Moja spoločnosť Journyx je už šestnásť rokov a počas tejto doby sme prekonali jeden z najväčších hospodárskych poklesov v histórii, vznik súčasnej vzrušujúcej a desivé sféry sociálnych médií a veľké prechody v tom, ako sa softvér zakúpi a doručená. Avšak neboli sme vždy tak otužilí.
Na začiatku sme sa niekoľkokrát priblížili absolútnemu zlyhaniu.Nemalo to nič spoločné s našim produktom; zákazníci zistili, že dodala sľúbenou funkčnosťou a potom niektoré. Rovnako to nemalo nič spoločné s našim tímom, ani s nejakou nepríjemnou vnútornou politikou.
Dôvod, prečo vám tento príbeh hovorím, je, že tu máme poučenie: nemáme jasnú predstavu o našom potrubí a peňažnom toku. Mali sme ťažkosti predpovedať, koľko peňazí by sme mali v banke niekoľko týždňov v budúcnosti. Bolo to vážny problém a, bohužiaľ, bežný problém. Možno dokonca aj ten, ktorý ste zažili vo vašej spoločnosti.
Je ľahké, najmä pre malé podniky a začínajúce podniky, zamerať sa na vzrušenie tu a teraz. Budúcnosť je abstraktná koncepcia podnikov na úrovni podnikov, kým to nie je. Musíte sa zamerať na rast od začiatku. Úspech nie je sen potrubia, ale paradoxne vás môže zničiť, ak nie ste pripravení na to.
Neboli sme prvou spoločnosťou, ktorá čelí obdobiam rastu, ktoré sme nedokázali zvládnuť, a nebudeme poslednými. Našťastie je jednoduché zaviesť systém, ktorý umožňuje inteligentné prognózovanie.
Nasleduje päť krokov, ktoré môžete podniknúť, aby ste sa ubezpečili, že vaša firma nemá rovnaké problémy:
1. Individuálne sledovať projekty
Sledovanie času stráveného zamestnancami na projektoch je skvelé, ale pri sledovaní jednotlivých projektov budete maximálne využívať. To vám umožní vidieť každý projekt ako jedinečný prvok v ziskovosti firmy. Tento prehľad je neuveriteľne cenný pri alokácii zdrojov, pretože poznáte parametre každého projektu vzhľadom na aktuálnu dostupnosť spoločnosti.
2. Monitorujte pracovné úlohy a zmeny produktivity
V akejkoľvek organizácii sú výhody vedomia toho, čo robia vaši zamestnanci v danom bode, zrejmé: chcete, aby pracovali na úlohách, ktoré sú pre spoločnosť skutočne prospešné. Je však tiež dôležité zvážiť, na ktorých pracoviskách sú najefektívnejšie. Zavedenie systému, ktorý umožňuje zamestnancom sledovať čas proti konkrétnym úlohám, vám umožní vidieť, kde sú najužitočnejšie. Kurzy sú to to, čo sa im páči najlepšie. Nie je potrebné každodenne meniť pracovnú pozíciu zamestnanca, ale zvážte zmenu, keď dôkazy naznačujú, že si vylepšili zručnosti v novej oblasti a mohli by byť užitočnejšie inde.
3. Vytvoriť databázu prioritných projektov
Zostavovanie vašich projektov bude neuveriteľne cenné, hoci to bude trvať určitý čas. Pomocou týchto informácií môžete určiť, koľko ľudí bežne potrebuje na dokončenie projektu. zvýšiť presnosť vašich rozpočtov na základe rozsahu; a perfektný časový harmonogram založený na celkových parametroch projektu. Dokonca aj tie najmenej efektívne projekty sú cenné, pretože z nich môžete zbierať toľko informácií. Budete vedieť, čo nefungovalo, aké faktory spôsobili prekonanie rozpočtu a poučiť sa z chýb.
4. Vždy poznať svoje dostupné zdroje
Kľúčovým kusom akéhokoľvek plánu projektu je vytvorenie vášho tímu. Táto úloha je jednoduchšia, keď presne viete, kto je k dispozícii (s potrebnými zručnosťami) a aký bude ich harmonogram počas trvania projektu. Ak máte automatizovaný systém riadenia projektov, rozvrhy zamestnancov sú zrejmé a budú zaznamenané všetky žiadosti o dovolenku. Poznáte aj úlohy, s ktorými pracujú ostatní zamestnanci, aby ste sa vyhli rozťahovaniu príliš slabých zdrojov alebo prideľovaniu jednotlivcov na úlohy, pre ktoré nie sú vhodné.
5. Neustále monitorovať použitie zdrojov v pomere k rozpočtu a plán
Ak porovnáte čas a zdroje vynaložené na projekt v porovnaní s percentom dokončeného, môžete vidieť, ktoré projekty absorbujú príliš veľa zdrojov na to, aby zostali rentabilné. To vám umožní prerozdeľovať aktíva do projektov podľa potreby alebo dokonca zabiť projekty, ktoré sú príliš ďaleko pre prospech vašej spoločnosti. Vždy je lepšie určiť problémy skoro, a dynamický systém sledovania poskytuje tento pohľad. Niekedy je najlepšie znížiť vaše straty a pokračovať; náklady sa môžu rýchlo vyhnúť kontrole, čo spôsobí zhoršenie vašej situácie.
Hoci je možné sledovať tieto systémy pomocou základných obchodných programov (od začiatku používame aplikácie Excel a QuickBooks), automatizované programovateľné systémy výrazne znížia čas a chyby v katalogizácii. Bez ohľadu na spôsob, akým sa rozhodnete použiť, začnite najskôr, ak ste to ešte neurobili. Rast by mal byť príčinou vzrušenia, nie znepokojenia.
1
