Zostať organizovaný má zásadný význam pri zabezpečovaní hladkej prevádzky kancelárie. Ako výkonný asistent sa často snažíte udržať kanceláriu efektívnu a ak nie ste pripravení, veci sa môžu stať hektickým. Budete požiadaní o vykonávanie úloh denne, týždenne a mesačne. Bez organizácie je ľahké zameniť sa a zabudnúť na dôležité termíny.
Ak chcete urobiť oblasť
Určite časť pracovného stola ako oblasť úloh namiesto toho, aby ste všade mali lepiace poznámky a papier. Položte položky do schránky alebo priečinka na stole a pravidelne ho kontrolujte počas dňa. Po dokončení úloh odstráňte položky z pracovného stola do "hotového priečinka" alebo do rámčeka na podanie. Na začiatku každého dňa vykonajte kompletný zoznam úloh a vložte ho do priečinka "úlohy". Odstrániť úlohy, keď sú dokončené. Pridajte úlohy, ktoré prídu k vám a na konci dňa sa uistite, že všetko je dokončené.
$config[code] not foundNastavte dni
Určite dni pre týždenné úlohy. "Môžete si dohodnúť svoj týždeň, takže v istom rozsahu budete vedieť, čo budete robiť," hovorí Victoria Moran z časopisu OfficePRO. Napríklad zvoliť stredu ako deň skartovania a uchovávať papiere, ktoré potrebujú skartovať v krabici, kým nie je čas. Alebo v piatok spočítajte drobné peniaze. To môže tiež pracovať s každodennými aktivitami. Moran navrhuje vrátiť hlas a e-mail v určitých časoch za deň. (REF1) Týmto spôsobom nebudete musieť zastaviť to, čo často robíte počas dňa.
Video dňa
Prijaté vám Sapling priniesol vám SaplingFarebné kódovanie
Pomocou farebného kódovania môžete pomôcť zorganizovať, čo treba urobiť a kedy. "Vždy premýšľajte o tom, aké úlohy vykonávate a ako často ich vykonávate," hovorí Judith Allen z admin tajomstva. (REF2) Kód týždenne zadávajú jednu farbu ako červenú; dávajú denné úlohy modré, mesačné úlohy žlté a tak ďalej. Umiestnite úlohy do priečinkov s kódmi a potom zoberte kalendár a označte, čo treba urobiť s farebným štvorcom za ním. V elektronických kalendároch zadajte slová do farieb úloh, ak nemôžete vytvoriť rámček.
Zodpovednosť za zdieľanie
Zdieľanie zodpovednosti je nevyhnutnou súčasťou organizácie. Môže sa to zdať ťažké, pretože ste osoba, na ktorú sú delegované väčšina úloh, ale je to možné. Niekedy včasnosť vašej úlohy závisí od konania vašich nadriadených a spolupracovníkov. Ak máte na starosti vyvažovanie kníh, dajte svojim spolupracovníkom termín na to, aby ste sa obrátili na svoje pahýle. Tiež nechajte ich odhlásiť z každej kontroly, ktorú odoberú z knihy. Ak sa šéf chystáte na cestu, nech ho zapíše alebo poskytne kontrolný zoznam toho, čo je potrebné urobiť. Potom mu dajte kópiu zoznamu, aby ste sa uistili, že ste obaja na tej istej stránke. Takisto dávajte spolupracovníkom špeciálne zložky, aby sa všetky drobné peňažné príjmy započítavali do jednej zložky. Týmto spôsobom nebudete musieť ísť nikomu, keď je čas na zosúladenie zásuvky.
