Prečo je mzdová platba jednou funkciou, ktorú by ste mali zadávať

"… spoločnosť mala jednu osobu vykonávajúcu všetky funkcie spracovania miezd. Spoločnosť teraz outsourcuje funkcie ako výsledok myslenia dopredu. Rozhodli sa, že budú outsourcovať funkcie na zníženie rizika nezapracovania miezd, riadenia rastu tým, že predvídajú zvýšené povinnosti týkajúce sa miezd, ktoré budú potrebné, pretože firma rastie a zamestnáva viac zamestnancov a bude držať krok s technológiami, ako sú platobné karty a priamy vklad. "

Ideálne je, že outsourcing dosahuje tri hlavné ciele:

• Uvoľňuje čas a zdroje, aby sa viac zameral na vaše hlavné podnikanie.
• Poskytuje vám prístup k viacerým technológiám a odborným znalostiam, aby ste mohli dobre vykonávať mzdy.
• Znižuje náklady a riziká.

Pozrime sa na každý z týchto prínosov podrobnejšie a čo znamenajú.

1. Zamerajte sa lepšie na svoju hlavnú firmu

Mzdy sú jednou z tých kritických funkcií, ktoré nemusia priamo zvýšiť predaj. Ale vykonané zle, môže dať vaše podnikanie do sveta ublíženia.

A predovšetkým môže vnútorný čas a pozornosť oddeliť od hlavných aktivít.

Podniky musia dodržiavať širokú škálu zákonov, pokiaľ ide o zamestnancov - od federálnych, štátnych a miestnych. Trvalo veľa času a pozornosti detailom, aby sme sa s nimi vyrovnali.

Existujú zjavné právne požiadavky, ako napríklad daňové výkazy a prevody. Existujú požiadavky týkajúce sa zrážkovej dane z odmeny zamestnanca a tiež výpočet dane zamestnávateľa. V niektorých prípadoch existujú požiadavky na elektronické podanie. Musíte tiež vedieť, kedy chcete podať - na federálnej, štátnej a miestnej úrovni.

Dane sú však len začiatok.

"Ako zamestnávateľ musíte tiež rozumieť zákonom o mzdách a hodinách. Napríklad, potrebujete vedieť, kedy máte povinnosť platiť nadčasy, "povedal Andy Childs, viceprezident spoločnosti Paychex, v nedávnom rozhovore pre Trendy malých podnikov. Paychex je jedným z najväčších mzdových služieb, ktorý slúži takmer 600 000 malým a stredným podnikom. Pravidlá o mzdách a hodinách, povedal Childs, môžu byť veľmi technické.

Potom môžu existovať nové požiadavky na podávanie správ a štátne požiadavky týkajúce sa kompenzácie v nezamestnanosti a poistenia náhrad zamestnancov.

Childs zdôraznil, že ešte väčšia otázka je neočakávaný časové povinnosti.

"Možno ste si vyhradili určitý čas každý týždeň na spustenie výplatnej listiny. Potom dostanete nečakané prekvapenie vo forme oznámenia od IRS. Nie je to len to, že vám IRS upozorňuje, že dlžíte pokutu. Teraz musíte prejsť záznamy a preskúmať, či ste skutočne spáchali porušenie. Zrazu ste sa podieľali na riešení sporu, "povedal Childs.

A nikdy sa to nestane vo vhodnom čase pre majiteľa malej firmy, dodal.

2. Získajte prístup k odborným znalostiam a technológiám

Ďalším dôvodom outsourcovania je získať prístup k odborným znalostiam a technológiám.

Zamestnávatelia musia riešiť takmer 10 000 federálnych, štátnych a miestnych daňových jurisdikcií v Spojených štátoch. Zatiaľ čo väčšina malých podnikov nebude musieť dodržiavať každú z týchto jurisdikcií, stále poukazuje na zložitosť zákonov. A každý rok sú prijaté stovky nových zákonov a nariadení.

V prípade malých podnikov na väčšej strane (50 zamestnancov na plný alebo plný pracovný úväzok), samotný zákon o cenovo dostupnej starostlivosti ukladá značné požiadavky na podávanie správ a dodržiavanie predpisov. Keď požiadal o príklad, Childs poukázal na IRS formuláre 1094-C a 1095-C. Tieto formuláre budú vyžadovať od zamestnávateľov, aby osvedčili, či ponúkajú zamestnancom na plný úväzok možnosť zaregistrovať sa do poistenia, ktoré poskytuje minimálne základné krytie.

"Tieto nebudú jednoduché formuláre na dokončenie," dodal Childs. (Spoločnosť Paychex zriadila online zdrojové centrum pre povinnosti reformy zdravotnej starostlivosti kvôli zložitosti zákona.)

Rovnako dôležitá ako odbornosť je nová technológia. Zamestnávatelia dnes spoliehajú na to, aby technológia fungovala efektívnejšie. Ako podnik rastie, zamestnávatelia majú viac záznamov zamestnancov, aby si udržali a potrebujú aj ďalšie správy. Nedostatok technológií sa stáva prekážkou pre zvyšovanie miery rastu podnikania.

Zamestnanci tiež očakávajú technológiu. Zamestnanci dnes chcú, ako napríklad priamy vklad a samoobslužný prístup k svojim mzdovým informáciám. Zamestnávatelia, ktorí nie sú schopní poskytnúť takéto možnosti, môžu mať konkurenčnú nevýhodu.

