Ako majiteľ malého podniku, voľný čas pravdepodobne nie je niečo, čo máte veľa. To, čo máš veľa, sú úlohy, ktoré treba splniť a termíny na splnenie. Takže ako môžete lepšie splniť tieto úlohy v kratšom čase?
Nižšie nájdete 50 tipov na úsporu času, ktoré vám pomôžu ušetriť čas počas pracovného dňa.
50 Tipy na úsporu času pre malé firmy
1. Nastavte ciele
$config[code] not foundKaždé ráno napíšte podrobný zoznam úloh, ktoré chcete dosiahnuť v ten deň.
2. Vytvorte plán
Zistite, kedy a ako dosiahnete každú položku vo vašom dennom zozname - budete potrebovať pomoc, zásoby atď.?
3. Uprednostňujte podľa dôležitosti
Je to nevyhnutné, že niekedy budete musieť odstrániť položky z vášho zoznamu úloh, takže sa rozhodnite čo najskôr o najdôležitejších položkách a prioritách.
4. Prioritovať podľa naliehavosti
Budete sa musieť dostať do tých projektov, ktoré majú naliehavé termíny, takže nechajte tie, ktoré sa budú konať budúci týždeň neskôr.
5. Rozdelte veľké úlohy
Ak váš zoznam obsahuje niektoré ohromujúce položky, rozdeľte ich na menšie, zvládnuteľné úlohy.
6. Buďte realistickí
Neočakávajte, že dosiahnete všetko za hodinu. Poznaj svoje obmedzenia a svoje schopnosti.
7. Sledujte svoj čas
Aby ste lepšie pochopili, ako skutočne trávite svoj čas, trvať niekoľko dní a napísať všetko čo robíte a ako dlho to trvá. Zahrňte prestávky, e-mail, sociálne médiá a všetko ostatné, aby ste zistili, aké sú vaše najväčšie zbytočné časy.
8. Nastavte termíny
Potrebujete nejakú motiváciu na dokončenie projektu? Nastavte termín pre seba a povedzte ostatným o tom, aby vám pomohli udržať si zodpovednosť.
9. Udržujte jedno oko na hodinách
Nechcete neustále posadnúť o čase, ale tiež nechcete, aby vám deň odchádzal, pretože ste nevenovali pozornosť. Zostať na trati.
10. Nastavte pripomenutia
Ak máte uzávierku alebo stretnutie, nastavte pripomenutie na telefóne, ktoré sa krátko predtým vypne.
11. Plánovanie prestávok
Všetci potrebujú počas dňa prestávku, takže im pri plánovaní svojich úloh za daný deň nezabudnite.
12. Čas plánovania pre e-mail a sociálne médiá
E-mail a sociálne médiá môžu byť veľkým časom zbytočné. Neodpovedajte na každý e-mail, ako to prichádza, a nenechávajte Facebook alebo Twitter otvorené celý deň. Namiesto toho naplánujte krátky blok alebo dva počas celého dňa, aby ste splnili tieto úlohy.
13. Použite systém centrálnej správy sociálnych médií
Ak používate sociálne médiá na marketingové účely, pravdepodobne máte viac ako jeden účet. Použitie centrálnej prístrojovej dosky ako je HootSuite vám môže pomôcť vyhnúť sa prechádzaniu medzi lokalitami a dokonca vám umožní naplánovať príspevky po celý deň, takže sa nemusíte neustále podpisovať.
14. Vyhnite sa rozptýleniu
Okrem sociálnych médií a e-mailu existuje množstvo ďalších rozptýlení, ktoré môžu spôsobiť, že strácate čas počas dňa. Ak pracujete doma, vypnite televízor. Ak pracujete v kancelárii, zoberte si inú cestu k vodnému chladiru, aby ste sa vyhli rozhovorným spolupracovníkom.
15. Držte jednu úlohu naraz
Multi-tasking môže znieť ako šetrič času, ale nie je. Zamerajte sa na jednu úlohu, vyplňte ju a potom prejdite ďalej.
16. Dávkové úlohy
Môže byť užitočné robiť podobné úlohy postupne. Napríklad uskutočnite všetky telefonické hovory na deň späť-dozadu.
