Nielenže vytvára bezpapierové pracovisko, pomáhajú podnikom šetriť peniaze a utrácať menej, ale tiež ich kladie na cestu, aby boli šetrnejšie k životnému prostrediu. Ak uvažujete o výmene skríňových skríň, ktoré prasknú horami dokumentov pre bezpapierový systém, ale nie ste si istí, kde začať, pozrite sa na nasledujúcich 10 krokov, aby ste prešli bez papierových dokumentov.
Chystáte sa v práci bez papiera
Zdieľajte súbory digitálne
Namiesto toho, aby ste sa spoliehali na tlačiareň na tlač hordy dokumentov, zdieľajte súbory s kolegami pomocou digitálnych metód, ako sú napríklad Dokumenty Google. Navyše, ako táto bezplatná služba prostredníctvom služby Gmail neustále ukladá, pracovné súbory sa nikdy nestratia, na rozdiel od kopírky!
$config[code] not foundNick Candito, spoluzakladateľ a generálny riaditeľ spoločnosti Progressly, povedal Small Business Trends o niektorých kľúčových spôsoboch, ako bezpapierové pomôcť podnikom. Keď hovoríme o "dodržiavaní" a ako digitalizácia zlepšuje pracovné postupy, Candito povedala:
"Nie je pochýb o tom, že digitalizácia zlepšuje spoluprácu. Keď všetci získajú prístup k základným dokumentom a dôsledne zhromažďujú správne informácie pre správnu osobu, keď je to potrebné, mazate kolesá vášho vnútropodnikového komunikačného nástroja. "
Ukladať súbory v cloude
Firmy všetkých veľkostí sa spoliehajú na papierovanie, ktoré sa čoskoro pripojí, aby sa stali náročnými požiadavkami na skladovanie. Namiesto vypĺňania dôležitých dokumentov do kartoték ich uložte pohodlne do systémov založených na cloudových systémoch, ako napríklad Dropbox. Tieto bezpapierové digitálne systémy vám ušetria neuveriteľné množstvo priestoru v kancelárii, nehovoriac o tom, že vám pomôžu udržiavať dôležité dokumenty v bezpečí.
Skenovať a faxovať viac
Skenovanie a faxovanie dokumentov vyžaduje použitie papiera. Pomôžte vašej firme v bezpapierovej forme pomocou aplikácie skenera v telefóne na skenovanie dokumentov. Uložené dokumenty potom môžete konvertovať na súbory PDF a zdieľať ich s kolegami prostredníctvom e-mailu.
Podporujte digitálne komunikácie
Podporujte vašu pracovnú silu, aby prijala kultúru digitálnej komunikácie, pričom bývalé papierové spôsoby komunikácie, ako sú faktúry a výplatné pásky, sú nahradené digitálnymi metódami, ako sú e-maily a okamžité správy.
Spoliehanie sa na digitálnu komunikáciu namiesto správ založených na papieri pomôže ušetriť čas vašej práce. Candito poznamenáva, že pomocou digitálnych pracovných postupov namiesto papiera umožňuje manažment "monitorovať vaše podnikanie a kľúčovú spoluprácu v reálnom čase as cieľom analyzovať prekážky s cieľom zlepšiť ich a tým zlepšiť výsledky".
Vymeňte papierové účty a výpisy pre digitálne
Či už ide o účty za energiu, výpisy z bánk alebo faktúry dodávateľov, všetky podniky vytvárajú účty a výpisy. Ak sa vaše účty stále vytvárajú v papierovej forme, jednoducho ich požiadajte, aby boli odosielané digitálne. Všeobecne povedané, banky a iné organizácie dávajú prednosť odosielaniu digitálnych výpisov a pošty, pretože šetria náklady na tlač a poštu.
Generovanie digitálnych vizitiek
Vizitky, hoci sú nevyhnutné, vyžadujú značné množstvo papierov stromu. Namiesto toho, aby ste zbalili svoju peňaženku s bradlom vizitiek, digitalizujte svoju vizitku. Existuje dostatok softvéru a aplikácií, ako sú Pearl Scan a CamCard, ktoré skenujú vizitky a konvertujú ich na digitálny dokument.
Použite elektronické podpisy
Aj naše podpisy môžu byť podpísané elektronicky. Namiesto toho, aby ste museli vytlačiť dokument, fyzicky ho podpísať perom a poslať ho príjemcovi, podpisy môžu byť podpísané elektronicky, čo znamená, že nie je potrebné časovo náročné a nákladné papierovanie. Abode Reader je možné použiť na podpísanie dokumentov bez toho, aby ste museli tlačiť nič.
Takéto digitálne metódy môžu pomôcť zlepšiť bezpečnosť firmy. Candito hovorí: "S digitalizovanými procesmi identifikujte riadenie a kontroly prístupu zabezpečiť, aby prístup k určitým dokumentom a systémom zabezpečili len správni ľudia."
Setať a triediť existujúce papierovanie
Ak chcete úspešne vytvoriť kanceláriu bez papierových dokumentov, budete musieť "vyriešiť" niektoré existujúce dokumenty, ktoré môžu sedieť v kancelárii za posledných 20 alebo dokonca 30 rokov. Venujte sa ráno alebo dlhšie, aby ste prešiel cez staré papierovanie a určili, čo sa dá preniesť cez záchranca. Odstránenie zbytočných papierov z kancelárie vytvorí viac priestoru, rovnako ako neuveriteľne uspokojujúce!
Uskutočnite stretnutia bez papiera
Skôr než rozdávať papierové materiály na stretnutiach, využite projektory a technológiu, ktorá prenáša informácie, ktoré chcete zdieľať z jedného vizuálneho zdroja.
Vlak personálu, aby bol viac digitálne Savvy
Bezpapierové podnikanie vyžaduje určité digitálne know-how. Z úloh, ako je odosielanie dokumentov prostredníctvom e-mailu na používanie systémov založených na oblakoch na ukladanie súborov, ak vaša pracovná sila nedisponuje digitálnou náladou a investuje čas a peniaze do výcviku, je pravdepodobné, že sa stane obohacujúcou a neoceniteľnou dlhodobou investíciou.
Candito hovorí, že bez papiera pomáha optimalizovať výkonnosť a spodnú líniu spoločnosti, pričom uvádza:
"V konečnom dôsledku to, čo fotografujete v bezpapierovej podobe, je vylepšená skúsenosť zákazníkov a tým aj vylepšená spodná línia.
Hádzanie papierovej fotografie pomocou programu Shutterstock
2 Komentáre ▼
