť problémy so zdieľaným zariadením je tiež súčasťou mnohých administratívnych popisov funkcií. Nie je to nezvyčajné, napríklad, že administratívni profesionáli majú byť vyzvaní, aby odstránili zaseknuté papiere alebo zmenili toner v tlačiarňach a kopírkách.
V niektorých podnikoch sa očakáva, že administratívni asistenti budú vedieť, ako používať softvér na plánovanie a riadenie projektov. Tí, ktorí pracujú priamo pre vedúcich pracovníkov, sú zvyčajne vyzvaní, aby spravovali kalendár svojho šéfa, a administratívni asistenti oddelení sú vyzvaní, aby naplánovali stretnutia, sledovali dovolenku a choré dni a vo všeobecnosti vedeli, kde sú ľudia a čo robia.
Video dňa
Prijaté vám Sapling priniesol vám Saplingkomunikácia
Ďalšou dôležitou administratívnou povinnosťou je komunikácia. Administratívni asistenti sú často vyzývaní na komunikáciu, a to písomne aj ústne. Môžu byť požiadaní, aby napísali poznámky, spolupracovali s kolegami alebo zákazníkmi prostredníctvom e-mailu, aktualizovali príručky alebo webové stránky spoločnosti alebo upravovali a korešpondovali s prácou ostatných. Asistenti sú zvyčajne zodpovední za telefonovanie, telefonovanie v mene šéfa a interakciu s návštevníkmi. Preto úspešný správny asistent by mal mať vynikajúce komunikačné schopnosti a byť schopný písať a hovoriť jasne a profesionálne.Pevné pochopenie pravopisu, gramatiky a štandardov profesionálnej písomnej komunikácie je dôležité, pretože asistent zastupuje svojho šéfa.
Vedenie účtovníctva a nákup
Zaznamenávanie výdavkov je dôležité v každom podnikaní a táto úloha často spadá do administratívneho asistenta, ktorý môže byť vyzvaný, aby vložil náklady do tabuľkového alebo účtovného programu, zhromažďoval a overoval výkazy o výdavkoch od zamestnancov a riadil úhrady. V malom podniku môže administratívny asistent tiež zaobchádzať s pohľadávkami, zasielať účty a spracovávať platby a zaobchádzať s vkladmi za spoločnosť. Administratívni odborníci majú tiež niekedy zodpovednosť za drobné peniaze, sledovanie výdavkov a pridaním finančných prostriedkov v prípade potreby. Ďalšie povinnosti v tejto sfére môžu zahŕňať analýzu výdavkov, pomoc pri zostavovaní rozpočtu a riešenie sporov s dodávateľmi.
Pokiaľ ide o nákup, administratívni asistenti sú zvyčajne zodpovední za dodávky, čo znamená, že organizujú a monitorujú kancelárske potreby a doplňovanie objednávok podľa potreby. Vykonávajú výskum dodávateľov a podľa potreby podávajú alebo vydávajú objednávky. V niektorých prípadoch môžu administratívni asistenti tiež zodpovedať za sledovanie a spravovanie licencií na softvér alebo predplatné, pričom zabezpečia, aby boli vyplácané okamžite a správne.
Výskum a plánovanie
Mnohí administratívni pracovníci sú vyzvaní, aby riadili výskumné projekty a zhromažďovali informácie. Môže to byť jednoduché ako hľadanie telefónneho čísla alebo adresy, alebo komplexnejší projekt môže zahŕňať vyhľadávanie informácií o zákazníkoch, podrobnosti o krížových odkazoch a vytváranie komplikovaných tabuliek alebo správ. Tieto projekty zvyčajne vyžadujú prácu v tesných termínoch a poskytujú informácie.
