Správna telefónna etiketa je dôležitá pre prezentáciu profesionálneho obrazu a udržanie kancelárie hladkej prevádzky. Získanie jemných odtieňov je dôležité, pretože telefonát zvyčajne predstavuje prvé stretnutie zákazníka so spoločnosťou. Tieto rovnaké nepsané pravidlá platia aj pre vzťahy spolupracovníkov, kde jedna hrubá osoba môže ľahko narušiť inak harmonické prostredie. Učenie sa základných základných pravidiel kancelárskej telefónnej etikety teraz ušetrí nespokojnosť neskôr.
$config[code] not foundOznámte sa sami
Nenechávajte volajúcich hádať na svoju identitu pri odpovedaní na ne. Reagujte na svoje celé meno a oficiálny pozdrav spoločnosti, ak to váš zamestnávateľ potrebuje. Napríklad, recepčný v kancelárii by mohol povedať niečo ako: "Dobré ráno, toto je Jane Doe hovoriť, ako vám môžem pomôcť?" Nikdy nejedzte ani nehubujte gumu počas telefonovania. Ak volajúci opúšťa správu, zopakujte podrobnosti nahlas, takže vie, že ich rozumiete. Všimnite si čas a dátum každého hovoru predtým, než začnete posúvať správy.
Obmedzte hlasitý odposluch
Obmedzte hlasitý odposluch na súkromné nastavenia, ako sú konferenčné hovory, kde je ľahké udržiavať hlasitosť za zatvorenými dverami. Uchovávajte ich mimo miestnosti alebo priestory, aby ste sa vyhli rušivým spolupracovníkom. Pri podnikaní sa uistite, že všetky strany vedia, že používate hlasitý telefón a získate ich súhlas pred spustením. Po skončení stretnutia sa uistite, že ste skutočne odpojili hlasitý odposluch, aby účastníci neposlali žiadne nepríjemné pripomienky, ktoré vy alebo ostatní urobíte.
Video dňa
Prijaté vám Sapling priniesol vám SaplingOdpojte slúchadlá
Na stôl nechajte na stolíku slúchadlá alebo Bluetooth náhlavné súpravy, keď ich necháte dlhší čas, ako napríklad používanie toalety alebo osobnú prestávku v spoločnom priestore. V opačnom prípade sa budú spolupracovníci snažiť získať vašu pozornosť, pretože nebudú vedieť, či hovoríte.Nosenie slúchadiel alebo slúchadiel, keď ich nepoužívate, je tiež hrubé, pretože naznačuje, že nie ste ochotní spolupracovať s inými ľuďmi.
Znížte hlasitosť
Počas telefonovania nikdy nezmeškajte svoje okolie. Hovorte v tichých, rozhovorových tónoch vždy - ale znížte svoj hlas, ak spolupracovníci budú podráždený vzhľad, radí Barbara Pachterová, kariérna kariéra, ktorá sa uskutočnila v októbri 2013 v článku Business Insider "Osem telefónnych etikiet má každý profesionál poznať". Dodržujte podobné pravidlá pre zariadenia, ako sú mobilné telefóny. Nechajte ich vibrovať, aby nedošlo k narušeniu pracovných funkcií, a vyberte normálne vyzváňacie tóny. Spolupracovníci nemusia zdieľať vašu lásku k abrazívnemu hip-hopu alebo rýchlemu kovu.
Pamätajte svoje hlasové správy
Uveďte svoje meno, titul a pokyny pre volajúcich v pozdravoch hlasovej schránky. Dodržujte pokyny pre zamestnávateľa. Napríklad Tichomorská univerzita vyžaduje, aby zamestnanci pravidelne aktualizovali svoje pozdravy - takže volajúci sa nevedia, či je pracovník stále na dovolenke. Buďte stručné vo svojich hlasových správach, pretože príjemca nemusí mať čas počuť viac ako základné detaily. Hovorte však s vašim telefónnym číslom pomaly, takže volajúci neskončí po opakovaní správy.
