Sprievodné správy sa zaoberajú účelom schôdze, relevantnými faktami a spôsobom, akým by príjemcovia mali odpovedať na informácie. Uložte si poznámku čo najpriamejšiu a najkomplexnejšiu a pošlite ju elektronicky alebo ju vložte do interných poštových schránok svojich zamestnancov. Pevná poznámka o obchodných stretnutiach pomáha manažérom, vedúcim tímov a spolupracovníkom včas a účinne zdieľať informácie so zamestnancami o nadchádzajúcich stretnutiach.
$config[code] not foundPoznámkový formát
Postupujte podľa štandardných postupov pre písomnú obchodnú komunikáciu pri formátovaní schôdze - jeden priestor a ľavý ospravedlňuj obsah, preskočte riadok medzi odsekmi, vložte jedno políčko po každom období a nezadržte, keď začnete nový odsek, Použite konkrétne nadpisy, ako napríklad "Čo priviesť k stretnutiu", aby pomohli príjemcom identifikovať dôležité informácie a poskytnúť očíslované zoznamy a body odrážok, aby mohli rýchlo nájsť informácie, ktoré potrebujú, odporúča Purdue University Online Writing Lab. Nechajte okraj s rozmermi 1,5 palca v hornej časti - ak nepoužívate hlavičkový papier a musíte zväčšiť okraj - a napíšte slovo "MEMORANDUM" veľkými písmenami veľkými písmenami v hornej časti stránky, odporúča Loyola University v New Orleans.
Podrobnosti a predmet
Poskytnite špecifické informácie o stretnutí. Nepoužívajte poznámky o schôdzkach na diskusiu o iných otázkach, ktoré nie sú pre stretnutie relevantné, odporúča University College of Maryland University. Zahrňte dátum, čas a miesto stretnutia, hlavnú tému a kto vedie stretnutie v záhlaví. Správa pripomienky jednotlivým zamestnancom, celému oddeleniu, konkrétnemu tímu alebo celému personálu podľa potreby. Poskytnite stručné zhrnutie toho, čo sa bude diskutovať na schôdzi, a uveďte pokyny alebo prílohy, ak chcete, aby zamestnanci čítali alebo pripravovali materiály pred dňom stretnutia. Uložte svoju poznámku na jednu stránku alebo menej.
Video dňa
Prijaté vám Sapling priniesol vám SaplingProfesionálny tón
Použite bežný každodenný profesionálny jazyk vo svojej poznámke a vyhnite sa slangu, sarkasmu alebo vtipov. Jasne uveďte, kedy, kde a prečo robíte schôdzku, a nesnažte sa zapôsobiť na príjemcov skromnými slovami slovníka. Buďte priamy a špecifický so svojimi podrobnosťami o stretnutí a inštrukciami, pri zachovaní zdvorilého a zdvorilého tónu. Vyhnite sa emóciám a dodržujte základné fakty o stretnutí, podľa Loyola University. Dokonca aj keď budete počas stretnutia diskutovať o emocionálne nabitých problémoch, konfliktoch alebo obavách spoločnosti, vaša poznámka o stretnutí potrebuje pokojný a neutrálny tón.
Spôsoby odoslania schôdzky
Pošlite schôdzku tak, ako by ste bežne komunikovali so spolupracovníkmi a zamestnancami, Napríklad vedúci základnej školy môže v internej poštovej schránke každého učiteľa vytlačiť vytlačenú poznámku. Môže tiež posielať poznámky elektronicky na pracovné e-mailové adresy učiteľov. Posielať správy o textových správach iba svojim zamestnancom, ak ste ich vopred oznámili vopred, že plánujete zodpovedať týmto spôsobom. Poznámky sú zvyčajne príliš dlhé na odosielanie prostredníctvom textových správ, ak dodáte len dátum, čas a miesto. Vyhnite sa používaniu osobných e-mailových účtov zamestnancov pre firmy, ale neváhajte posielať poznámky o stretnutiach na pracovné e-mailové adresy.