17. Stimulujte úlohy
Keď máte naozaj náročnú úlohu, doprajte si odmenu za dokončenie. Môže to byť tak jednoduché ako prestávka.
18. Zamerajte sa na výsledky
Mali by ste mať predstavu o tom, prečo robíte každú úlohu vo svojom zozname. Opýtajte sa, ako každá položka ovplyvní vašu spoločnosť a zameria sa na výsledky.
19. Nezdvihujte nepodstatné detaily
Ak niečo nemá veľký vplyv na vaše podnikanie, nestresujte ho. Perfekcionizmus môže byť veľkým časom plytvanie.
20. Vytvorte dobré návyky
Vytvorte zvyk pravidelne triediť súbory, odpovedať na e-maily včas a rýchlo vykonať všetky ostatné úlohy, ktoré sa zobrazia vo vašom zozname úloh tak, aby sa rýchlo stali rutinou.
21. Odstráňte nepodstatné
Odstráňte predmety, ktoré už nespĺňajú účel vašej misie, a to fyzicky a elektronicky.
22. Použite e-mailové filtre a archívy
Použite e-mailové filtre a archívy, aby ste nestrávili hodiny hľadaním konkrétnej správy. Váš e-mailový program s najväčšou pravdepodobnosťou ponúka jednoduché nástroje na udržiavanie všetkých vašich komunikácií organizovaných, a preto používajte tieto funkcie múdre.
23. Limit stretnutia
Stretnutia môžu byť nevyhnutné, ale môžu sa tiež zmeniť na časové úniky, ak prídu príliš dlho alebo príliš často. Prijať a naplánovať iba dôležité stretnutia.
24. Nájom virtuálneho asistenta
Virtuálny asistent vám môže pomôcť pri každodenných každodenných úlohách, ako je e-mail, účtovníctvo, plánovanie a výskum. Zvážte si pomoc, ak ju potrebujete.
25. Využite platformu na riadenie projektov
Služby ako Basecamp ponúkajú vášmu tímu spôsob, ako komunikovať v skupinách, stanoviť termíny a zdieľať a upravovať súbory bez toho, aby museli držať krok s niekoľkými rôznymi e-mailovými vláknami.
26. Udržujte projekty na jednom mieste
Pre obidva dokončené projekty aj tie, ktoré ešte prebiehajú, máte jednu zložku alebo oblasť, kde viete, že ich môžete nájsť.
27. Vyhnite sa Rush Hour
Ak cestujete alebo musíte cestovať na stretnutia, berte do úvahy premávku a konštrukciu, aby ste nestratili čas cestou.
28. Mať virtuálne stretnutia
Ak je to možné, vyhnite sa cestovaniu a namiesto toho zvážte použitie programov ako Skype alebo GoToMeeting.
29. Automatizácia miezd
Namiesto manuálneho sledovania hodín a výdavkov investujte do mzdového systému, ktorý vám urobí všetku prácu.
30. Vezmite si poznámky
Uchovávajte s sebou notebook so sebou vždy, aby ste zaznamenali poznámky a nápady alebo použili aplikáciu, ako je Evernote, na ukladanie nápadov, obrázkov a podobne, aby ste neskúšali myslieť na neskôr.
31. Využite technológiu
Existuje toľko času a organizačných aplikácií a služieb, ako napríklad Dropbox, ktorý vám umožní prinášať fotografie, dokumenty a videá kdekoľvek. Nájdite tie, ktoré pre vás pracujú.
32. Nechcem sa odviezť
Pokus o zvládnutie a využitie príliš veľa produktivních aplikácií a služieb naraz môže byť časom zbytočné. Nepoužívajte toľko z nich, že na ne venujete viac času, ako ušetríte.
33. Delegát
Opýtajte sa svojho tímu, aby sa ujal úloh, pre ktoré nemáte čas ani tých, s ktorými viete, že by robili dobrú prácu.
34. Investujte do účtovného softvéru
Udržanie nekonečných tabúľ môže viesť k veľkým bolestiam hlavy a plytvaniu času. Všetky informácie o účte uchovávajte na jednom mieste.
35. Udržujte organizovaný pracovný priestor
Nepoužívajte hodiny stláčať váš pracovný stôl hľadajúci konkrétny dokument, keď by ste mohli jednoducho zaviesť systém podávania a nájsť ho v priebehu niekoľkých sekúnd.
