Predstavte si, že budete nútení puškuť cez kartotéky pri hľadaní starého priečinka s dôležitým dokumentom, ktorý potrebujete na vyriešenie požiadavky zákazníka.
No, nájdenie takýchto informácií, ktoré sa nachádzajú v podanom papierovom dokumente, môže byť zdanenie, frustráciu a nepochybne spomalenie. Keď však skenujete staré dokumenty a ukladáte ich do elektronickej databázy, môže to urobiť správu dokumentov oveľa jednoduchším a efektívnejším pre vaše podnikanie.
$config[code] not foundČo je skenovanie dokumentov?
Skenovanie dokumentov, známe aj ako zobrazovanie dokumentov, je jednoducho definované ako proces snímania digitálneho obrazu papierového dokumentu (alebo mikrofilmu).
"Je to spôsob, akým sú vaše papierové dokumenty premenené na elektronické prehľadávateľné obrázky, čo môže značne pomôcť vášmu obchodnému procesu." Neil McKeever, špecialisti na zobrazovanie dokumentov s britskou riadiacou a skenovacou službou Kefron, uviedli v odpovedi na e-mail reakciu Small Business Trends.
Celý proces prevodu fyzických dokumentov do digitálneho formátu zahŕňa aj skenovanie a zachytenie obrazu pomocou softvéru na rozpoznávanie optických znakov (OCR). OCR inteligentne rozpozná digitálne obrázky a zmení ich na textové dokumenty, aby umožnili vyhľadávanie kľúčových slov v rámci dokumentu.
"Keď sa to robí správne, skenovanie dokumentov môže zmeniť spôsob, akým vaša firma funguje k lepšiemu, a ušetrí vám čas i peniaze," dodal McKeever.
Obchodné výhody skenovacích dokumentov
Podľa McKeevera, ktorého úlohou je pomôcť malým a firemným zákazníkom implementovať a udržiavať svoj systém riadenia informácií čo najúčinnejším a najaktuálnejším spôsobom, existuje niekoľko dôvodov, prečo dokáže skenovanie dokumentov (alebo zobrazovanie) pre vaše podnikanie cenné.
Vysvetľuje šesť kľúčových výhod skenovania dokumentov pre firmy:
1. Skenovanie dokumentov vám ušetrí čas a peniaze
S jednoduchým prístupom ku všetkým súborom a dokumentom kliknutím na tlačidlo nebudete vy alebo vaši zamestnanci musieť strácať čas hľadaním skrinkami a súbormi v snahe nájsť dokument, ktorý potrebujete. Nebudete platiť zamestnancov za úlohu, ktorá by mohla trvať niekoľko hodín, kedy by mala byť dokončená v priebehu niekoľkých sekúnd.
2. Skenovanie dokumentov zlepšuje služby zákazníkom
Pomocou zobrazovania dokumentov môžete digitalizovať každú časť súboru a indexovať ho metaúdajmi. To znamená, že ak potrebujete konkrétnu informáciu - napríklad číslo faktúry - ju môžete okamžite nájsť. To je obzvlášť užitočné, ak chcete čo najrýchlejšie uspokojiť potreby svojich zákazníkov.
3. Skenovanie dokumentov znižuje úložný priestor
Prevedením všetkých vašich fyzických dokumentov na digitálne súbory už nebudete potrebovať ich uložiť tam, kde sú blízko k sebe. Môžu byť zabalené a odoslané na zabezpečené, vyhradené miesta, uvoľnenie priestoru vo vašej kancelárii pre dôležitejšie veci a zníženie nákladov spojených s uložením súborov papiera.
4. Skenovanie dokumentov zlepšuje zabezpečenie
Pretože tieto papierové súbory na týchto stránkach nepotrebujete, môžete ich uchovávať v špecializovaných skladoch s výnimočnými bezpečnostnými protokolmi. Nebudete sa musieť starať o bezpečnosť vo vašej kancelárii, pretože všetky digitálne súbory a zálohy môžu byť uložené na diaľku na vysoko zabezpečených serveroch.
5. Skenovanie dokumentov umožňuje zdieľať a spolupracovať
Ďalšou veľkou výhodou digitálnych súborov v papierovej podobe je zdieľanie dokumentov. Viacerí kolegovia majú v prípade potreby prístup k rovnakému dokumentu a znova znižujú zbytočný čas, keď sa musia odovzdať papierové súbory z jedného oddelenia do druhého.
6. Skenovanie dokumentov vám pomôže splniť predpisy o dodržiavaní predpisov
Nakoniec by ste mohli zistiť, že postupy dodržiavania predpisov vo vašom odvetví vyžadujú, aby ste niektoré dokumenty uchovávali digitálne aj fyzicky. Umiestnenie bezpečného a efektívneho riešenia na zobrazovanie dokumentov teraz dokáže ušetriť čas a úsilie.
Skenovanie fotografií pomocou aplikácie Shutterstock
3 Komentáre ▼
