Zápisnica zo zasadnutia združenia alebo organizácie je oficiálnym záznamom o opatreniach, ktoré prijala správna rada skupiny, ale nemajú byť prepisom "all-inclusive". Príliš veľa podrobností môže predstavovať mätúci obraz o tom, čo schôdza dosiahla a vyzýva na nesprávnu interpretáciu. Kľúč k napísaniu správnych minút stretnutia musí byť stručný a presný a dodržiavať štandardné postupy.
$config[code] not foundZačnite minúty s menom organizácie a zaznamenajte dátum schôdze a jej polohu. Zápisnica by mala zaznamenať všetkých prítomných členov dozornej rady, prítomnosť uznášaniaschopnosti a čas, kedy bola schôdza vyzvaná k objednaniu. Tajomník by mal tiež zaznamenať čas, keď členovia predstavenstva dorazia neskoro alebo odídu čoskoro, aby mali jasný záznam o tom, kto bol prítomný, keď boli prijaté hlasy.
Postupujte podľa programu, aby ste skontrolovali najprv položky, ako sú opravy a dodatky k zápisniciam predchádzajúcej schôdze, prijatie správy pokladníka alebo predloženie správ výboru, ktoré si nevyžadujú žiadne ďalšie kroky. Pri písomných správach, ako je aktualizácia od pokladníka, jednoducho pripojte správu k zápisu. Pre ústne správy stručne sumarizujte.
Zaznamenajte podstatu toho, aké opatrenie dosiahol, ale nie diskusia medzi členmi správnej rady. Keď sa podáva návrh, zaznamenajte, kto urobil a ktorý vyslal a výsledok hlasovania. Berte na vedomie iné kroky prijaté na schôdzi, ktoré nepodliehajú hlasovaniu, ako napríklad predseda predstavenstva, ktorý pridelí úlohy pre nadchádzajúcu združujúcu udalosť, členovia predstavenstva dobrovoľníckej pre členstvo v komisii a diskusie o budúcich aktivitách. Zápisnica by mala obsahovať stručné zhrnutie akejkoľvek inej diskusie.
Zhrňte otázky vznesené v rámci bodu programu "Nový obchod". Zatiaľ čo nový obchod by mohol byť čokoľvek, zápisnica by mala odzrkadľovať hlavne vyzdvihnutú tému, ktorá ju vzniesla, a akúkoľvek smernicu od prezidenta alebo správnej rady na riešenie problému alebo "pohľad do toho."
Ukončenie minút s dátumom, časom a miestom nasledujúcej schôdze. Správa zápisnice podľa pokynov predsedníčky alebo prezidenta rady, napríklad online alebo v určenom spisovom skrinke.
