Pre vlastníkov malých podnikov je vytvorenie politiky sociálnych médií účinným spôsobom, ako pomôcť zamestnancom komunikovať so zákazníkmi, objasniť vaše marketingové správy a chrániť vašu dôveryhodnosť online. Pozrime sa na to, ako vytvoriť politiku sociálnych médií.
Čo je politika sociálnych médií?
Tu je jedna definícia:
"Politika sociálnych médií je súbor pokynov, ktoré opisujú, ako by mali zamestnanci komunikovať so zákazníkmi online."
Všeobecne platí, že väčšina pravidiel obsahuje pokyny pre:
- Firemné blogy
- cvrlikání
Nezabudnite, že pre každú stránku sociálnych médií nemusíte vytvárať individuálne pravidlá. Namiesto toho môžete vytvoriť hlavný dokument politiky a vytvoriť krátke kapitoly pre každú konkrétnu lokalitu. To uľahčuje správu dokumentu a udržuje zmeny pod kontrolou.
Príručky pre zamestnancov a politiku sociálnych médií
Z jedného uhla môžete rozvíjať politiku sociálnych médií ako podmnožinu vašej príručky pre zamestnancov. To znamená, že keď sa niekto pripojí k spoločnosti, v tejto príručke sú zahrnuté pokyny pre interakciu online.
Alebo môžete vytvoriť samostatný dokument a podľa potreby si pozrieť príručku pre zamestnancov. Tým sa znižuje počet slov, pretože napríklad môžete v tomto dokumente odkazovať na právne informácie a politiky ľudských zdrojov.
Začíname
Rovnako ako veľa vecí, prvým krokom je najťažšia časť rozvoja politiky sociálnych médií. Takže kde začínate? Jedným z prístupov je pozrieť sa na spoločnosti vo vašom sektore, preskúmať ich politiky (mnohé z nich sú verejné) a používať ich ako stavebné prvky pre vaše dokumenty.
Pri skúmaní pravidiel zvážte nasledujúce skutočnosti:
- tón - Je politika formálna alebo používa uvoľnenejší konverzujúci štýl? Čo si myslíte, že funguje najlepšie? Niektoré dokumenty používajú frázy, ako napríklad "Užívateľ sa …", ktoré znie trochu drsne. Pokúste sa prijať tón, ktorý je profesionálny, užitočný a úctivý.
- dĺžka - Niektoré pravidlá sú veľmi krátke, zatiaľ čo iné sú husté a čítajú ako právne dokumenty. Znova, zistite, ktorá vám najlepšie vyhovuje. Nie je to správne alebo zlé.
- Úroveň informácií - Niektoré pravidlá poskytujú všeobecné pokyny, zatiaľ čo iné poskytujú podrobnejšie informácie, napríklad podrobne opisujú, ako reagovať na negatívny komentár na firemnom blogu.
- Rozsah - Politiky pokrývajú sociálne mediálne siete na individuálnom základe alebo majú širší prístup? Ktorý prístup by najlepšie fungoval pre vašu spoločnosť? Ktoré by bolo ľahšie spravovať?
- používanie - Môžete vidieť svojich zamestnancov pomocou týchto dokumentov? Ak nie, prečo? Pozrite sa na príklady, ktoré vám bavia čítanie a ktoré sa cítite dobre fungovať pre váš tím.
Vytvorenie návrhu dokumentu
Ak sa myšlienka písania politiky sociálnych médií naplní strachom, potom si vezmite srdce. Nie je to tak ťažké a ukážem vám prečo. Rovnako ako v Ríme nebolo postavené za deň, vytvorenie dokumentov o politike bude chvíľu trvať … ale dostanete sa tam. Trik je rozdeliť ho na zvládnuteľné úlohy - napríklad jednu politiku za týždeň.
Napríklad začneme s politikou vašej Facebookovej stránky:
- účel - Popíšte účel tejto politiky v jednej vete. Nechajte ju sústredený a odstráňte nejasnosti. Napíšte pozitívny tón.
