Záznamy o stretnutiach sú dôležitým záznamom o tom, čo sa uskutočnilo na schôdzi, vrátane bodov, o ktorých sa diskutovalo, o rozhodnutiach, ktoré boli vykonané, o úlohách, ktoré boli splnené a delegované a o termínoch na dokončenie, ktoré boli stanovené. V ideálnom prípade sú účastníci schôdze a tí, ktorí schôdzku zmeškali, používajú zápisy o stretnutiach ako odkaz na akcie, ktoré je potrebné vykonať. Minúty sa budú v budúcnosti používať aj ako zdroj, ak by sa niekto chcel vrátiť a spomenúť konkrétny čas alebo projekt. Poznámky o finančných stretnutiach musia byť obzvlášť podrobné a špecifické, keďže sa zaoberajú dôležitými číslami a štatistikami. Ak ste zodpovední za prijímanie poznámok k rokovaniu o finančných výboroch, uistite sa, že vaše poznámky dodržiavajú firemný protokol a dodržiavajú základné pokyny pre prijímanie efektívnych a efektívnych poznámok k stretnutiam.
$config[code] not foundVšimnite si názov spoločnosti, dátum a čas v hornej časti dokumentu. Zahrňte aj všetky ďalšie relevantné informácie, ako napríklad konkrétny názov oddelenia alebo tímu alebo akýkoľvek konkrétny dôvod, pre ktorý sa schôdzka nazýva.
Zaznamenajte účastníkov. Účastníci schôdze finančného výboru zvyčajne zahŕňajú predsedu správnej rady, členov predstavenstva a zamestnancov, ktorí priamo súvisia s finančnými záležitosťami spoločnosti, ako napríklad účtovník alebo finančný manažér. Ak ide o schôdzu vlády, môže byť prítomný mestský manažér a dokonca aj starosta. Okrem toho môžu byť na stretnutí zastúpené aj externé spoločnosti, ak sa má diskutovať o konkrétnom projekte. Uistite sa, že ste si všimli názvy ľudí. Ak potrebujete, prejdite okolo prezenčnej listiny, aby ste sa uistili, že získate správne mená účastníkov. Môžete tiež zaznamenať mená účastníkov, ktorí nemôžu byť prítomní, ale môžu potrebovať kópiu zápisnice.
Ak je agenda, zaznamenávajte poznámky podľa jednotlivých tém, ako sa diskutuje o téme. Témy na schôdzi finančného výboru často zahŕňajú rozpočet, konkrétne finančné prostriedky projektu, výnosy alebo účtovné závierky, budúce alokácie alebo zmeny alebo aktualizácie rozpočtového kalendára. Zahrňte hlavné body diskusií a bodov v próze alebo odrážke v závislosti od firemného protokolu. Všimnite si, kto hovorí, akékoľvek mená alebo čísla, ktoré sú spomenuté, rovnako ako ktokoľvek, komu je určená úloha a dátum splatnosti úlohy.
Zaznamenajte položku "Iné firmy". Po zaradení bodov programu do programu vytvorte novú sekciu s názvom Iné firmy. Tu si všimnete akékoľvek nové položky, ktoré sú uvedené na diskusiu. Znova poznamenajte rečníka, všetky diskutované dátumy alebo čísla a všetky priradené úlohy a termíny.
Korektúru a riešenie chýbajúcich informácií. Pred odoslaním poznámok o stretnutí sa ubezpečte, že sú čitateľné a gramaticky správne, či nie sú žiadne nápisy a či sú mená správne napísané. Ak chýbajú informácie, o ktorých viete, že boli diskutované, skúste nájsť chýbajúce informácie. Pokúste sa napísať minúty čo najskôr po stretnutí, kým si stále môžete spomenúť na to, čo bolo diskutované.
