Tradičné podávanie papiera bolo vo veľkej miere nahradené alebo podporované ukladaním súborov do počítačových databáz. Existujú výhody a nevýhody tradičného podania. Aj keď sú papierové súbory na dosah ruky a ľahko dostupné, taktiež zaberajú veľké množstvo miesta a odpadový papier. Určenie, či je tradičný systém archivovania pre vás správny, závisí od vašej firmy. Právnické firmy a spoločnosti, ktoré vedú zdravotné záznamy, môžu zistiť, že ich súbory sa menia alebo rastú tak rýchlo, že tradičné podávanie papierov je jediným spôsobom, ako udržať krok s každodenným vývojom.
$config[code] not foundJednoduchý prístup
Tradičná organizácia súborov je ľahko prístupná. Súbory sú fyzicky v centrálnej polohe. Ak nenájdete niečo, môžete stráviť tak dlho, ako budete musieť prejsť každý súbor, kým nenájdete presne to, čo hľadáte. Schopnosť vidieť, dotýkať sa a čítať vaše súbory vždy, keď potrebujete, vám môže pomôcť premýšľať o tom, ako inovovať aspekty vášho podnikania.
Ľahko pochopiteľné
Tradičné systémy archivovania sú zvyčajne ľahko zrozumiteľné. Súbory môžu byť usporiadané niekoľkými spôsobmi, vrátane abecedy, podľa množiny tém alebo zručností, číselne, podľa dátumu, podľa miesta alebo podľa dôležitosti. Aj keď na začiatku nerozumiete používanému systému podania, môžete to zistiť tým, že prejdete súbory a venujete pozornosť ich definovateľným faktorom.
Video dňa
Prijaté vám Sapling priniesol vám Saplingzastaraný
Na druhej strane, tradičné papierové súbory boli v mnohých organizáciách nahradené počítačovým podaním. Viac spoločností skenuje a sťahuje svoje súbory do kancelárskych počítačov. S touto metódou môžu pracovníci nájsť súbory a okamžite ich nahrať softvérom databázy vyhľadávania, čím šetria čas a zvyšujú produktivitu.
Je ťažké chrániť
Tradične organizované súbory sa ťažko chránia. Požiare alebo iné prírodné katastrofy môžu zničiť súbory, čo môže viesť k strate podnikania. Zálohovanie tradičných súborov je časovo náročné a trvá hodiny kopírovania, označovania a opätovného podania.
Nedostatok priestoru a efektívnosť
Tradičná organizácia súborov sa môže dostať z ruky. Počet súborov, ktoré chcete organizovať, rastie s vašou firmou. môže to byť bolesť v databáze, aby sa našiel priestor pre všetky tie papiere. Efektívne podávanie položiek sa môže stať aj výzvou.
