Zamestnanci kancelárie poskytujú pomoc pracovníkom v kancelárii. Zachovávajú záznamy a systémy archivovania a často zodpovedajú za zadávanie údajov.Môžu udržiavať databázu zákazníkov alebo inventára a vytvárať korešpondenciu pre korešpondenciu a čítať a posielať správy správnemu oddeleniu. Celkovým cieľom každého správcu kancelárie je uľahčiť prácu nadriadeného.
Správa databáz
Od zamestnancov kancelárie administratívy sa zvyčajne neočakáva, že budujú databázu, ale budú musieť uviesť podrobnosti a budú môcť vo chvíľach upozorniť záznamy, ktoré spĺňajú určité kritériá. Tiež musia vypracovať správy založené na informáciách o databáze. Tieto správy sú zvyčajne odovzdávané vedúcim zamestnancom alebo prezentované na konferencii.
Príprava korešpondencie
Korešpondenciou môže byť individuálny list alebo informačný bulletin určený pre všetkých klientov. Pracovníci úradu musia pripraviť poznámky a oznámenia a poslať ich všetkým zamestnancom. Očakáva sa, že zamestnanci administratívy sa budú zaoberať e-mailovými otázkami a odpoveď odošle e-mail na príslušné oddelenie.
Video dňa
Prijaté vám Sapling priniesol vám SaplingSpráva plánov
Objednávanie rezervácií, plánovanie konferencií a informovanie zamestnancov o plánoch tradične znamenalo zapísanie všetkých schôdzok do centrálneho denníka a týždenné alebo denné aktualizácie personálu. Väčšina plánovania je teraz dokončená elektronicky pomocou programov na správu údajov, ako sú programy Outlook, iCal alebo Eudora. To umožňuje zamestnancovi administratívnej kancelárie aktualizovať a publikovať niekoľko kalendárov elektronicky. To umožňuje ostatným zamestnancom kontrolovať kalendáre súčasne a podľa potreby upravovať.
Odpovedzte na telefóny
Pracovníci úradu správy odpovedajú na telefóny a buď sa zaoberajú zákazníkmi alebo ich odovzdajú na oddelenie, ktoré je lepšie zodpovedné na ich otázky. Je tiež povinnosťou pracovníkov administratívnej kancelárie zaznamenávať podrobné správy spolu s kontaktnými informáciami volajúceho.
