Tímový asistent pomáha vykonávať pracovné zaťaženie vykonávaním administratívnych povinností, aby oslobodil členov kancelárskeho tímu pre ďalšie povinnosti. Okamžite vstúpia na pomoc s aktuálnymi projektmi, aby sa skúsenejší členovia mohli zamerať na spôsoby, ako zlepšiť projekt, riešiť problémy alebo riešiť požiadavky klientov. Dodatočná administratívna pomoc je nevyhnutná na splnenie termínov a dokončenie projektov včas. Asistenti pracujú pod priamym vedením vedúcich tímov.
$config[code] not foundAdministratívne povinnosti
Tímoví asistenti pomáhajú pri administratívnych úlohách, ktoré si vyžadujú malý dohľad. Plánujú schôdzky s klientmi a zabezpečujú, aby klienti prijímali dokumenty a pohľadávky včas. Usporadúvajú interné tímové stretnutia a pripravujú trasy, aby zabezpečili, že všetci zamestnanci budú na tej istej stránke. Medzi ďalšie zodpovednosti patrí: triedenie e-mailov podľa dôležitosti, upozornenie členov tímu na blížiace sa termíny, kopírovanie, spúšťanie, príprava dokumentov a organizovanie elektronických súborov. Rýchlosť, efektívne komunikačné schopnosti a pozornosť k detailu sú najvyššie požiadavky na prácu.
Údaje a výstupy
Pracovné tímy často potrebujú ďalšiu administratívnu podporu na pomoc pri vedení záznamov, správe údajov a výsledkoch projektov. Asistenti tímu si počas stretnutí berú poznámky a zostavujú tieto poznámky do projektových poznámok. Zhromažďujú a vkladajú údaje do elektronických súborov, aby členovia tímu mali záznamy na podporu svojich analýz a výsledkov projektov. Asistenti pripravujú výsledky projektu pridaním čísla strán, atraktívnych obalov, zoznamov termínov a obsahu písomných správ. Počítačové zručnosti, zručnosti pri vstupe údajov a silné korektúry pomáhajú žiadateľom vystupovať ako kvalifikovaní uchádzači o zamestnanie.
Stravovanie a cestovné úpravy
Asistenti projektu koordinujú pracovné obedy a večere s členmi tímu. Objednajú a vyzdvihujú stravu pre zamestnancov, ktorí pracujú dlhé hodiny na dodržanie termínov. Robia cestovné opatrenia vrátane letov, ubytovanie a prenájom automobilov. Vyšetrovaním konferenčných trás a informovaním členov tímu o podrobnostiach seminára uvoľní viac času pre skúsených členov, aby sa sústredili na rozsiahle a časovo náročné projekty.
Finančné povinnosti
Zabezpečenie, že tím zostane v rámci svojho rozpočtu, je dôležitou zodpovednosťou za prácu. Asistenti tímu sledujú výdavky na projekt a nákupné doklady a zaznamenávajú tieto čísla do účtovných softvérových programov a tabuliek. Nevykonávajú rozhodnutia výkonného nákupu, ale upozorňujú vedúcich tímov, keď rozpočty vyzerajú, akoby mohli ísť červenou farbou. Asistenti objednávajú zásoby a výrobky, keď sa zásoby znižujú. Rozpočtovanie a základné znalosti účtovníkov pomáhajú projektovým asistentom zachovať navrhované finančné ciele.
