Memorandum alebo poznámka je dokument používaný na komunikáciu v rámci organizácie. Tento typ dokumentu zvyčajne komunikuje s členmi organizácie problémy alebo oznámenia, presvedčuje ostatných, aby podnikli kroky alebo požiadali o spätnú väzbu. Poznámky sú nevyhnutne krátke a stručné a zodpovedajú špecifickému formátu. Takmer každé profesionálne pole používa poznámky na komunikáciu; učenie sa písať je často dôležité pre profesionálny úspech.
$config[code] not foundZaznamenajte celkovú myšlienku vašej poznámky a predpokladaného publika predtým, ako píšete aktuálny dokument. Úvahy o publiku sú veľmi dôležité pri písaní poznámok. Napríklad, ak sa problém týka iba malej skupiny ľudí, nevzťahujte sa na túto poznámku celej organizácii. Zvážte jazyk vhodný pre širokú verejnosť. Možno budete chcieť komunikovať správu inak ako nadriadeným.
Vyplňte sekciu hlavičky. Všetky poznámky by mali mať rovnaké časti. Najskôr sekcia "Do" obsahuje názov prijímačov. Napríklad "To: John Smith" alebo "To: Smith Staff" by pracoval v riadku "To:". Pod riadkom "Do:" vyplňte riadok "Od:" s vaším menom. Priamo pod riadkom "Od:" uveďte časť "Dátum:" s dátumom zápisu poznámky. Mesiace sú často skrátené; Február sa stane "Feb." Nakoniec, zahrňte riadok "Predmet:" s konkrétnym názvom, ktorý ukáže, čo je poznámka.
Napíšte svoju správu ďalej; zamerať sa len na stránku. Vaša prvá veta by mala jasne uvádzať účel a kontext tejto poznámky. Ďalej, ak je to vhodné, vysvetlite stručne informácie o udalosti, situácii alebo okolnostiach predmetu memoranda. Potom vysvetlite presne to, čo chcete alebo očakávate od tých, ktorí dostanú poznámku. Ak je vaša poznámka nevyhnutne dlhšia ako stránka, možno budete chcieť na koniec správy uviesť stručný súhrnný odsek na účely jasnosti.
Zatvorte s zdvorilým koncom. Nezabudnite poďakovať príjemcom za ich čas pri čítaní poznámok a pozvať diskusiu alebo pripomienky k obsahu samotnej poznámky.
Do uzávierky priložte riadok "Pripojený:", ak potrebujete priložiť ďalšie dokumenty k poznámke. Stručne uveďte názov príloh v tomto riadku, napríklad "Priložené: Obnoviť".
Prečítajte si poznámku, aby ste vynechali akékoľvek informácie, ktoré sú nadbytočné a zjednodušujú slovné vety. Cieľom tejto správy je stručnosť.
Skontrolujte poznámku ohľadom pravopisu a gramatiky. Poznámky sa zvyčajne považujú za odborné dokumenty. Neopatrné chyby a nepozornosť v gramatike by mohli odrážať zlého spisovateľa.
