Zákon o občianskych právach z roku 1964 vyžaduje, aby žiadosti o zamestnanie boli uchovávané v archíve najmenej jeden rok. Ak viete, že žiadateľ je starší ako 40 rokov, jeho žiadosť sa musí uchovávať dva roky podľa zákona o diskriminácii na základe veku v zamestnaní. Štátne zákony by mohli vyžadovať dokonca dlhšie obdobie na uchovávanie záznamov uchádzačov o zamestnanie. Kvôli štátnym a federálnym predpisom je dôležitou súčasťou podnikania presný systém uchovávania a evidencie uchádzačov o zamestnanie. Možno budete musieť dokonca skontrolovať späť s týmito uchádzačmi, ak zamestnanec, ktorý ste najal nevytvoril.
$config[code] not foundPoužite elektronický softvér na správu na vytváranie a ukladanie aplikácií pre prácu. Niekoľko on-line programov umožňuje používateľom vytvárať elektronické formuláre ako aplikácie pracovných miest. Tieto pracovné formy sa zasielajú a uchovávajú elektronicky a umožňujú ukladanie v papierovej podobe. Keďže väčšina aplikácií prichádza e-mailom, je to jednoduchý spôsob, ako ukladať materiál do súborov, ktoré nevyužívajú žiadny fyzický priestor. Použitie elektronického pracovného postupu uloženého v systéme správy dokumentov vašej spoločnosti vyžaduje bezpečnosť, takže pracovné súbory nebudú hackované ani prezerané neoprávneným personálom. Nastavte počítač tak, aby vám automaticky posielal upozornenia, aby vám pripomenul, kedy majú byť súbory vymazané alebo kontrolované.
Nastavte si personálne súbory aplikácie úloh v papierových priečinkoch. Naplánujte efektívny systém archivovania pomocou farebne kódovaných priečinkov súborov uložených v zásuvkách, poliach alebo skrinkách. Vytlačte životopisy a prijímejte žiadosti o zamestnanie e-mailom a zadajte ich s vyplnenými osobnými aplikáciami alebo e-mailmi. Žiadatelia môžu byť prihlásení podľa mena alebo čísla sociálneho poistenia v sekciách určených podľa druhu práce. Napríklad predajné pracovné miesta by boli uvedené v priečinku s názvom "Predaj" a žiadatelia by sa uviedli do poradia podľa priezviska alebo číselne podľa identifikačných čísel. Zabezpečte súbory v uzamknutej skrini alebo miestnosti.
Uchovávajte záznamy najmenej štyri roky, ak uchádzač o zamestnanie žiada vás o prijatie diskriminácie. Komisia pre príležitosti rovnakého zamestnania zvyčajne vyžaduje, aby ste uchovávali vyžiadané žiadosti najmenej jeden rok, ale ak čelíte právnemu konaniu, EEOC odporúča uchovať si žiadosti o zamestnanie najmenej štyri roky. Ak svoje aplikácie neuložíte správne, EEOC by vám mohlo účtovať diskriminačné postupy pri prijímaní alebo porušovanie záznamov.
Zničte žiadosti o zamestnanie po uplynutí zákonnej lehoty na ich ukončenie. Vytvorte systém s pripomienkami na to. Obráťte sa na oddelenie IT, aby ste správne odstránili vaše elektronické súbory a skartovali všetky aplikácie na papierové práce. Je to dôležité, pretože súbory s pracovnými podkladmi obsahujú osobné údaje, ako sú čísla sociálneho zabezpečenia a údaje o zamestnanosti, ktoré musia byť prísne dôverné.
