Nie je nič horšie ako nudné pracovné stretnutie. Každý deň sa v Spojených štátoch koná zhruba 25 miliónov stretnutí. S cieľom uľahčiť tieto stretnutia majú strední manažéri tendenciu sa v kancelárii vzdát odhadovaných 35% času - zatiaľ čo niekto vo vyššom manažmente pravdepodobne stratí na stretnutiach takmer polovicu svojho celého dňa.
Tieto vznešené časové záväzky by boli úplne opodstatnené, keby všetky tieto stretnutia priniesli skvelé nápady, ale odhaduje sa, že 67 percent stretnutí sa všeobecne považuje za odpisy - stratu viac ako 37 miliárd dolárov ročne v strate produktivity.
$config[code] not foundS ohľadom na to má zmysel pokúsiť sa o zbytočné stretnutia. A ak ste majiteľ malej firmy bez nového rozhodnutia o zlepšení spôsobu, akým sa vo vašej spoločnosti prebiehajú veci, odstránenie nepríjemných stretnutí z pracovného týždňa môže byť dokonalým spôsobom, ako posilniť morálku a spustiť rok 2017.
Ako obmedziť čas strávený na stretnutiach
Aby sme vám mohli pomôcť začať, je tu 15 spôsobov, ako odstrániť alebo urýchliť všetky vaše rokovania v roku 2017:
Prineste agendu
Jednou z najväčších časových plánov na akomkoľvek stretnutí je nedostatok účelu. Aby sa veci držali krok správnym tempom, uistite sa, že máte podrobnú agendu, ktorá vás vedie tak rýchlo, ako je to ľudsky možné.
Vezmite to vonku
Ak sa prihlasujete s malým tímom, jedným z najlepších spôsobov, ako zapojiť osobnosti a rozprávať ľudí, je zorganizovať stretnutie vonku. Nielen, že trochu čerstvého vzduchu a slnečného svitu prebúdzajú kolegovia a dostávajú krv, ale tiež stimulujú kreatívne myslenie. Zmena životného prostredia bude takmer vždy spôsobovať zmenu v spôsobe myslenia a spolupráce pracovníkov.
Získajte a pohybujte sa
Jedným zo spôsobov, ako znížiť čas schôdzok, je dostať všetkých na nohy a pohybovať sa. Odstránením stoličiek z vašich schôdzok sú pracovníci vo všeobecnosti viac ochotní hovoriť s niečím dôležitým a odložiť časovo strácajúce témy inokedy. Ak naozaj chcete podnietiť pocit naliehavosti a máte priestor, presvedčte zamestnancov, aby hovorili v pohybe.
Prineste lieky
Obedové stretnutia majú zlú reputáciu za nudné, celodenné záležitosti. Získavanie zamestnancov okolo stola však môže byť jedným z najlepších spôsobov, ako ich povzbudiť k tomu, aby otvorene hovorili jeden s druhým. Jedlo má tendenciu prinášať ľudí a vždy sa ľudia rozprávajú - a preto, ak vaše stretnutia majú tendenciu byť naplnené nepríjemnými tichosťami, skúste lákať pracovníkov trochu pizze (alebo niečo trochu zdravšie).
Udržujte čas
Zvyčajne trvá iba jeden dlhotrvajúci stredný manažér a tri hlúpe otázky na premenu rýchleho odovzdania do hrozného dvojhodinového stretnutia. Jedným z najlepších spôsobov, ako udržať členov tímu a manažérov na úlohe počas stretnutia je chytiť stopky, nastaviť ho na 15 minút a nechať všetci vedieť, že keď vyprší hodiny, stretnutie je u konca. Nielenže vám to pomôže naučiť sa vysvetľovať veci skôr, ale pracovníci ocenia, že budú vedieť, kedy sa budú môcť vrátiť k nej.
Ukončiť to
Ak naozaj nemôžete uniknúť štvorhodinovému stretnutiu, bude to oveľa jednoduchšie a príjemnejšie, ak ho budete môcť rozdeliť do odlišných kapitol. Na začiatku vašej schôdzky nechajte svojich kolegov vedieť, že sa s nimi budeš zaoberať niekoľkými kúskami. Použite každý kus na riešenie jednej skupiny problémov a prerušte po každom vydaní, aby ste sa mohli prihlásiť do iných tímov, získať čerstvý vzduch a preskupiť.