V mnohých prípadoch administratívne povinnosti zahŕňajú aj plánovanie. Z týždenných stretnutí zamestnancov až po dôležité udalosti sú administratívni asistenti vyzvaní, aby sa postarali o detaily. Môžete byť zodpovední za rezerváciu konferenčnej miestnosti na schôdzku alebo rezerváciu izieb pre celú budovu alebo poschodie, objednanie občerstvenia a zabezpečenie toho, aby všetky technické zariadenia boli pripravené a pracovali po spustení stretnutia. Plánovanie cestovania je ďalšou veľkou zodpovednosťou. Ak spoločnosť nemá cestovné oddelenie, administratívnym asistentom môže byť osoba, ktorá vykonáva výskum a evidenciu letov a hotelov, rezervuje stravovanie a stará sa o ďalšie podrobnosti, ako sú registrácie konferencií.
Špecializované úlohy
V špecifických odvetviach sú administratívni pracovníci vyzvaní, aby zvládli úlohy vyžadujúce špecializované vedomosti alebo zručnosti. Napríklad právni a lekársky administratívni asistenti často potrebujú dokončiť úlohy, ktoré si vyžadujú pochopenie terminológie a postupov v priemysle. Právni tajomníci môžu byť vyzvaní, aby vyplnili a podali dokumenty týkajúce sa právnych dokumentov, ako sú napríklad predvolania, odvolania alebo nároky, ktoré si vyžadujú základnú úroveň právneho vedomia a porozumenia. Pochopenie súdneho systému a postupov je tiež dôležité pre týchto administratívnych asistentov, ako aj vedenie spôsobu vykonávania právneho výskumu.
Povinnosti v oddelení ľudských zdrojov sa zameriavajú na otázky zamestnanosti a môžu zahŕňať plánovanie rozhovorov, spracovanie pozadia a vykonanie úvodného preskúmania žiadostí, aby sa zabezpečilo, že sú úplné. Niekto v tejto funkcii bude s najväčšou pravdepodobnosťou musieť pochopiť a skúsenosti v oblasti ľudských zdrojov a pracovného práva. V zásade bude rozhodujúcim faktorom špecifických povinností konkrétna oblasť a oddelenie, v ktorom správny asistent pracuje, pričom niektoré oblasti vyžadujú viac skúseností a vedomostí ako iné.
Administratívne asistenčné kvalifikácie
Zatiaľ čo väčšina pracovných miest zahŕňa aspoň niektoré administratívne úlohy, väčšina sa zaoberá administratívnymi asistentmi. V takmer každom odvetví existujú príležitosti a väčšina pozícií na základnej úrovni je otvorená jednotlivcom s vysokoškolským diplomom alebo ekvivalentom. Niektorí zamestnávatelia uprednostňujú administratívne asistentky alebo sekretárky s bakalárskym titulom alebo skúsenosťami v tejto oblasti. Niektoré oblasti, ako napríklad právo a medicína, zvyčajne vyžadujú, aby asistenti mali ďalšie vzdelanie relevantné pre danú oblasť.
Bez ohľadu na úroveň vzdelania väčšina zamestnávateľov hľadá administratívne asistentov, ktorí majú skúsenosti a zručnosti v administratíve, vrátane spracovania textu, tabuľkových procesov a správy databáz. Zvyčajne zamestnávatelia vyžadujú, aby asistenti mali zručnosti v produktoch Microsoft Office. Niektoré komunity, dočasné agentúry a vzdelávacie programy pre dospelých ponúkajú certifikátové programy v kancelárii, ktoré vám môžu poskytnúť výhodu, keď hľadáte prácu. Väčšina zamestnávateľov poskytuje aj školenie na pracovisku, ktoré pomáha asistentom rýchlo a poznať svoje špecifické úlohy.
Okrem zamestnania chcú zamestnávatelia zamestnať ľudí, ktorí majú výborné komunikačné schopnosti (písané a verbálne), organizačné schopnosti, schopnosti pri rozhodovaní a riešenie problémov a medziľudské schopnosti. Profesionalita je tiež nevyhnutná, rovnako ako schopnosť multitaskingu a prioritizovať. Keďže toľko zamestnávateľov sa zaoberá citlivými informáciami a často sú viazané federálnymi predpismi, diskrétnosť a schopnosť zachovávať mlčanlivosť sú tiež dôležitými vlastnosťami.
