Správa záznamov umožňuje spoločnostiam udržiavať a maximalizovať hodnotu informácií správnym ukladaním, ochranou a zabezpečením ich dostupnosti a dostupnosti v budúcnosti. Správca záznamov zohráva dôležitú úlohu pri zabezpečovaní toho, aby informácie ako majetok v spoločnosti boli bezpečné a dobre spravované. Žiadatelia požadujú vysokú školu v oblasti knižničnej a archívnej správy alebo úzko súvisiacej oblasti. Práca tiež vyžaduje kritické myslenie, zručnosti pri riešení problémov a schopnosť aktívne monitorovať a koordinovať veľké množstvo informácií.
$config[code] not foundNavrhovanie a implementácia systémov správy záznamov
Spoločnosti vytvárajú množstvo informácií týkajúcich sa predaja, marketingu, ľudských zdrojov a zásob. Bez správneho systému riadenia môže byť identifikácia, ukladanie, obeh a odstraňovanie záznamov ťažkou a zdĺhavou výzvou. Manažéri záznamov dohliadajú na návrh a implementáciu systémov správy tlače a elektronických záznamov, ako je napríklad ukladanie súborov zamestnancov v abecednom poradí. Správca záznamov môže tiež navrhnúť systém odkazov, ktorý pomôže používateľom získať prístup k záznamom a zabezpečiť, aby zamestnanci pred uložením uložili tlačové záznamy v elektronickom formáte alebo inom zálohovacom systéme.
Dohliadať na implementáciu politiky
Správca záznamov definuje a klasifikuje záznamy podľa ich dostupnosti a významu pre interné a externé zainteresované strany. Akcionári môžu mať napríklad prístup k ročnej finančnej správe spoločnosti, nie však k údajom o zamestnancoch. V rámci vládnej organizácie manažér zabezpečuje, že verejnosť pristupuje iba k informáciám, ktoré neohrozujú bezpečnosť alebo inovácie štátu. Správca záznamov taktiež načrtáva postupy, prostredníctvom ktorých zamestnanci uverejňujú záznamy externým stranám, ako sú audítori, federálne agentúry a akcionári.
Video dňa
Prijaté vám Sapling priniesol vám Saplingvýcvik
Správca záznamov navrhuje a implementuje programy školení a zvyšovania povedomia, aby oslovili zamestnancov o tom, ako spracúvať záznamy v súlade s politikami a usmerneniami spoločnosti. Uisťuje sa, že zamestnanci chápu zásady správy záznamov, ako sú dôvernosť, presnosť a pravosť. Nedodržanie stanovených pravidiel má následky, ktoré správca záznamov vysvetľuje zamestnancom v jeho oddelení. Je tiež jeho povinnosťou prijímať nových zamestnancov prostredníctvom orientácie a definovať rozsah ich pracovných miest v odbore evidencie. Vedúci záznamov tiež identifikuje potreby v zručnostiach zamestnancov, ako napríklad schopnosť implementovať nové technológie pri správe elektronických záznamov a zabezpečuje vzdelávacie riešenia, ktoré udržiavajú ich zručnosti aktualizované.
Zaznamenáva bezpečnosť a skladovanie
Ďalšou významnou zodpovednosťou správcu záznamov je zabezpečiť bezpečnosť a prístupnosť záznamov. Manažér dohliada na bezpečné ukladanie záznamov implementáciou bezpečnostných systémov. Môže napríklad rozpočet a implementáciu inštalácie kamier sledovať činnosť v knižnici záznamov. Manažér môže takisto zabezpečiť, aby konkrétni zamestnanci mali heslá do databázy, aby zaručili, že prístup len k autorizovaným osobám.
