Vedenie záznamov je dnes podstatnou súčasťou mnohých typov podnikania. Či už pracujete v zdravotníckej kancelárii, univerzite, právnickej firme alebo inej inštitúcii, riadenie formulárov, ktoré vedú tieto podniky, je často samo o sebe plne úväzkou. V niektorých prípadoch sa množstvo dokumentov vytvorených organizáciou môže zdajú byť ohromujúce. Spoločné problémy, s ktorými stojí riadenie záznamov, môžu byť zmiernené tým, že systémy majú k dispozícii.
$config[code] not foundZtratené záznamy
Ztracené záznamy sa môžu pohybovať od menších nepríjemností pre podniky až po obrovské problémy, ktoré trvajú mesiace alebo dokonca roky, k vyriešeniu. Napríklad, ak klienti pravidelne žiadajú dokumenty od spoločnosti a nedokážete ich poskytnúť včas (alebo vôbec), riskujete stratu ich podnikania v budúcnosti. Ak sú potrebné dôležité záznamy pre právnu záležitosť, ako napríklad obhajoba spoločnosti proti súdnemu konaniu, neposkytnutie príslušných dokumentov môže stáť obrovské sumy peňazí alebo dokonca znamenať úplné zrušenie podnikania. Jedným zo spôsobov, ako zabrániť strate záznamov, je mať podrobný proces organizácie a ukladania.
Nahrávať organizáciu
Správna organizácia súborov je jedným zo základných kameňov dobrého riadenia záznamov. Firmy zvyčajne organizujú súbory chronologicky rok a potom abecedne podľa mena klienta. Okrem hardvérových kópií záznamov vašej spoločnosti je elektronické ukladanie životaschopnou možnosťou, ktorá šetrí priestor aj čas, ktorý vaša firma môže využiť na iné účely. Avšak aj v prípade, že sa rozhodnete uložiť väčšinu cenných súborov do počítačov vašej organizácie, majú svoje miesto v archíve a organizácii záznamov. Originálne dokumenty, ako napríklad dokumenty s notárskym podpisom, sa často musia uchovávať počas určitého počtu rokov alebo niekedy až na dobu neurčitú.
Video dňa
Prijaté vám Sapling priniesol vám SaplingNahrávanie skladovania
V závislosti od typu podnikania, pre ktoré vediete záznamy, ako aj od toho, ako dlho spoločnosť funguje, môže dôjsť k nedostatku priestoru pre všetky kartotéky, ktoré si musíte ponechať. Potenciálnym riešením tohto problému nie je udržiavať žiadne externé záznamy. Zvážte, ako dlho vaše podnikanie naozaj potrebuje mať tieto formy na dosah ruky. Pre federálne daňové účely sa väčšina dokumentov môže zlikvidovať po uplynutí určeného časového obdobia, podľa pokynov oddelenia Internal Revenue Service (IRS), v závislosti od typu vrátenia (pozri sekciu Zdroje). Rôzne podniky, ako napríklad právne a lekárske úrady, sú povinné uchovávať informácie o klientovi iba po stanovený počet rokov v závislosti od stavu, v ktorom pôsobia. Ďalším riešením je uloženie záznamov v samostatnom zariadení, napríklad v prenájme. Týmto spôsobom nezabezpečujú cenný priestor v priestoroch vašej firmy, ktorý by ste mohli použiť na spustenie organizácie. Majte však na pamäti, že tieto jednotky môžu byť nákladné v závislosti od počtu záznamov, ktoré je potrebné uložiť.
