"Musíme hovoriť o rozpočte projektu …"
$config[code] not foundŽiadna fráza nemôže zasiahnuť strach do srdca juniorov a senior manažérov rovnako ako naliehavý e-mail diskutovať o rozpočte.
Ak ste projektový manažér, viete veľmi dobre, aké ťažké môže byť udržanie projektov včas a na základe rozpočtu. Medzi meniacim sa rozsahom projektu, nerealistickými požiadavkami klienta a neočakávanými prekážkami, riadenie projektu sa často môže cítiť ako kŕmenie mačiek.
Ak zistíte, že váš tím bežne prebieha cez rozpočet (aj keď pôvodný rozpočet sa zdal byť úplne v parku), problém nemusí patriť vášmu tímu, vášmu vedeniu alebo vášmu klientovi, ale nástrojmi, ktoré používate. Áno, hovorím o drahej (a mätúcej) platforme na správu projektov, ktorú používate.
Výberom nesprávneho nástroja na riadenie projektov online môžete nastaviť svoju firmu na množstvo problémov. Je to jeden z najbežnejších spôsobov, ako môžu podniky skončiť s plytvaním vážnej hotovosti bez toho, aby si to dokonca uvedomili. Snažíte sa vybrať ten správny softvér na riadenie projektov alebo si nie ste istí, či vaša súčasná platforma je vhodná pre potreby vášho tímu?
Dávajte si pozor na nasledujúce červené vlajky:
Červená vlajka č. 1
Plánovanie projektov a práce ad hoc nepoužívajú rovnakú platformu.
Projektoví manažéri strávia 90% svojho času komunikáciou. Nemal by váš softvér na správu projektov uľahčiť tento proces?
Pri výbere systému riadenia projektov sa rozhodnite pre platformu, ktorá umožňuje jednoduché sledovanie všetkých aspektov projektov z jedného systému. Týmto spôsobom, keď sa objavia úlohy ad-hoc, budete môcť tieto úlohy pridať na rovnakú platformu projektu, čo uľahčí sledovanie pracovného zaťaženia a dostupnosti každého člena tímu.
Jednoducho zistite, ktorí členovia majú viac času vo svojom rozvrhu a ktorí sú nadmerne odhodlaní hladko presunúť pracovnú záťaž ako priority a zmenu dostupnosti.
Červená vlajka č. 2
Neexistuje štandardizovaný onboarding.
Keď spravujete virtuálny tím, prvým krokom k úspechu je štandardizácia procesu na palube.
Získajte všetci na tej istej stránke od začiatku pomocou základného návodu na používanie novej platformy. Nastavte očakávania týkajúce sa dostupnosti pomocou sprievodcu komunikácie a kontaktného informačného listu.
Najlepšie platformy pre správu projektov zahŕňajú nástroje virtuálneho rozhovoru a interné programy pre zasielanie správ. Použitie rovnakého nástroja na rozhovor, ktorý je súčasťou softvéru na riadenie projektu, umožňuje okamžite upraviť priradenie úloh, pridať poznámky k rôznym úlohám alebo posunúť termíny bez toho, aby ste opustili program.
Červená vlajka č. 3
Na správu projektov používate jednu službu a druhú zdieľanie súborov v cloude.
Áno, DropBox a Dokumenty Google sú skvelé, ale zisťujem, že keď spravujem veľký projekt, je oveľa jednoduchšie, aby sa všetky súbory uchovali na rovnakom mieste ako zoznamy úloh a zdieľanie obrazoviek / kolaboratívne stretnutia.
Mám môj tím zahrnúť číslo verzie v každom názve súboru a iniciály poslednej osoby, aby vykonali akékoľvek úpravy súboru. Týmto spôsobom, ak existuje otázka týkajúca sa obsahu alebo toho, čo sa zmenilo, okamžite poznám, kto sa má obrátiť. Umožňuje to, aby boli súbory uložené v e-mailovom reťazci a aby sa upravovali ich duplikát.
Bez ohľadu na konvenciu pomenovania súborov, ktorú si vyberiete, umiestnite systém z prvého dňa na správu a sledovanie súborov a uložte ich na jednom mieste.
Červená vlajka č. 4
Neexistuje priestor na kolaboratívne diskusie alebo virtuálne stretnutia.
Viac ako softvér na riadenie projektov, ako len sledovanie úloh a ukladanie súborov.
Keď prevádzkujete virtuálny tím, pravidelné stretnutia môžu byť výzvou. To znamená, že bez jasnej komunikácie sa celý projekt môže rozpadnúť. Vyberte si deň a čas (napríklad pondelok o 10.00 hod. A štvrtok o 14.00 hod.), Aby ste mali týždenné zasadnutie na kontrolu stavu projektu.
Buďte opatrní z členov tímu, ktorí žijú v rôznych časových pásmach; poludňajšie stretnutia sú všeobecne najjednoduchšie pre všetkých, aby sa "zúčastnili". S určitým dňom a časom vopred naplánovaným vopred sa každý drží na tej istej stránke a projekt sa posúva dopredu.
Červená vlajka č. 5
Veľa zvonov a píšťaliek, ale nie dostatok základných funkcií.
Pri výbere platformy pre správu projektov je lákavé vybrať ten s najkrajšími funkciami.
Uistite sa, že funkcia jadra podporuje tieto zvončeky a píšťaly. Či už je to plná integrácia s Gmail a DropBox, transformácia jedným kliknutím z e-mailu na projektovú úlohu alebo okamžité zasielanie správ v rámci zdieľaného pracovného priestoru, vyberajte funkcie, ktoré sú vhodné pre váš virtuálny tím.
Wrike, Zoho Projects a Clarizen sú tri populárne možnosti založené na webe pre spoluprácu v projektoch, ktoré ponúkajú podobné funkcie. Predtým, než sa zaviažete k jednej platforme, zoberte si ju na skúšobnú jazdu, aby ste zistili, ktorá z nich je najvhodnejšia pre vaše potreby.
Spodná čiara
Dokončené projekty sa nerealizujú prostredníctvom čistej vôle. Tráviť príliš veľa peňazí na nákladných platformách pre riadenie projektov, ktoré nedosahujú svoju prácu, nielen že zhoršujú vašu spoločnosť, ale aj spomaľujú produktivitu a sťahujú termíny.
Späť na ceste s platformou pre správu projektov, ktorá sleduje úlohy, prehľady, ukladá súbory, ponúka prehľad o celkovom členstve tímu a poskytuje jednoduché virtuálne stretnutia / instant messaging všetko z rovnakého miesta.
Bandaged Wound Photo cez Shutterstock