Výhľad platieb a zamestnanosti
Priemerná mzda za administratívneho asistenta sa značne líši, pričom asistenti vstupnej úrovne na dolnom konci frekvenčného pásma zarábajú mzdy v nízkych až stredných 20 dolárov a najvyššie platený výkonný asistent získava takmer šesť čísel. PayScale.com uvádza, že administratívni asistenti získavajú stredný plat vo výške 38.736 USD, čo je údaj, ktorý sa približuje úmerným údajom Bureau of Labor Statistics, ktorý predstavuje medián platu vo výške 37 870 USD, čo je polovica administratívnych asistentov, ktorí zarábajú viac a polovica zarobí menej, Služba BLS uvádza, že najvyššie platený asistent vyděláva viac ako 62 000 dolárov ročne a táto suma sa vyšplhá na 85 000 dolárov pre výkonných tajomníkov. Platy sa zvyšujú s dlhoročnými skúsenosťami, pričom tí, ktorí majú najväčšiu skúsenosť, zarábajú najviac.
Bohužiaľ BLS tiež predpokladá, že dopyt po administratívnych asistentoch pravdepodobne klesne o 5% do roku 2026, pretože väčšina pozícií nebude nová, ale skôr náhrada zamestnancov, ktorí odídu. Vývoj technológie a presun mnohých administratívnych povinností k ostatným zamestnancom predstavujú veľkú časť poklesu. Taktiež, keďže mnohé organizácie zjednodušujú operácie, asistentky sú pridelené viacerým manažérom alebo oddeleniam a prevzali viac zodpovedností.
Ako uspieť vo svojich administratívnych povinnostiach
Často úžasné administratívne asistentky sú na prvom mieste zoznamu propagácií, najmä ak majú vysokoškolské vzdelanie a hlbšie pochopili odvetvie a podnikanie. Ak vezmete svoju prácu vážne, môže to viesť k väčším a lepším veciam, takže je vo vašom najlepšom záujme nájsť spôsob, ako sa stať nevyhnutným pre vášho šéfa a spolupracovníkov.
Jedným z najlepších spôsobov, ako to urobiť, je dozvedieť sa o svojich šéfových cieľoch a prioritách a očakávať jeho potreby. Pozrite sa dopredu a máte predvídavosť pripraviť sa na požiadavky alebo potreby skôr, ako váš šéf dokonca uvedie ich. Napríklad, ak váš šéf navštevuje určité stretnutie každý týždeň alebo mesiac, prečítajte si predčasne zápisy zo stretnutia a pripravte všetky dokumenty alebo správy, ktoré by váš šéf mal očakávať na stretnutí v dostatočnom časovom predstihu. Ak uvidíte, že váš vedúci bude na stretnutiach celý deň bez prestávky, objednajte si obed a dajte kávovar čerstvý. Nezabudnite, že je vašou úlohou, aby šéf vyzeral dobre, a tak urobte, čo musíte urobiť, aby ste predstavili najobvyklejší a najkompetentnejší obraz.
Držať krok s vašim priemyslu môže tiež pomôcť vám byť rocková asistentka. Zoznámte sa s terminológiou a dodržujte trendy. Týmto spôsobom môžete prispieť k rozhovorom a byť presnejší vo svojej práci. Podrobnosti sú dôležité, takže pochopenie toho, o čom hovorí každý, vám pomôže vyhnúť sa nákladným chybám. Veľkí asistenti sú tiež vynaliezaví a vedia, kedy majú konať a presne čo robiť. Nemôžete bežať so svojím šéfom s každou otázkou alebo problémom; váš šéf očakáva, že sa postaráte o veci, ktoré sa vrátia k učeniu. Ak viete svoju organizáciu dovnútra a vonku, kde nájsť informácie a firemné pravidlá a postupy, môžete byť viac vynaliezavý a vyriešiť problémy.
Napokon, byť skvelým asistentom vyžaduje výnimočné organizačné schopnosti. Môžete byť povolaní odpovedať na otázky, poskytovať aktualizácie stavu alebo vyriešiť iné problémy v danom okamihu, a ak nie ste organizovaní, nemôžete to urobiť. Najdôležitejšou administratívnou povinnosťou je, aby sa všetky dosky otáčali a organizujú sa, je základom tejto zručnosti.
