Pracovníci personálu zohrávajú dôležitú úlohu v každej spoločnosti. Zamestnanci sú tí, ktorí vykonávajú každodenné povinnosti bežného úradu a často sú požiadaní, aby vykonávali celý rad ďalších funkcií aj pre spoločnosť. Povinnosti a očakávania pracovníkov nie sú však pre žiadateľov vždy jasné a spoločnosť by mala byť jasne definovaná pred nástupom do zamestnania.
Hovory
Pracovníci kancelárie sú zodpovední za prijímanie, smerovanie a telefonovanie. Musia tieto hovory vykonávať profesionálne a byť schopní prenášať hovory a presmerovať volajúcich do príslušnej schránky hlasovej schránky, ak osoba nie je tam alebo je na inom hovore. Tiež musia byť oboznámení s úlohami každého zamestnanca, takže hovory môžu byť prenášané správne. Tiež musia byť oboznámení s tým, aké hovory sú potrebné na prenos a aké volania, ako napríklad telemarketery, majú nižšiu prioritu.
$config[code] not foundpošta
Kancelársky personál zodpovedá za prichádzajúcu i odchádzajúcu poštu. Prichádzajúca pošta musí byť zoradená a doručená určeným príjemcom alebo otvorená úradníkom, aby určila povahu odoslania, napríklad sťažnosť zákazníka, a poslať ju na správne miesto. Odoslaná pošta musí byť organizovaná, adresovaná a opečiatkovaná. Okrem toho sa administratívni pracovníci budú koordinovať s prepravnými službami, ako je Federal Express, na dodávku a vyzdvihnutie zásielky.
Video dňa
Prijaté vám Sapling priniesol vám SaplingKontrola dokumentov
Zodpovednosť za správu interných dokumentov patrí do veľkej miery úradníkom. Pracovníci kancelárie sú zodpovední za písanie, kopírovanie, distribúciu a podanie alebo zničenie všetkých interných dokumentov. Udržiavajú systém podávania v správnom abecednom poradí a sledujú citlivé dokumenty, ktoré musia byť po určitom čase zničené. Navyše, akékoľvek veľké množstvo fotokopírovania bude delegované na zamestnanca.
Koordinácia udalostí
Od zamestnancov kancelárie sa často očakáva, že budú koordinovať firemné podujatia. Zabezpečujú, aby sa potraviny doručovali v správny čas a aby boli všetky letáky kopírované a dostupné. Tiež pomôžu navrhnúť akékoľvek prezentácie programu PowerPoint alebo iné multimediálne prvky, ktoré môžu byť prezentované, a zabezpečia, aby samotná konferenčná miestnosť bola v správnom poradí pred začiatkom podujatia.
Objednávanie dodávok a peňažná hotovosť
Pracovníci kancelárie sú často zodpovední za objednávanie kancelárskych potrieb podľa potreby a za rozdeľovanie drobných peňazí ostatným členom úradu za potreby, ako napríklad jazdy na kabíne alebo naliehavo potrebné potreby. Administratívni pracovníci spravujú objednávku na dodanie tovaru raz za týždeň a ostatné objednávky podľa potreby prídu.
