Úradník pre automatizáciu kancelárií je administratívny profesionál, ktorý vykonáva administratívne povinnosti najmä pre vládne úrady. Pracovníci automatizácie kancelárie sú zodpovední za tok komunikácie, dokumentácie a operácie medzi rôznymi segmentmi svojho oddelenia. Ich povinnosti sa pohybujú od telefonovania a písania korešpondencie až po výskumné a protokolové správy. Pracovníci oddelenia automatizácie kancelárií poskytujú dôležitú administratívnu podporu pre terénnu, internú kanceláriu a dozorný personál, aby zabezpečili plynulú prevádzku na všetkých úrovniach zamestnávajúceho oddelenia.
$config[code] not foundPotrebné zručnosti
Pracovníci automatizácie kancelárie musia byť organizovaní, trpezliví a pozorní, aby zabezpečili, že korešpondencia a komunikácia v rámci komunikácie beží hladko. Musia mať vynikajúce interpersonálne zručnosti a byť schopní zvládnuť interakcie s viacerými ľuďmi z vnútra aj mimo oddelenia. Pracovníci pre automatizáciu kancelárií musia mať tiež vedomosti o rôznych typoch kancelárskych zariadení, vrátane kopírovacích strojov, zariadení na meranie pošty, faxov a osobných počítačov v sieti.
Primárne zodpovednosti
Počas služobného pomeru úradníci pre automatizáciu kancelárskych prác v prvom rade vykonávajú rôzne administratívne úlohy v mene supervízneho personálu vrátane telefonickej komunikácie, prípravy dokumentov, návrhov korešpondencie, údržby databázy a v niektorých prípadoch aj vyšetrovacieho výskumu. Pracovníci na automatizáciu kancelárií takisto reagujú na požiadavky na okamžitú podporu kancelárie, ako sú vyhľadávanie údajov, návrhy úloh v kancelárii alebo referenčné vyhľadávania. Tiež katalogizujú a spravujú záznamy a súbory oddelení pre rýchle a efektívne vyhľadávanie. Pracovníci automatizácie kancelárie neustále komunikujú a spolupracujú s rôznymi úrovňami personálu oddelenia, aby zabezpečili celkovú spoľahlivú komunikáciu oddelenia.
Video dňa
Prijaté vám Sapling priniesol vám SaplingSekundárne úlohy
Napriek tomu, že úrady pre automatizáciu kancelárskych prác sú rozmanité vo svojich primárnych povinnostiach, vykonávajú aj sekundárne funkcie, ako školenie novších úradníkov, účasť na stretnutiach zamestnancov a účasť na spoločenských funkciách sponzorovaných oddelení, ako sú pikniky a sviatky na podporu kohéznej súdržnosti. Niektorí kancelárií vykonávajú úlohy z vlastnej iniciatívy, ako napríklad vytváranie ilustrovaných grafov, kalendárov alebo motivačných plagátov na zlepšenie kancelárskeho prostredia. Pracovníci automatizácie kancelárie sa niekedy počítajú s prevzatím administratívnych povinností chýbajúceho vedúceho pracovníka alebo spolupracovníka aj pri určitých príležitostiach.
Profil pozadia
Pracovníci úradu pre automatizáciu kancelárií musia byť štátnymi príslušníkmi USA vo veku 18 rokov alebo starších. Väčšina oddelení vyžaduje minimálne šesť mesiacov príslušnej všeobecnej kancelárskej skúsenosti a schopnosť zdvihnúť najmenej 20 libier. Všetci úradníci pre automatizáciu kancelárskych priestorov sú povinní prejsť vyšetrovaním na pozadí dôverného bezpečnostného povolenia alebo vyšším, aby mali prístup k súborom osobných údajov. Pre selektívnu službu musia byť zaregistrovaní zamestnanci kancelárie pre automatizáciu kancelárií.
