Spracovanie zápisníc na stretnutí je efektívny a užitočný spôsob, ako zaznamenať akčné body, rozhodnutia a otázky, ktoré sa majú vyriešiť počas obchodného stretnutia, kde sa ľudia môžu príliš zapojiť do diskusie a robiť si poznámky. Zvyčajne je určená osoba, ktorá má za úlohu prijímať poznámky počas stretnutia, usporiadať ich v čitateľnom formáte a vydávať ich účastníkom po ukončení stretnutia. Na formálnych schôdzach musia byť zápisnice z predchádzajúcej schôdze odsúhlasené a prijaté do zápisnice bežných zápisníc o schôdzach účastníkmi stretnutia.
$config[code] not foundPrijímanie minút
Určite, či je na aktuálnej schôdzi prítomné kvórum. Kvórum je definované ako minimálny počet členov potrebných na schválenie návrhu a pri prijímaní konečných rozhodnutí podľa stanov združenia alebo skupiny. Bez kvóra sa nemôže uskutočniť žiadne oficiálne stretnutie.
Prečítajte si sekretárku združenia, rady alebo skupiny, prečítajte si nahlas z predchádzajúcej schôdze, pričom si všimnite účastníkov a všetky kroky, ktoré sa vyskytli.
Diskutujte o minútach z predchádzajúceho stretnutia a vykonajte akékoľvek opravy pred schválením. Diskusia by mala byť vecná a priateľská, neotvárať staré diskusie alebo konflikty.
Zavolajte na návrh z podlahy. Predseda alebo predseda správnej rady, skupiny alebo schôdze požiada o prijatie návrhu na prijatie zápisnice z predchádzajúcej schôdze, ako je uvedené v texte alebo s diskutovanými zmenami. Návrh môže byť podaný akýmkoľvek členom volebnej komisie a bude musieť byť vyslaný niekým iným. Predchádzajúce zápisy musia byť prijaté predtým, než sa môže pokračovať v aktuálnom stretnutí.
Požiadajte všetkých účastníkov, aby hlasovali, aby prijali zápisnicu. Vykonáva sa to formou prehliadky rúk, hlasom alebo predsedom, ktorý sa každý účastník pýta individuálne. Uveďte poznámku v zápisnici z aktuálnej schôdze, že predchádzajúce boli prijaté.
Urobiť minúty
Získajte kópiu agendy schôdzok, aby ste zistili, čo sa má prerokovať. Tým sa načrtne tok minút, ktoré sa majú odobrať. V súlade s Rómskym poriadkovým poriadkom ako bod programu musí byť predchádzajúce stretnutia prečítané a prijaté pred začatím stretnutia.
Sadnite si vedľa osoby, ktorá predsedá stretnutiu, aby ste objasnili priebeh stretnutia. Použite magnetofón na zaznamenávanie konaní a overovanie poznámok po skončení stretnutia.
Napíšte názov zápisnice, pričom zaznamenajte dátum, čas a miesto stretnutia, ako aj mená každého účastníka na stretnutí.
Urobte si poznámky, keď schôdza pokračuje a uvediete poznámku o každej položke programu, o ktorej sa diskutuje. Zaznamenajte mená tých, ktorí predkladajú návrhy, ako aj to, či sú prijaté alebo zamietnuté. Napíšte, ako bolo toto rozhodnutie urobené, či už prostredníctvom prehliadky rúk alebo nejakou inou metódou.
Prepísať poznámky z rokovania čo najskôr po skončení stretnutia, zatiaľ čo rokovania sú stále čerstvé.
Použite šablónu z predchádzajúcich schôdzok na zápis aktuálnych minút. Ak nie sú žiadne predchádzajúce minúty, vytvorte šablónu, ktorá jasne uvádza názov stretnutia, dátum a účastníkov.
Jasne ukážte akékoľvek rozlíšenia, s úplnými podrobnosťami o tom, aké je toto riešenie.
Priložte akékoľvek dodatočné dokumenty predložené počas stretnutia, aby ste ich zahrnuli do zápisnice ako dodatok.
Tip
Napíšte bez skreslenia a uveďte presné fakty o všetkých diskusiách.
Pred začiatkom minúty upresnite nejaké nejednoznačné položky so správcom schôdzky.
