Diplomatické pracovné e-maily sú jednoduché a zdvorilé a snažia sa zabezpečiť, aby príjemcovia nesprávne nepochopili alebo nesprávne interpretovali informácie. Pri písaní diplomatických e-mailov používajte formálny a presný jazyk a vyhýbajte sa emocionálnym slovom. Cieľom je používať taktický jazyk - slová, ktoré jasne prenášajú dôležité správy - bez toho, aby spôsobovali zlé pocity.
Nastavte tón
Nastavte tón tým, že sa zameriavate na to, ako vaše nápady, správy alebo inštrukcie pomôžu vašim zamestnancom. Uvedomte si akékoľvek problémy súvisiace s prácou, akými sú napríklad technické problémy alebo neúspechy, a opýtajte sa - namiesto dopytu - keď máte niečo, čo chcete alebo potrebujete. Ak napríklad pridáte viac zamestnancov do existujúceho projektu, napíšte: "Viem, že tento projekt dal vášmu tímu ďalší stres, a preto som požiadal Jane Doe, aby vám pomohol s úpravou kópie. Mohli by ste jej poskytnúť hrubý návrh pred víkendom? " Diplomatický jazyk má zdvorilý tón, ktorý sa pokúša uľahčiť príjemcom.
$config[code] not foundKeep It Professional
Vyhnite sa osobným, dôverným alebo citlivým predmetom, ako sú informácie o mzdách, osobné problémy alebo vnútorné konflikty v diplomatickom e-maile. Diskutujte len o verejných záležitostiach, navrhuje časopis Inc. Vždy sa obráťte na osobné alebo dôverné otázky osobne alebo telefonicky, ak nie je možné stretnutie osobnou osobou. Nikdy neviete, kedy by mohol prejsť e-mail okolo kancelárie. Používajte profesionálne pozdravy a uzávery, takže príjemcovia vedia, že korešpondencia súvisí s prácou, nie osobnou povahou.Napríklad, pošlite e-mail s "Dobrý deň", "Pozdravy" alebo "Dobré ráno" - nie "Hej", "Yo" alebo "Na moje peeps".
Video dňa
Prijaté vám Sapling priniesol vám SaplingVyberte svoje slová múdro
Zamerajte sa na vyhlásenia "I", a nie na "vy", najmä keď sa venujete chybám, chybám alebo opravám v e-maile, Vysvetlite svoje vyhlásenia, aby príjemcovia jasne pochopili vaše ciele a zámery. Napríklad, ak chcete poslať e-mailovú správu o dôležitosti splnenia termínov, napíšte: "Vždy som bol naším cieľom splniť termíny, aby som udržal silnú základňu pre podporu zákazníkov. Včasnosť a efektívnosť sú dve z mojich najvyšších priorít, preto ma prosím kontaktujte, ak sa objavia situácie, ktoré by mohli viesť k ťažkostiam s termínmi. "
Byť priamy a špecifický
Buďte úprimní a priamu s vašou korešpondenciou, takže vaši spolupracovníci nemusia čítať medzi riadkami alebo druhým hádať, čo sa snažíte povedať. Diplomatický jazyk je taktný, stručný a do tej miery, Odstráňte prebytočné slová, myšlienky alebo nápady, ktoré môžu zamieňať vašich zamestnancov alebo nadviazať váš e-mail. Ak napríklad chcete v e-maile pre učiteľov osloviť porušenie kódexu zamestnancov, napíšte: "Prosím prečítajte si požiadavky týkajúce sa oblečenia v príručke zamestnancov. Počas školských hodín nemáte šortky, nádrže alebo žabky." Adresujte e-mail na "všetkých zamestnancov", takže nikto nie je vymenovaný.
