V podnikateľskom svete sú bežné obchodné listy súčasťou základných komunikačných postupov medzi spoločnosťami, klientmi a predajcami. Obchodný list sa používa ako prostriedok na poskytovanie dôležitých informácií príjemcovi o akýchkoľvek zmenách, aktualizáciách alebo novinkách, ktoré má organizácia zdieľať. Obchodné listy sú formálne dokumenty a ako také musia byť napísané profesionálnym tónom. Štandardy formátovania sa vzťahujú aj na to, aby obchodné listy mali konzistenciu a profesionálny vzhľad.
$config[code] not foundOtvorte svoju aplikáciu na písanie v počítači. Rutinné obchodné písmená musia byť písané, nie ručne písané. Vytvorte prázdny dokument a uložte ho do súborov počítača.
Priestor nadol približne šesť miest v hornej časti stránky. Ak chcete umiestniť hlavičkový papier vašej spoločnosti na začiatok vášho listu, na ktorom bude vytlačený list. Zadajte dátum na ľavej strane stránky. Napíšte dátum, napríklad "16. september 2011" a nie "9/16/11".
Prejdite dvoma medzerami od dátumu. Zadajte meno adresáta, za ktorým nasleduje jeho profesijný titul. Ak napríklad adresujete list generálnemu riaditeľovi spoločnosti, napíšete "John Smith, generálny riaditeľ". Preskočte riadok a napíšte názov organizácie príjemcu. Preskočte ďalší riadok a uveďte úplnú adresu, na ktorú sa list posiela.
Zadajte svoju pozíciu dvoma miestami smerom nadol od vnútornej adresy. Pri rutinnom obchodnom liste je vhodným pozdravom "Milý pán Smith", za ktorým nasleduje dvojbodka.Musíte vždy zahrnúť osobný titul, ako napríklad "Dr.", "Pani" a "Pane", pokiaľ nepoznáte pohlavie príjemcu. Ak si nie ste istí pohlavím príjemcu, nechajte ho neutrálny tým, že zrušíte osobný titul a použijete priezvisko v pozdrave, takže ide "Drahý Chris Smith".
Preskočte jeden riadok a začnite telo svojho listu. Formátujte telo s ľavým ospravedlnením, nastavením bloku tak, aby vaše odseky vyzerali čisto. Zadajte telo svojho listu stručným a profesionálnym spôsobom. Váš hlavný bod by ste mali uviesť na samom začiatku. Môžete napísať: "Tento list je odpoveďou na zlúčenie medzi …" Vyhnite sa pridávaniu chumáčov a výplní do tela vášho listu. Príjemcovia chcú čítať iba to, čo potrebujú vedieť.
Nechajte medzi jednotlivými odsekmi jeden prázdny riadok, ak je telo vášho listu dlhšie ako jeden odsek.
Zatvorte obchodný list tak, že hovoríte "Ďakujem", "Cordially" alebo "S pozdravom". Uzáver by mal ísť o jedno miesto za posledným riadkom v odseku vášho tela. Preskočte štyri riadky a zadajte svoje meno. Prázdny priestor sa použije pre mokrý podpis po vytlačení písmena.
Vymenujte všetky priložené prílohy. Preskočte riadok po zadanom názve a napíšte prílohy, za ním nasleduje dvojbodka a potom názov dokumentu (dokumentov), ktorý posielate spolu s písmenom.
