Funkcia sekretára zahŕňa zvyčajne organizovanie cestovania pre svojho šéfa a / alebo ďalších zamestnancov. Keďže sekretári sú zvyčajne zodpovední za dodržiavanie harmonogramu pre rušných manažérov, starajú sa aj o svoje cestovné plány a zabezpečia, aby sa zabezpečili opatrenia, vrátane hotelových rezervácií a prenájmov áut.
Plánovanie cestovania
Keď tajomník zistí, že jej šéf musí cestovať po podnikaní, musí sa naučiť presné dátumy očakávanej cesty. Ak ste zodpovední za to, že ste urobili cestovné opatrenia pre každého vo vašom oddelení alebo v kancelárii, musíte zistiť, či ostatní zamestnanci cestujú súčasne. V závislosti od firmy, pre ktorú pracujete, možno budete musieť určiť rozpočet na cestovné výdavky alebo sa obrátiť na účtovné oddelenie, aby ste zistili, či sú peniaze v rozpočte na cesty. Musíte zistiť, aké hotely sú v oblasti, kde váš šéf bude cestovať, ak má nejaké preferencie, a získať náklady a dostupnosť izieb.
$config[code] not foundVytváranie cestovných opatrení
Teraz, keď ste potvrdili dni a počet cestujúcich, musíte vykonať skutočnú cestu. Povinnosťou tajomníka môže byť on-line a rezervácia sama alebo kontaktovanie cestovnej kancelárie so všetkými podrobnosťami. Väčšie spoločnosti môžu mať cestovné oddelenie, kde sekretárka musí poskytnúť navrhovanú trasu a cestovný personál má zodpovednosť skutočne robiť všetky opatrenia. Vašou zodpovednosťou bude tiež preskúmať potvrdenie opatrení a zabezpečiť ich správnosť. Musíte vedieť, či váš šéf má nejaké preferencie na sedenie v letúne, koľko kusov batožiny bude odobratá, a či je potrebné ich skontrolovať. Stretnutie alebo konferencia, na ktorú sa váš šéf zúčastňuje, môže vyžadovať rezerváciu miesta a pravdepodobne budete zodpovedný za zaslanie RSVP v jej mene.
Dokončenie dohôd
Ďalšou súčasťou cestovania je starostlivosť o potreby cestovateľa pre svojho šéfa, keď je preč. Musíte vedieť, či váš šéf potrebuje dopravu na letisko, alebo či mu bude uhradené náklady na parkovanie jej auta na letisku. Mali by ste poskytnúť vytlačenú kópiu itinerára, ktorú váš šéf použije, keď príde na miesto určenia, aby poznala svoj denný rozvrh a uviedla adresy hotela a miesto stretnutia alebo konferencie. Vopred si môžete rezervovať autopožičovňu, ktorá bude k dispozícii po príchode alebo zabezpečí hotelovú kyvadlovú dopravu a vezme ju do hotela. Povinnosti tajomníka pri cestovaní zahŕňajú zabezpečenie toho, aby bol pokrytý každý aspekt cesty.
