Ako vodca si želáte produktívny tím, takže má zmysel posilňovať včasnosť a pomáhať členom tímu vyhnúť sa zlým pracovným návykom, ako je odkladanie.
Protrastinácia sa stráca pri produktivite osoby, ktorá sa pozastavuje. Okrem toho dodáva stresu stresu aj prokuristovi, ako aj zvyšku tímu, ktorý sa musí snažiť vyčerpať zmeškané termíny.
$config[code] not foundVedie to aj k negatívnym emóciám, ktoré eródujú tímovú prácu. Procrastinator nesie zaťaženie viny za to, že nie je včasné, a ostatní v tíme cítia lásku, že musí vykompenzovať niekoho iného, kto odhodí loptu.
Nehovoriac o tom, samozrejme, môže to poškodiť vašu firmu. Odloženie môže viesť k nešťastným zákazníkom, pokuty za oneskorenie a stratené budúce predaje.
Softvér poskytuje jednoduché riešenie, ktoré pomôže vášmu tímu prelomiť zdržanlivý zvyk. Tu je 5 jednoduchých spôsobov, ako používať softvér, aby ste sa odklonili od protrakcie a aby ste vy a váš tím viac produktívni.
Použite kalendáre na ich najväčší potenciál
Digitálne kalendáre sú ideálne na prerušenie cyklu protrakcie - ak ich používate správnym smerom. Povzbudzujte svoj tím, aby vyskúšal tieto kalendárové techniky (a použite ich na vedenie príkladom):
- Zablokujte určité časové obdobie, aby ste v kalendári vykonali dôležitý projekt alebo úlohu. Ak je to vo vašom kalendári s hodinami alebo dvoma vyčlenenými na to, aby ste to urobili, ste o krok bližšie než jednoducho uvedením úlohy do zoznamu úloh.
- Keď nastavíte upozornenie na kalendár, pridajte odkazy na všetky dokumenty, ktoré potrebujete pre túto úlohu, priamo v oznámení o kalendári. Týmto spôsobom nestrácate čas hľadaním dokumentov, aby ste mohli začať - alebo sa rozptýliť.
- Používajte zdieľané kalendáre vo svojich organizáciách, aby ste sa vyhli tomu, že budete chodiť tam a späť, aby ste skontrolovali dostupnosť. So zdieľanými kalendármi môžete vidieť, kto je zadarmo. Tiež sa naučte funkcie programu kalendára, aby ste našli malé útržky, ktoré uľahčujú plánovanie. Napríklad kalendáre aplikácie Outlook majú niečo, čo sa nazýva Asistent plánovania, ktorý umožňuje, aby usporiadanie schôdzok prebiehalo rýchlejšie.
Opláchnutie a opakovanie: šablóny, šablóny, šablóny
Nič nepodporuje otupenosť, akoby sa pozerala na prázdnu obrazovku a premýšľala, kde začať pre ďalší projekt. Šablóna vás rýchlejšie odoberá z úloh, ako je napísanie správy, vytvorenie prezentácie alebo vytvorenie agendy stretnutia.
Existujú dva druhy šablón. Jedným z nich sú všeobecné šablóny, ktoré môžete nájsť online alebo dokonca v balíku Office, ktorý používate. Office 365 má napríklad veľa rôznych šablón v rôznych moduloch, ako sú tabuľky a prezentácie.
Ďalším typom šablóny sú tie, ktoré sú špecificky prispôsobené vašej firme. Postupom času budete vytvárať šablóny pre predajné prezentácie, prehľady a ďalšie. Kľúčom je zabezpečiť, aby ich všetci našli, keď ich potrebujú. Vytvorte centrálnu knižnicu šablón a povzbudzujte všetkých, aby ju používali. Pri zdieľaných priečinkoch a ukladaní súborov v cloude je veľmi jednoduché nastaviť to.
Tick Tock: Použite Časovač na časové riadenie
Niekedy je odpomínanie pomáha a podnecuje tým, že venuje príliš veľa času nedôležitým úlohám. Pomôžte svojmu tímu pochopiť, ako lepšie prideliť svoj čas, vynaložiť ho na najnaliehavejšie a najdôležitejšie úlohy.