- ciele - Objasnite, ako táto politika pomôže čitateľom (tzn. Vašim zamestnancom a fanúšikom Facebooku) komunikovať.
- politika - Napíšte krátku politiku, ktorá načrtáva vaše očakávania, pozíciu a akcie, ktoré by ste mohli vykonať, ak sa tieto pokyny porušia.
- kontakty - Ak chcete čitateľovi objasniť, uveďte kontaktné informácie.
Pomôcť alebo zablokovať?
Prečo toľko ľudí cíti, že politika sociálnych médií je zlá vec? Hlavným dôvodom, prečo politiky nefungujú (alebo majú zlú reputáciu), je, že sťažujú zamestnancom prácu. Možno to nie je úplne pravda, ale pre mnohých zamestnancov, tieto politiky cítiť ako vniknutie a ďalšie pravidlo, ktoré treba dodržiavať. Ako sa vám to podarí?
Myslím, že je to slovo politika ktorá rozrušuje ľudí. Ak je to tak, posuňte tón dokumentu a označte ho ako pokyny, pokyny a príklady, ktoré vám poskytnú zamestnancom väčšiu dôveru pri interakcii online. Potom, čo ste vytvorili pravidlá, nechajte neformálny workshop a uveďte dokument. Pamätajte si, že väčšina zamestnancov chce robiť svoju prácu dobre. Ale niekedy sú frustrovaní, keď musia zmeniť spôsob, akým plnia svoje každodenné úlohy. Workshop by mal znížiť úzkosť a dať im potrebný smer.
Keď začnete reláciu, postupujte podľa nasledujúcich položiek:
- predpoklady - Odstráňte všetky predpoklady alebo nedorozumenia, ktoré môžu mať o pravidlách.
- Príklady - Prejdite ich prostredníctvom vzorových politík, aby pochopili, ako sa politika vzťahuje na ich úlohu.
- scenáre - Udržujte praktické stretnutie tým, že prejednáte scenáre, kde im pomôžu politiky.
Scenárová časť workshopu je veľmi dôležitá. Ukážte reálne príklady toho, kde môžu sociálne médiá spôsobiť problémy, napríklad:
- Zdieľanie personálu dôvernými informáciami náhodou
- Reagovať na negatívne pripomienky a dostať sa do plameňových vojen
- Ponechanie poznámok na webových stránkach konkurentov
Potom ukážte, ako efektívnejšie zvládnuť tieto problémy. Vaši zamestnanci uvidia hodnotu dokumentov a budú ich skôr používať.
publikovať
Po dokončení dokumentov s pravidlami pošlite PDF všetkým zamestnancom. Požiadajte ich, aby si ich pozorne prečítali a odpovedali, ak si všimli medzery, chyby alebo nápisy. Potom uverejnite pravidlá na svojich webových stránkach, blogoch a iných sociálnych médiách. Nezabudnite pridať dátum, číslo verzie a vlastníka dokumentu, aby ste mohli sledovať zmeny dokumentu.
monitor
Rozvojové politiky sú procesom zdokonaľovania. Každých šesť mesiacov skontrolujte dokumenty a v prípade potreby ich aktualizujte. Ak ste napríklad spustili mobilné stránky, možno budete chcieť do dokumentu zahrnúť pravidlá. Čo je dôležitejšie, pozrite sa na spätnú väzbu, ktorú získate od svojho tímu, a uvidíte, ako sa dá použiť na úpravu textu.
záver
Písanie vašich prvých zásad sociálnych médií je jednoduchšie, než si myslíte. Pozerajte sa na to ako na malý projekt, ktorý budete riešiť počas nasledujúcich štyroch týždňov. Vytvorte tím s dobrými písacimi schopnosťami a znalosťami sociálnych médií, potom pracujte na termíne.
Ak ste už napísali pravidlá sociálnych médií, prečo je pre vás najťažšia časť procesu? Akonáhle ste vytvorili pravidlá, ako ich implementujete?
Obrázok od Dirka Erckena / Shutterstock
14 Komentárov ▼
