Vedeli ste, že zamestnávatelia, ktorí neposkytujú požadované formuláre na podávanie správ o cenovej dostupnej starostlivosti (Obamacare) s IRS, môžu podliehať maximálnemu trestu vo výške 3 milióny dolárov? To stačí, aby vás v noci! A to je len jedna právna požiadavka.
Zamestnávatelia dnes čelia širokej škále požiadaviek na vedenie záznamov o zamestnancoch, pretože tento infographic od firmy ComplyRight, ktorá sa venuje oslobodeniu vlastníkov malých podnikov od dodržiavania požiadaviek na dodržiavanie predpisov, je jasné. A zdá sa, že tieto požiadavky každoročne rastú.
$config[code] not foundProblémy s papierovaním a záznamom môžu pre malé podniky ťažšie, pretože menšie subjekty majú menej personálu na riadenie ľudských zdrojov alebo nemusia mať vôbec ľudské zdroje. Ale dobrou správou je, že technológia vám môže pomôcť zostať na vrchole požiadaviek na dodržiavanie predpisov ako zamestnávateľ.
Tu sú niektoré požiadavky na vedenie záznamov o zamestnancoch, ktoré vás môžu prekvapiť (alebo šokovať):
Zverejnenie úloh
Keď zamestnávatelia uverejnia inzeráty na nové pracovné miesta, musia si uchovávať rekord na jeden rok podľa zákona o diskriminácii na základe veku (ADEA).
Aplikácie práce
Zamestnávatelia, ktorých sa týka ADEA, zákon o Američanoch so zdravotným postihnutím (ADA) a / alebo hlavy VII zákona o občianskych právach (hlava VII), musia uchovávať všetky uchádzačov o zamestnanie najmenej jeden rok. Jednoročná požiadavka platí aj pre sezónnych a dočasných pracovníkov.
pokračuje
Požadované životopisy musia byť uchovávané v archíve na jeden rok podľa ADEA a ADA. Neexistuje však požiadavka zachovať nevyžiadané životopisy.
Záznamy ukončenia
ADA a hlava VII vyžadujú, aby sa všetky záznamy o ukončení pracovného pomeru uchovávali jeden rok po dátume skončenia zamestnania.
Plány dávok
ADEA požaduje, aby sa plány požitkov uchovávali v evidencii jeden rok po ukončení plánu v rámci ADEA. Zákon o zabezpečení dôchodkového zabezpečenia zamestnancov (ERISA) navyše vyžaduje, aby sa záznamy o plánoch dávok uchovávali počas šiestich rokov.
Hodnotenie výkonnosti
Zákon o spravodlivých pracovných normách (FLSA) vyžaduje, aby sa hodnotenia výkonnosti uchovávali počas dvoch rokov.
Záznamy o nezamestnanosti
Podľa zákona o dani z nezamestnanosti (FUTA) by ste mali uchovávať záznamy o nezamestnanosti počas štyroch rokov od dátumu splatnosti dane alebo platby, podľa toho, čo nastane neskôr.
I-9 Formuláre
Formuláre I-9 a dodatočné informácie o overení, ktoré potvrdzujú, že zamestnanci majú povolené pracovať v USA, musia byť uchovávané počas troch rokov od dátumu nájmu alebo jedného roka od dátumu ukončenia, podľa toho, čo nastane neskôr. Rozhodným právom je zákon o reforme a kontrole prisťahovalectva (IRCA).
Pracovné zmluvy
Ak máte pracovné zmluvy so zamestnancami, musíte mať všetky zmluvy na tri roky na FLSA.
Formuláre OSHA na zranenie a chorobu
Zamestnávatelia s jedenástimi alebo viacerými zamestnancami musia uchovávať všetky formy hlásenia zranenia alebo choroby minimálne päť rokov po skončení kalendárneho roka.
Znepokojujúca krajinná zhoda
Ako ukazuje vyššie uvedený zoznam, zamestnávatelia podliehajú neustále sa rozširujúcemu súboru zákonov o vedení záznamov o zamestnancoch.
Nie je to len množstvo právnych požiadaviek, ktoré spôsobujú, že súlad je náročný. Je to skutočnosť, že zákony sa stále menia a sú zložité.
Zákony sú často plné jasu, výnimiek a podrobných definícií. Požiadavky na vedenie záznamov môžu zahŕňať niektorých zamestnávateľov na základe ich veľkosti alebo priemyslu, ale nie iných.
Zákony sa tiež často menia a pridávajú sa nové zákony a predpisy. Ak vás niekto nevedel o zmene alebo novom zákone, vaša spoločnosť by mohla skončiť platenými pokutami. Pamätajte si, že nedostatok poznatkov zvyčajne nie je obranou.
Technológia: Základná nadácia pre dodržiavanie požiadaviek zamestnávateľov
Zachovávanie záznamov o zamestnancoch je dnes jednou z oblastí, v ktorých technológia vytvára podmienky pre malé podniky.
Dobrá aplikácia na vedenie záznamov o zamestnancoch vám môže pomôcť lepšie splniť zákonné požiadavky, ktoré sa vzťahujú na vaše podnikanie - to je daný.
Ale dnešný softvér na zaznamenávanie najkvalitnejších záznamov môže pridať oveľa väčšiu hodnotu.
Najlepšie aplikácie pomáhajú produktivite tým, že pomáhajú tímom malých podnikov pracovať šikovnejšie a nie ťažšie. Tip: Pozrite sa na softvér, ktorý je rýchly na začatie, intuitívne a jednoduché použitie. Pozrite sa tiež na funkcie, ako sú automatické výzvy a pripomienky pre zvýšenú efektivitu.
Správna aplikácia pre záznam zamestnancov môže ušetriť peniaze riadením rizík. Získate pokoj a spánok lepšie vedieť, že vaše malé firmy majú nástroje na splnenie komplexných požiadaviek na vedenie záznamov, rovnako ako veľké korporácie.
Tu je ďalší obrovský prínos technológie: elektronické záznamy namiesto papiera. Udržiavanie pevných kópií záznamov zamestnancov vyžaduje nielen veľké množstvo fyzického priestoru, ale vyžaduje aj extrémnu organizáciu. Priemerný zamestnanec stráca každý rok 400 hodín vyhľadávania papierových dokumentov.
Elektronická dokumentácia získava trakciu na papieri, podľa ComplyRight. Nie je prekvapením, prečo. Keď sú záznamy uložené elektronicky, informácie sú konsolidované na jednom mieste a ľahko vyhľadateľné. Zamestnanci môžu načítať údaje o zamestnancoch iba niekoľkými kliknutiami.
A keďže vaša firma rastie a počet záznamov sa rozmnožuje, elektronické systémy vedenia záznamov uľahčujú organizáciu a získavanie rastúcich objemov dát. Bez preťahovania neefektívneho papiera môžete rýchlejšie zmierniť aj svoju firmu.
Kde nájsť pomocníka pre správu záznamov zamestnancov
Ak chcete zobraziť dôkladný zoznam požiadaviek na vedenie záznamov o zamestnancoch a určiť tie, ktoré sa vzťahujú na vaše podnikanie, stiahnite si z ComplyRight bezplatné "Pokyny na uchovávanie záznamov o zamestnancoch pre zamestnávateľov a personálnych manažérov".
A pozrite si aplikáciu Zamestnanecké záznamy od spoločnosti HRDirect. Je zadarmo a rýchlo začať - a zjednodušuje správu záznamov zamestnancov.
Správca fotografií cez Shutterstock
Viac v: Sponzorované 3 komentáre ▼