36. Zálohujte svoje súbory
Či už externým pevným diskom, hard copy alebo online zálohovaním, vytvorte zálohovanie všetkých dôležitých súborov v prípade zhoršenia počítača. Zvážte službu online ako Carbonite alebo Mozy na tento účel.
37. Uchovávajte šablóny pre bežne používané formuláre
Nepoužívajte čas písať rovnaké body znova a znova, keď by ste mohli mať uložené všeobecné šablóny. Stačí ísť dovnútra a urobiť niekoľko aktualizácií pri každom použití, namiesto toho, aby začínal od začiatku.
38. Použitie skratiek
Použite skratky klávesnice a prehliadača a všetky bežne používané programy uchovávajte na ľahko prístupnom mieste na pracovnej ploche.
39. Automatizujte výdavky
Využite služby automatického platenia platieb, kedykoľvek je to možné, aby ste sa vyhli oneskoreným platbám a času, ktorý ste každý mesiac skutočne platili.
40. Použite kalendár založený na službe Cloud
Kalendárne aplikácie vás môžu informovať o dôležitých stretnutiach a termínoch a nemusia sa dlho aktualizovať. Zvážte použitie Kalendára Google na tento účel.
41. Mať systém spolupráce
Či už používate platformu, ako je Basecamp alebo Dokumenty Google, alebo sa držte tradičnejších metód, mali by ste mať nastavený systém spolupráce, aby sa váš tím nestal zmätený a neorganizovaný.
42. Povedzte "Nie"
Nedávajte si úlohy práve preto, že vás niekto žiada. Ak nemáte čas a to nepomôže vašej firme, nerobte to.
43. Vykonajte čo najviac down time
Čas strávený v čakárňach, v metre alebo dokonca na dlhých výťahoch by mohol byť použitý na aktualizáciu vášho kalendára, písanie poznámok alebo vykonanie ďalších jednoduchých úloh.
44. Vyčistiť staré súbory
Zbavenie počítača starými súbormi vás môže nielen zabrániť tomu, aby ste museli prechádzať cez ne pri hľadaní dôležitejších súborov, ale môže tiež urýchliť váš počítač a ušetriť vás od osudu nekonečných stránok načítania.
45. Použite aplikácie pre mobilné zariadenia
K dispozícii sú aplikácie pre mobilnú produktivitu, aplikácie pre mobilné kalendáre, aplikácie pre zoznamy mobilných zariadení, ktoré vám môžu pomôcť pri plnení úloh a ušetriť čas, kým nie sú pred počítačom.
46. Poznaj svoje návyky
Ak ste včasný vták, nechajte svoje najdôležitejšie úlohy z cesty skôr. Ak ste nočná sova, nenechajte sa donútiť, aby ste sa ráno obrátili na veľké projekty. Zahrajte si svoje silné stránky.
47. Skráťte svoj pracovný deň
V príspevku na blogu o slobodnom povolaní Lexi Rodrigo vysvetľuje, že prerušenie pracovného dňa vás prinúti k tomu, aby ste dosiahli viac času v stanovenom čase.
48. Nechajte priestor pre nečakané
Veci, pre ktoré ste neplánovali, prídu celý deň. Berte to do úvahy pri vytváraní zoznamu úloh.
49. Mať tiché hodiny
Ak pracujete v kancelárii, pri práci na dôležitú úlohu dajte na svoje dvere znamenie "nerušiť". Ak pracujete z domova, tichý telefón počas toho času. Ak dôjde k rozptýleniu, keď ste v zóne, môžete stratiť svoju koncentráciu a skončiť stráviť viac času, než je potrebné.
50. Nepoužívajte nadmerný plán
Možno budete ráno príliš optimistický o tom, koľko toho dňa môžete urobiť. Vytvorenie príliš úplného zoznamu vás však len neskôr prekoná.
Ak implementujete aj niektoré z vyššie uvedených tipov na úsporu času, začnete si všimnúť rozdiel vo vašom pracovnom dni a vašej produktivite - a dokonca si môžete všimnúť, že máte trochu viac voľného času.
Viac v: Rast malých podnikov 71 Komentáre ▼
