V recepčnej pozícii je osoba zodpovedná za riadenie recepcie hladko a efektívne pri zastupovaní spoločnosti. Koniec koncov, prvou osobou, ktorú vidíte pri podnikaní, je obvykle recepčná. Keď je efektívny recepčný, človek musí mať silné vedomosti o administratívnych a administratívnych zručnostiach a medziľudskej komunikácii.
Poznajte si cestu okolo počítača. Ak chcete spravovať dobrú recepciu, človek potrebuje schopnosť dobre prechádzať počítačom. Veľká časť recepcie zahŕňa odpovedanie na e-maily, vytlačenie týždenných programov a rozposielanie oznámení zamestnancom. Niektoré programy, ktoré sú užitočné pre pracovníkov recepcie, zahŕňajú aplikácie Microsoft Word, Office, PowerPoint, Excel, QuickBooks a Access. Písanie rýchlo a presne je tiež plusom.
$config[code] not foundRiešenie problémov zhora. Veľká časť efektívneho recepčného je vedieť, ako efektívne a včas riešiť problémy. Skúsenosti s rýchlym kritickým myslením sú nutnosťou, nech už potrebujete zvládnuť papierový papier alebo váš šéf neskoro na kritickom stretnutí v inom meste.
Komunikujte efektívne s ostatnými. Pracovná recepcia je ideálnym miestom pre ľudí, ktorí majú priateľské, jasné osobnosti a silné medziľudské schopnosti. Táto práca určite nie je pre antisociálne. Aby ste boli recepčný, musíte byť schopní jasne a stručne komunikovať s ostatnými ľuďmi. Je tiež dôležité vždy udržiavať zložené, uvoľnené a profesionálne správanie, bez ohľadu na to, aké hektické alebo ohromené by ste mohli byť.
Použite telefón ako profesionál. Na recepcii musí byť telefón najlepší priateľ. Receptionisti trávia veľký kus dňa na telefóne, či už odoberajú správy pre šéfa, nasmerujú volajúcich na jednotlivé linky zamestnancov alebo nastavujú konferenčné hovory. Ak chcete správne pracovať s telefónom, recepčný musí vždy hovoriť zdvorilým tónom, vyhýbať sa jedlu počas hovoru, zdržať sa používania špatného jazyka a skutočne sa obávať, že pomáha osobe na druhom konci linky.
Zobrazte výrazný pocit organizácie. Organizačné schopnosti sú nevyhnutné pre správne fungovanie recepcie. Byť recepčný je všetko o multi-tasking.Niekedy môže byť zodpovedný za manipuláciu s desiatimi vecí naraz, od udržania niekoho v pozvaní na rozhovor s niekým, kto čaká na schôdzku na odosielanie faxov a písanie faktúr. Pozícia môže byť chaotická, ale kvalifikovaný recepčný musí mať možnosť s ňou ľahko zvládnuť.
Tip
Buďte flexibilní a vstřícní. Ak chcete svietiť ako recepčný, musíte mať ochotu vziať na seba nové úlohy a ísť nad rámec, aj keď nie je súčasťou vášho popisu práce. Ak je stážista pre daný deň a veľké stretnutie sa blíži, neváhajte ísť na rýchlu kávu pre vedenie kancelárie.
