Tajomník kancelárie je často lepidlom, ktoré drží kanceláriu alebo podnikanie spoločne, pretože poskytuje podporu rôznym zamestnancom a oddeleniam. Kancelárií tajomníci nepotrebujú žiadne formálne vzdelanie, ale väčšina firiem sa bude pozerať na absolvovanie kurzov v oblasti počítačových zručností a iných kancelárskych zručností. Podľa Payscale.com, od roku 2010, kancelárskych tajomníkov robí v priemere medzi $ 20,893 a $ 30,990 ročne.
$config[code] not foundPozdravte & Check-In
Tajomník kancelárie pozdraví zákazníkov, uchádzačov o prácu a ďalších návštevníkov pri príchode do kancelárie. Ak má návštevník schôdzku s niekým, kto pracuje v spoločnosti, sekretárka kancelárie skontroluje návštevníka a oznámi svoj príchod príslušnému zamestnancovi.
Pretože kancelárska sekretárka je často prvým dojmom, ktorý ľudia majú od spoločnosti, musí si udržať profesionálny vzhľad a správanie po celú dobu. Používanie správnej etikety a priateľského postoja je dôležitou súčasťou práce kancelárskeho tajomníka. Hneď po príchode a pri kontakte s očami sa návštevník dozvie, že jeho prítomnosť je uznávaná a oceňovaná. Keď návštevník alebo klient opustí budovu, kancelárska sekretárka ju poďakuje za príchod a v prípade potreby ju skontroluje.
Komunikácia a korešpondencia
Telefón a písomná komunikácia sú nevyhnutné na to, aby pomohli spoločnosti posunúť dopredu a budovať podnikanie. Tajomník kancelárie zohráva veľkú úlohu v komunikačnom procese v kancelárii a firme. Uskutočňuje telefonické hovory, presmerováva volajúceho na príslušnú osobu alebo prijme správu, telefonuje na klientov a poskytuje informácie alebo pokyny tým, ktorí požiadajú o pomoc.
Okrem telefonickej komunikácie je tajomník kancelárie zapojený aj do písomnej a e-mailovej korešpondencie. Vedúci pracovníci alebo manažéri môžu požiadať kancelárskeho tajomníka, aby písal listy alebo odpovedal na otázky zákazníkov. Či komunikácia alebo korešpondencia prebieha telefonicky, listom alebo e-mailom, sekretárka kancelárie musí vždy komunikovať profesionálnym spôsobom a udržiavať povesť, ktorú firma vytvorila.
Video dňa
Prijaté vám Sapling priniesol vám SaplingEvidencia
Zaneprázdnená kancelária bude vyžadovať neustálu aktualizáciu záznamov a údajov. Ak sa spoločnosť podieľa na predaji produktov alebo služieb, je potrebné každý deň aktualizovať záznamy o predaji, zásoby a požiadavky zákazníkov. Kancelárský sekretár vstupuje do platieb klientov a zákazníkov a môže tiež pomáhať účtovnému oddeleniu aktualizovať záznamy o platbách odosielaných predajcom.
Okrem záznamov súvisiacich s predajom vedie tajomník kancelárie zápisnice o stretnutiach aj prostredníctvom zápisníc z rokovaní. Vedenie záznamov poskytuje spoločnosti históriu toho, čo sa stalo a môže byť životne dôležité pre pokrok spoločnosti. Mnohé hodiny trávia sekretárka kancelárie, aktualizujú a vedú písomné záznamy a záznamy v počítači.
