Stretnutia sú základom podnikania - podnecujú rozhodnutia a opatrenia. Najproduktívnejšie stretnutia spravujú akčné body bez toho, aby sa čas od ostatných dôležitých tém programov vytratili. Ak nie sú akcie riadené správne, môže dôjsť k strate drahocenného času pri diskusii o úlohách, ktoré sa nedokončia, nedokážu splniť zamýšľané ciele ani organizácii priniesť žiadnu hodnotu. Účinné riadenie akčných položiek až po uzávierku začína presným zachytením v minútach stretnutia.
$config[code] not founddefinovanie
Jasne definujte úlohy a nenechávajte priestor na nesprávnu interpretáciu. Opakujte akciu tak, ako je to zdokumentované, aby ste sa uistili, že účastníci stretnutia súhlasia a rozumejú tomu, čo sa očakáva. Priraďte akciu niekomu, kto je prítomný na stretnutí, a požiadajte ho, aby verne uznal zodpovednosť. Nesprávne stanovená akčná položka pridelená niekomu, kto nebol prítomný v čase, kedy bol problém vznesený, mohol zostať otvorený na neobmedzené obdobie.
záznam
Použite štandardizovaný formát na zaznamenávanie stretnutí s časťou určenou špeciálne pre zoznam položiek akcií. Udržiavanie konzistentného formátu pomáha zabezpečiť správne zachytenie problémov s cieľom umožniť efektívne sledovanie. Zaznamenajte, čo treba urobiť, kto je zodpovedný za to, aby sa ubezpečil, že sa to stane, dátumom, kedy bola otázka nastolená alebo akcia bola pridelená, a dátumom, kedy sa plánuje dokončenie akcie. Pre každú úlohu je priradený primárny vlastník a osoba zálohovania - záloha môže slúžiť ako spolupracovník primárneho vlastníka a podporiť túto úlohu, ak je vyzvaná.
Video dňa
Prijaté vám Sapling priniesol vám Saplingrozdeľovanie
Nečakajte príliš dlho na rozdelenie minút stretnutia. Ak niekto počas stretnutia vydá elektronické poznámky, minúty môžu byť pripravené na distribúciu ihneď po uzavretí stretnutia alebo krátko potom. Dlhé oneskorenia môžu spôsobiť, že účastníci strácajú pocit bezprostrednosti. Nedávne priradenie akcií môže mať vyššiu prioritu ako tie, ktoré boli vydané počas stretnutia.
sledovanie
Pomocou zoznamu položiek akcií môžete sledovať priradenia na základe určených dátumov splatnosti. Ak bola schôdza súčasťou pravidelne naplánovaných sérií, spustite nasledujúcu schôdzu s prehľadom otvorených akcií. Informujte účastníkov vopred, aby mohli pripraviť všetky potrebné materiály na prezentáciu pokroku. Ak bola schôdzka jedinečná alebo samostatná relácia, sledovanie vlastníkov akcií individuálne alebo na novom stretnutí zameraných výhradne na sledovanie akcií na ukončenie.
viditeľnosť
Ak dôjde k vynechaniu termínov splatnosti alebo akcie hlásené nespĺňajú očakávania, urobte tieto fakty viditeľnými členmi tímu. Rozložte zoznam položiek akcií, vrátane písomných pripomienok, ktoré jasne vysvetľujú, čo spôsobilo oneskorenie, prečo bola akcia považovaná za nedostatočnú a čo treba urobiť, aby ste sa vrátili späť. Ak potrebujete pomoc pri riadení s cieľom odstrániť prekážky, naplánujte si čas s príslušnými členmi riadiaceho tímu, aby ste poskytli stručné zhrnutie problému a odporúčaného riešenia tímu.
uzavretie
Po dokončení akcie aktualizujte zoznam položiek akcií tak, že identifikujete dátum ukončenia problému. Rozdeliť zoznam členom tímu, aby zistili, aké akcie boli uzavreté a kedy. Potom, ako všetci videli zatvorené položky, odstráňte ich zo zoznamu. Uzavreté položky môžu byť archivované alebo vymazané v závislosti od potrieb tímu alebo očakávaní manažmentu.