Tu je miesto, kde môže pomôcť niečo také jednoduché ako časovač. Ak niekto vo vašom tíme má tendenciu stráviť príliš dlhé čítanie nedôležitých e-mailov, alebo nechá schôdzky prebehnúť, potom časovač môže pomôcť ušetriť minúty, ktoré sa zvyšujú na hodiny v priebehu týždňa.
Zistil som, že si viac uvedomujem, že čas má úžasné efekty. Kým som začal sledovať, neuvedomil som si, koľko času som premárnila na úlohy s nízkym významom.
V systéme Windows 10 je zabudovaná bezplatná aplikácia s časovačom. Môžete tiež nájsť aplikácie s časovačom na webe alebo jednoducho používať časovač a budík na vašom smartfóne.
Okamžité zmeny: Spolupracujte nad zdieľanými dokumentmi
Predpokladajme, že máte tlačovú správu, ktorú chcete, aby sa niektorý z vašich tímov pozrel predtým, ako vyjde cez internet. Snažím sa, aby všetci, ktorí potrebujú, aby poskytli informácie, aby ich mohli prehodnotiť a reagovať, môžu trvať určitý čas - najmä pre tých, ktorí odchádzajú z vášho tímu.
Tu sa oblak dostane do záchrany vo forme zdieľaných dokumentov v cloude.
Vedeli ste, že môžete spolupracovať v aplikácii Word pomocou funkcie, ktorá vám umožní spolupracovať v reálnom čase? Môžete sledovať znaky úprav podľa znakov, keď na dokumente pracuje niekto iný. Týmto spôsobom môžete zavolať všetkých a zhromaždiť všetky vstupy rýchlo v reálnom čase - vyhýbajte sa tomu, aby niektorí oddialili.
Program Microsoft Office 365 ponúka tímy viacerých strán HD video a audio, takže vaša skupina môže diskutovať o číslach, kampaniach a projektoch z rôznych miest. Ak máte klienta, ktorý chce spoločne stitť nápady pre svoju najnovšiu kampaň, toto všetko kladie na rovnakú online stránku.
Plánovač bol postavený špeciálne pre Office 365. Pracuje vo všetkých vašich zariadeniach. Môžete pridávať súbory, úlohy a dokonca hovoriť s tím bez ohľadu na to, kde sa nachádzajú. E-mailové upozornenia uľahčujú členom tímu vedieť, kedy dostali novú úlohu. Plánovač sa zaoberá všetkými a priebežne ich aktualizuje o každom vývoji.
Office 365 Video je ďalšou možnosťou, ako zabrániť odkladom. Nahrávanie a zdieľanie videoobsahu prostredníctvom vašej spoločnosti prináša tvár a živú akciu písomných poznámok a smerníc.
Použite virtuálneho asistenta, ako je Cortana
Tu je ešte jedna ďalšia zmiasť: použite virtuálneho asistenta, aby si zaznamenal a urobil výskum pre váš ďalší projekt. Napríklad, môžete použiť Cortanu, aby verbálne diktoval niekoľko poznámok pre túto veľkú správu a uložil ich do OneNote. Niekedy je oveľa jednoduchšie začať, ak začnete s detskými krokmi, ako napríklad diktovať niekoľko poznámok o veciach, ktoré sa majú zahrnúť do správy.
Môžete tiež použiť Cortanu na rozhovor s webovým výskumom pre projekt. Cíti sa to menej ako náročná práca a skôr ako jednoduchá diskusia, ak použijete niečo ako Cortana, aby ste sa pozreli.
Ako ukázali tieto príklady, existuje veľa spôsobov, ako využiť technológiu na začatie a zabrániť otraseniu. Tak na čo čakáš? Začnite používať niektoré z týchto nástrojov!
V čase tohto písania sa Anita Campbell zúčastňuje programu Microsoft Small Business Ambassador.
Muž pri notebooku Foto cez Shutterstock
Viac v: Microsoft, Sponsored 1
