Napísal som v poslednom stĺpci o novom čitateľovi e-knihy Amazon Kindle a povedal:
$config[code] not found"Všetci sme úzkostlivo čakali na prognózy" bezpapierovej kancelárie ", aby sa splnili, ale tento sľub sa javí ako ilúzia, ktorá je viac nepolapiteľná než kedykoľvek predtým."
Ale možno je bezpapierová kancelária v očiach. Áno, počúvam tých, ktorí naďalej hovoria, že bezpapierová kancelária je stále senom. Myslím si však, že kľúčom je snažiť sa dosiahnuť a napomôcť dosiahnuť pokrok v zbavení sa papiera, nie dokonalosti pri dosahovaní tohto konečného cieľa. Správny systém správy údajov môže kombinovať praktickosť papiera s rýchlosťou nových informácií a technológií.
Ako podnikatelia a majitelia malých podnikov chceme odstrániť množstvo papiera, ktorý používame, pretože jednoducho vyžaduje príliš veľa času (a peňazí) na výrobu, organizáciu a spätné získavanie. Ak tak urobíte, môže vaša firma ušetriť veľa peňazí a pomôže vám vynaložiť viac peňazí.
So súčasným šírením informácií, musíme sprístupniť informácie pre seba aj pre ostatných v rýchlosti dnešného sveta.
Pozrite sa na spôsob spracovania papiera a súborov vo vašej firme.
Ak ste ako ja, bol by som tak odvážny, aby som naznačil, že to, čo zistíte, nebude vás šťastné.
Môžete mať najviac organizovanú kanceláriu na svete, ale čas potrebný na systematizáciu vášho vedenia záznamov a udržanie tejto metódy organizácie sa premieta do skutočných dolárov - hodín, ktoré by mohli byť použité na výskum a vývoj a marketing.
Využívate systém hromadenia hromadiacich kameňov a udržujete veci v čistých hromadách, aby ste presne vedeli, kde je všetko? Premýšľajte o fyzickom neporiadku, ktoré spôsobuje, rovnako ako o viere, ktorú cítite, pretože ste vždy cítili potrebu "prechádzať" týmito hromadami - aby ste aspoň zabezpečili, že ste na niečo nezabudli.
Ak sú papierové súbory pochované vašou kanceláriou, môže byť "bezpapierová" vhodná voľba. Ale čo presne znamená, že vaše podnikanie je bezpapierové? Zahŕňa to rozhodovanie, aby to urobil, a nie vrátiť sa späť. Znamená to, že sa všetky tieto súbory naskenujú do počítača a školenia pracovníkov, aby používali digitálne súbory.
Teraz je možné tieto dokumenty, ktoré sa museli dodávať z jedného spolupracovníka do druhého alebo z vašej firmy do klienta alebo perspektívneho klienta, zobrazovať všade tam, kde sú potrebné. Vaša spoločnosť môže ušetriť mnoho hodín a nekonečné doláre v produktivite a efektívnosti sám.
Skutočnosťou je, že vaša kancelária bude vždy používať papier. Termín "papierové" je príliš vysoký, aby sa dosiahla norma. Niektorí ľudia potrebujú na to, aby si ich prečítali. Vytlačíte veci, ktoré vás budú nosiť a ukázať ostatným ľuďom. Nie každá prezentácia môže byť prispôsobená aplikácii PowerPoint. Nebudete sa zbavovať týchto tlačiarní.
Ale vy sa zbavíte archívov, alebo aspoň niektorých z nich, keď skenujete súbory do počítača a vytvárate nové súbory v počítači a potrebu neustále organizovať tieto súbory.
Tu je 4 veci, ktoré treba zvážiť, keď idete bez papierových dokumentov:
1. Pri skenovaní súborov je nevyhnutné skenovanie určených dokumentov.
2. Pri ukladaní súborov je najlepším a najuznávanejším spôsobom vo formáte PDF alebo vo formáte prenosného dokumentu. Je to stabilný formát, ktorý zachováva súbor vyzerajúci presne tak, ako to vyzeralo na papieri. Je možné ju prečítať online alebo vytlačiť, má malý priestor a je ľahko vytvoriť pomocou softvéru dostupného od spoločnosti Adobe.
3. Ak digitalizujete svoje súbory, budete potrebovať pevný disk určený na udržanie vašej novej "schránky" a dobrý systém zálohovania dát. Odborníci navrhujú dva prenosné pevné disky. Každý týždeň sa vrátite späť k sebe a zálohujte na miesto mimo pracoviska, ako je banková schránka.
4. Ak nemáte počítače v lokálnej sieti (LAN), budú musieť byť pripojené, aby každý mohol mať prístup k súborom. Nastavenie bezdrôtovej siete stojí asi 25-50 dolárov za počítač, plus $ 75-100 dolárov pre "hub" alebo centrálny smerovač pre štyri počítače.
Väčšina ľudí nemá problémy s prezeraním digitálnych súborov a ich údržbou. To, čo vy a tvoji zamestnanci môžu mať problémy, je zvyknúť si na nový systém vedenia záznamov a informácií. Získajte všetkých na palube v zmysle súborových protokolov. Ako by mali byť adresáre označené? Ako by mali byť menované súbory? Je dôležité, aby každý používal rovnaké normy. Rozhodnite sa, aké to budú a vytlačte kópie pre všetkých. Vytvorte kópiu v sieti spoločnosti.
Chystáte sa bez papierových hárkov je otázka voľby: je to vedomý životný štýl a pracovné štýlové rozhodnutie. Je to taká, ktorá, keď je úplne odhodlaná, môže zvýšiť vašu produktivitu, účinnosť a efektívnosť, rovnako ako znížiť množstvo odpadu, ktoré každý z nás vyrába.
Urobili ste rozhodnutie ísť bez papiera?
* * * * *
