Ak ste jedným z miliónov zamestnancov, ktorí trávia priemerne 21 percent svojho času na stretnutiach, viete, že časovo náročné a často vykoľajia váš denný zoznam úloh.Možno ich nebudete môcť zrušiť (aj keď sa niektoré spoločnosti usilujú o dni bez stretnutí), ale môžete ich urobiť produktívnejšími. Tu je návod, ako viesť stretnutie, ktoré nenechá vašich spolupracovníkov spať a nestráca čas nikomu.
$config[code] not foundNastavte agendu
Znie to jednoducho, že? Ak však nemáte program, ktorý obsahuje zoznam konkrétnych položiek, je tu pravdepodobné, že schôdzka bude prerušená témou a rozhovory sa budú opierať o čokoľvek, od skóre hry až po drobné sťažnosti. Prevezmite kontrolu predčasným zaslaním agendy účastníkom. Požiadajte všetkých, aby prišli pripravení na riešenie zahrnutých položiek a tiež ponúknuť účastníkom možnosť pridať položku na poslednú chvíľu programu, ak sa domnievajú, že je pre diskusiu absolútne nevyhnutné.
Požiadajte všetkých, aby prispeli
Okrem stanovenia agendy a požiadania o to, aby každý bol pripravený, urobte ďalší krok a skutočne priraďujte každému splneniu špecifických povinností. To by mohlo byť tak jednoduché, ako keby všetci strávili jednu minútu na začiatku predstavujúcimi najdôležitejšie momenty svojej práce / tímu za posledný týždeň alebo mesiac. Pri stretnutiach, ktoré sa zaoberajú prebiehajúcimi projektmi, môže byť každý pripravený diskutovať o zisteniach alebo ponúkať opravy. Napríklad som kedysi pracovala v spoločnosti, kde zamestnanci urobili neporiadok v kuchyni a žiaden počet upomienok z HR nevyriešil problém. Manažérsky tím zvolal stretnutie na diskusiu o riešeniach. Bolo nám všetko povedané, aby sme prišli aspoň s dvoma nápadmi. Týmto spôsobom sme dokázali rozprávať prostredníctvom konkrétnych myšlienok a rozhodli sme sa pokračovať v prvých dvoch. Ako doplnkový bonus sme túto úlohu splnili za 45 minút namiesto plnej hodiny, ktorá bola pridelená.
Video dňa
Prijaté vám Sapling priniesol vám SaplingPonechajte notebooky na stole
Pokiaľ nespustíte schôdzku a dáte úžasnú prezentáciu (nie inú aplikáciu PowerPoint, prosím), odpojte prenosný počítač. Odborníci podrobne vysvetľujú, ako pozornosť na našich obrazovkách bráni interakcii a empatii, čo sťažuje dosiahnutie konsenzu. Navyše, rozptýlenie času stráca čas a tieto stretnutia trvá dlhšie, než je potrebné. Ak chcete robiť poznámky, používajte pero a papier, štúdie zistili, že ľudia, ktorí písali veci staromódnym spôsobom, skutočne uchovávajú viac informácií.
Udržujte zoznam účastníkov krátky
Nepotrebujete vstupy celého tímu v počiatočných fázach plánovania. Aj keď nechcete vynechať ľudí, ktorí sú pre tento proces rozhodujúci, nepotrebujete ani 50 ľudí. Rozhodnite o kritických zainteresovaných stranách pre každé stretnutie. Ak ide o dlhodobý projekt, tieto subjekty sa posunú k projektu, ale pred zaslaním pozvánky si položte nasledujúce otázky: Je osoba odborníkom na predmet, robia rozpočtové alebo finančné rozhodnutia a sú potrebné v tejto fáze procesu? Pamätajte, že len preto, že niekto nie je súčasťou stretnutia, neznamená, že by sa nemali aktualizovať. Priraďte konkrétnym ľuďom, aby zdieľali informácie mimo hlavnej skupiny, aby sa zabezpečilo, že tímy nemajú pocit, že sú v tme.
