Spôsob, ktorým začína písmeno, určuje jeho tón. Formálne písmená sa líšia od osobných písmen v tom, že sa používajú predovšetkým v profesionálnom kontexte. Zámer formálneho listu sa môže líšiť, ale to, čo je vždy žiaduce, je to, že vy ako spisovateľ sa zdá, že beriete sami aj príjemcu listu vážne. Existuje súbor dohovorov týkajúcich sa jazyka aj formátu, ktorý tieto informácie sprostredkúva.
$config[code] not foundZamyslite sa nad tým, čo chcete povedať. Vyjadrenie sa jasne a stručne vyjadruje osobu, ktorá dostala list, že ste si istí, čo hovoríte. Tiež dokazuje, že ste obozretní z časových obmedzení, ktoré pravdepodobne budú pod. Napíšte návrh listu, zdôraznite to, čo považujete za najdôležitejšiu informáciu, a snažte sa ju vyjadrovať najjednoduchším a najpriamejším spôsobom.
Zapnite počítač a otvorte program na spracovanie textu. Napíšte písmo Times New Roman veľkosť 12 a používajte jedno riadkovanie. Odoslať text vpravo, aby ste v pravom hornom rohu stránky mohli zadať svoje kontaktné informácie: meno na jednom riadku a adresu na troch riadkoch. Potom pridajte akékoľvek ďalšie kontaktné informácie, ako napríklad telefónne číslo alebo e-mailovú adresu, a uistite sa, že každý jednotlivý kontakt má v texte vlastný riadok. Nechajte medzeru v jednom riadku a potom napíšte dátum.
Nechajte miesto s dvoma až troma riadkami a zdôvodnite text vľavo. Začnite písmenom "Drahý" a potom názov osoby: pani, pani, pán alebo doktor a potom ich sir meno nasledované čiarkou. Ak neviete, kto dostane list, "Vážený pán alebo pani," môžete použiť alebo "Na koho sa to môže týkať". Dvakrát stlačte kláves na klávesnici, pričom ponecháte pred textom písmeno riadku medzery, takže písmeno bude čitateľnejšie.
Dostaňte sa rovno do bodu. Ak ste sa stretli s osobou, ktorej adresujete list, je bežnou praxou informovať ju o tom, kde to bolo; "Vážená pani X, stretli sme sa na konferencii so štetcom v Tuscaloose." V opačnom prípade je najlepšie sa dostať priamo k informáciám, ktoré chcete odovzdať alebo odpovedať. Tu je miesto, kde sa odvolávate na pôvodný návrh: objednávku obsahu svojho listu o dôležitosti informácií, ktoré máte, t. J. Najprv najdôležitejšie obavy a položte zvyšné obavy v poradí priority. Vyššie uvedené konvencie umožňujú čitateľovi poznať typ listu, ktorý dostáva, takže nie je potrebné dlhé preambuly.
Tip
Predstavte si, že dostanete list, ktorý píšete. Čo by vám dalo vedieť, že list je formálny?
Použitie hlavičkového papiera dáva písmenu viac gravitas a môže ušetriť čas na fiddly editáciu.
Výstraha
Po dodržaní dohovorov na začiatok formálneho listu nedovoľte, aby bol váš jazyk neformálny, pretože to pre čitateľa bude matou.