Zastaviť používanie programu PowerPoint
Dokonca aj v roku 2017 je aplikácia PowerPoint stále dosť synonymom pre podnikanie. Používame aplikáciu PowerPoint pre všetko - od výkazov výdavkov a predajných miest až po marketingové aktualizácie. A hoci to môže byť neuveriteľne užitočné, nemôžete poprieť, že je to trochu unavené. Nie je nič horšie, než sa rozmýšľať do konferenčnej miestnosti a pozerať sa na to, že váš riadiaci pracovník načíta 30-snímkovú prezentáciu - takže ak chcete udržať svojich kolegov bdelý, nechajte svietiť a verbálne sa zapojte. Budú všetci prebudení a myšlienky tečú.
Plánovať vopred
Jedna z najväčších časopisov na stretnutiach čaká na to, aby ľudia ponúkali návrhy a problémy, ktoré by mali vzbudiť. Ak chcete stratiť trápne ticho a rýchlejšie vyradiť všetkých z miestnosti, povzbudzujte všetkých účastníkov, aby prišli na stôl aspoň s jedným nápadom alebo rozhovorom predtým, než sa stretnutie začne.
Stlačte záznam
Ak sa pokúšate rýchlo prekonať stretnutie, je jednoduché, aby sa niekoľko akčných bodov stratilo. To často vedie k množstvu následných otázok, pretože sa snažíte dostať všetkých z miestnosti a môže to byť veľký odliv včas. Ak máte záujem o vyriešenie otázok, stojí za to, aby ste zaznamenali schôdzku v telefóne a potom po rozbití odoslali zvukový súbor všetkým účastníkom. Takto všetci vedia, čo majú robiť a kedy to potrebuje.
Popcorn Vety
Chcete sa uistiť, že všetci prispievajú? Vezmite ju späť do základnej školy a nechajte svoj tím zapojiť trochu popcorn myslenia. Začnite vetu, vezmite ju do kruhu a nechajte každého zamestnanca dokončiť vetu, aby ste získali svoje predstavy. Nielen, že udrží ľudí zainteresovaných, ale prinúti pracovníkov, aby premýšľali mimo škatuľky, aby prispeli.
Postavte sa
Ak často zistíte, že váš tím stráca hodiny tým, že sa snažia robiť zdanlivo jednoduché skupinové rozhodnutia, skúste ich dostať z nohy a doslovne zaujať stanovisko, aby ste dosiahli rozhodnutie. Nakreslite čiaru do stredu miestnosti a požiadajte každého pracovníka, aby stál na strane, ktorá zodpovedá ich stanovisku. Potom použite to ako rýchly odrazový mostík, aby ste donútili každého racionalizovať svoju voľbu a postupovať ďalej.
Dajte každému prácu
Ďalším spôsobom, ako zabezpečiť, aby sa veci na každej schôdzi rýchlo vykonali, dáva každému účastníkovi prácu, ktorá bude na tomto stretnutí vykonaná. Napríklad, požiadať jednu osobu, aby si vzala poznámky, jeden držať čas a jeden priniesť si občerstvenie. Poskytnutím každej osobe vlastnej povinnosti vykonať stretnutie by malo bežať hladšie a jednotlivci budú viac zameraní.
Prejsť na virtuálne
Trávite veľa času cestovaním medzi kanceláriami a miestami, aby ste sa stretli s tímami? Zastavte spustenie z miesta na miesto a začnite používať nástroje ako Skype, Google Hangouts alebo FaceTime. Týmto spôsobom môžu pracovníci získať podstatu toho, čo ste po tom, a čo majú robiť bez toho, aby opustili svoje pracovné stanice.
Prestaň rozprávať
Ak máte pocit, že príliš veľa z vašich stretnutí sa ukazuje ako zbytočné monológov, je to pravdepodobne preto, že vaše stretnutia sú zbytočné monológov. Povedz, čo potrebuješ povedať, potom sa odstráni a spýtaj sa všetkých ostatných, čo si myslia. Nielenže by to mohlo znižovať čas strávený na stretnutiach, ale aj ostatným umožníte vyjadriť svoje vlastné myšlienky a priniesť nové nápady do tabuľky.
Pokus a omyl
Na konci dňa žiadne dve spoločnosti nie sú podobné. Čo funguje pre vaše stretnutia, nemusí fungovať pre iné spoločnosti, a preto budete musieť urobiť trochu pokusov a omylov, aby ste zistili, aké stretnutia fungujú najlepšie pre vás a váš tím. Nezabudnite byť trpezliví a sústredení sa na objavovanie dokonalých spôsobov, ako zorganizovať stretnutia rýchlejšie a menej bolestivé.
Stretnutie fotografií cez Shutterstock
1 Komentár ▼