Navyše, explózia používania mobilných zariadení prináša novú úroveň technologických očakávaní. Používanie mobilných zariadení sa stále zvyšuje, pokiaľ ide o mzdové účtovníctvo, ale "rýchlo rastie v spoločnosti Paychex," povedal Childs.

Zamestnávatelia používajú mobilné zariadenia, aby sa mohli pozrieť na určité správy a vyhľadávať informácie, napríklad o tom, koľko peňazí potrebujú mať v banke vo výplatných termínoch, poznamenal. Zamestnanci tiež začínajú používať mobilné aplikácie na kontrolu vlastných záznamov.

Spoločnosť Childs očakáva, že mobilné využívanie mobilných telefónov bude pokračovať v raste, pretože oslobodzuje majiteľov a manažérov podnikov od opustenia kancelárie.

"Vďaka mobilným aplikáciám Paychex by ste mohli robiť takmer čokoľvek z pláže - ak ste chceli," dodal Childs.

3. Znížte náklady a riziká

Outsourcing mzdy môže pomôcť aj pri znižovaní nákladov a obmedzovaní rizík. Podľa podnikov Childs podnikatelia v priemere preplácajú zamestnancov približne o 4 percentá z dôvodu rozdielov medzi časom zamestnanca a presným časovým záznamom.

"Stačí mať presnejšie riešenie času a dochádzkového záznamu, ale ušetriť peniaze," dodal. (Paychex má kalkulačku na úspory nákladov tu.)

Potom máte potenciálne sankcie za porušenie správ a iných požiadaviek. Podľa údajov IRS 40 percent malých podnikov zaplatí priemernú pokutu vo výške 845 dolárov ročne za oneskorené alebo nesprávne podanie, uviedol Childs.

V súčasnosti existujú externe riešenia pre podniky, ktoré sú len malé ako jeden zamestnanec, poukazuje Childs. Riešenia sú dostupné za menej ako 50 dolárov mesačne pre malé podniky v závislosti od potrieb.

Dobrý poskytovateľ miezd ponúka možnosti, ktoré presahujú to, čo môžete urobiť sami. Ak ste predtým nezvažovali riešenie outsourcované, urobte tento rok v roku, ktorý prepnete. Poskytne vám to ako vlastník pokoja a uvoľní čas vo vašej spoločnosti.

Tipy pre výber Outsourced Payroll Provider

Ak uvažujete o outsourcingu miezd, je to tak, že by ste sa mali pozrieť na typické tri body mali by ste sa pozrieť pri výbere akéhokoľvek druhu poskytovateľa:

• cena
• služba
• povesť

Ale pokiaľ ide o mzdy, existujú aj ďalšie body, ktoré treba zvážiť:

Bezpečnosť a spoľahlivosť poskytovateľa

Poskytujete svojmu poskytovateľovi platobných služieb mená, adresy, čísla sociálneho poistenia a čísla bankových účtov vašich zamestnancov. Poskytujete plnú moc, aby ste podali podanie vo vašom mene.

Choďte s poskytovateľom, ktorý je finančne silný s dobrými kontrolami na mieste.

V opačnom prípade by ste mohli nájsť vašu firmu, podobne ako niektoré firmy v Južnej Karolíne, po tom, čo malý rodinný poskytovateľ platobných služieb bol obvinený z krádeže klientov vo výške 11 miliónov dolárov.

V roku 2014 boli klienti služby Employee Services Net šokovaní, keď zistili, že poskytovateľ miezd použil svoje peniaze na financovanie bohatých osobných životných štýlov namiesto ich vrátenia daňovým úradom. Títo klienti - všetci malí podnikatelia - sa ocitli vo frontách IRS. Prečo? Pretože zamestnávateľ je v konečnom dôsledku zodpovedný aj vtedy, keď od nich odcudzil poskytovateľ mzdovej agendy. (IRS má tipy na ochranu vašej spoločnosti, ak zadávate mzdy.)

Zaznamenávajte záznamy podávajúce podniky ako vaše

Má poskytovateľ mzdovej agendy dôkaz o tom, že slúži podnikom vašej veľkosti? Je poskytovateľ skúsený vo vašom odvetví?

Doplnkové servisné ponuky

Zvážte širšie služby, ktoré možno budete potrebovať pri raste vašej firmy, ako sú výhody a služby v oblasti ľudských zdrojov. Bude mzdová spoločnosť schopná poskytnúť tieto?

Možnosti dodržiavania právnych predpisov

Má poskytovateľ mzdových služieb prostriedky na to, aby držal krok s rastúcimi zákonmi a predpismi v oblasti zamestnanosti, zdravotnej starostlivosti a daní?

technológie

Vyhodnoťte technológiu mzdovej spoločnosti vrátane jej mobilnej pripravenosti. Je mzdová spoločnosť investujúca do nových technológií? Dokážu držať krok s technológiou, keďže dopyt po nej na strane zamestnávateľa a zamestnanca rastie?

Rozhrania účtovníka

Môže váš účtovník získať jednoduchý prístup k vášmu mzdovému účtu a súvisiacim záznamom na účely zosúladenia a daňových podaní?

Mzdový obraz cez aplikáciu Shutterstock