E-mail môže byť dôležitý, ale ak nekomunikujete správnym spôsobom, môžete skutočne poškodiť vašu firmu.
Existujú niektoré obchodné e-mailové pravidlá a pokyny, ktoré môžete dodržiavať, aby ste sa uistili, že e-mailová komunikácia je pevná. Tu je 50 tipov.
Tipy pre etikety obchodných e-mailov
Mať profesionálnu e-mailovú adresu
Skôr ako začnete e-mailom, musíte sa uistiť, že vaša skutočná e-mailová adresa je vhodná. V ideálnom prípade budete mať oficiálnu e-mailovú adresu, ktorá končí adresou vašej spoločnosti. Ale ak používate osobné Gmail účet alebo niečo podobné, len sa uistite, že budete mať jednoduché s vaším menom alebo iniciály, namiesto toho, aby sa snažil dostať roztomilé alebo vtipné.
$config[code] not foundZahrňte priamy predmet
V každom e-maile by ste mali zahrnúť riadok predmetu, ktorý presne odráža obsah e-mailu. Len niekoľko zhrnutí slov dáva príjemcovi predstavu o tom, čo môžete očakávať pred tým, ako skutočne prečítate vašu správu.
Používajte len "Odpovedať všetkým", ak je to potrebné
Keď dostanete e-maily, ktoré zahŕňajú všetkých vo vašej organizácii alebo dokonca niekoľko ľudí, môžete byť v pokušení zahrnúť všetkých do odpovede. To však môže viesť k veľkému zbytočnému času pre ľudí, ak správa nie je pre nich relevantná. Takže buďte opatrní a odpovedajte len na všetky, keď je to absolútne nevyhnutné.
skorigovať
Nechcete si čas venovať vynikajúcu e-mailovú správu, len aby ste ju naplnili pravopisnými a gramatickými chybami. Takže chvíľku trvať na korektúru a kontrolu pravopisu pred odoslaním, aby ste mohli chytiť prípadné chyby.
Opätovne prečítať tón
Ale mali by ste tiež skutočne prečítať svoju správu s myšlienkou o tom, ako ju váš príjemca prečíta. Niekedy môže dôjsť k strate tónu v e-maile. Len sa uistite, že číta, ako máte v úmysle.
Uvedomte si svoje správanie
A samozrejme, mali by ste zahrnúť jemnosti, ako je to prosím, a ďakujem vám v každej správe.
Zachovať to viac formálne pre klientov / nadriadených
Existuje veľa rôznych úrovní formality, pokiaľ ide o e-mail. Uistite sa preto, že považujete váš vzťah s každou osobou skôr, ako sa dostanete príliš pohodlne. "Hej chalani" môže byť vhodným pozdravom pre vašich priateľov. Ale keď sa zaoberáte klientmi, pravdepodobne budete chcieť udržať to trochu profesionálnejšie.
Použite formality pre nové kontakty
Podobne je to dobrý nápad udržiavať veci celkom formálne s ľuďmi, s ktorými po prvýkrát posielate e-maily, kým ich neznoznámte dosť dobre, aby ste ich zmenili.
Použite prijateľné pozdrav
Konkrétnejšie, budete chcieť zvážiť pozdravy, ktoré používate pre každú osobu. Všeobecne by ste mali držať "Hej …" ľuďom, ktorých poznáte celkom dobre. "Dobrý deň" a úplné mená sú vhodnejšie pre klientov alebo prvé kontakty.
Pridržte sa na bod
V skutočnom tele e-mailu budete chcieť zostať čo najkratší. Nenechajte príjemcu prečítať román, aby ste zistili, aký je váš hlavný bod.
$config[code] not foundZlomiť dlhé správy
Ak máte viacero bodov, rozdeľte text s rôznymi odsekmi alebo dokonca číslami, aby ste ich ľahšie čítali.
Byť jasný s výzvou k akcii
Mali by ste tiež zvážiť, čo má príjemca urobiť s vašou správou. Ak ich hľadáte, aby odpovedali na konkrétnu informáciu, povedzte im to na konci e-mailu.
Používajte starostlivosť s akronymami a žargónmi
Ak ste vo svojich e-mailoch zahrnuli akronymy alebo špecifický žargón v odvetví, zvážte vedomosti príjemcu. Ak máte napríklad vzťah s klientmi v rôznych odvetviach, možno budete chcieť zahrnúť trochu viac informácií, než by ste s vašimi spolupracovníkmi.
Zvážte Vaše zatvorenie
Potom na konci každého e-mailu, budete chcieť vybrať vhodné záverečné vyhlásenie. Použite niečo ako "vďaka" alebo "najlepšiemu" pre obchodné e-maily.
Zahrňte blok podpisov
Môžete tiež zahrnúť podpisový blok, ktorý obsahuje niektoré ďalšie informácie v spodnej časti e-mailov. Uveďte svoje meno a niektoré kontaktné informácie.
Upozornenie na akékoľvek prílohy
Ak pripojíte akékoľvek dokumenty k e-mailu, nechajte príjemcu vedieť, čo to je, takže ho nemusíte otvárať len preto, aby ste to zistili.
Nezabudnite pripevniť
Je tiež pomerne bežné, že ľudia hovoria, že niečo pripájajú a potom zabúdajú, že to vlastne robia. Takže skontrolovať pred odoslaním.
Skontrolujte veľkosť súboru
Pri pripájaní veľkých súborov však buďte opatrní. Urobte to len vtedy, keď to absolútne nevyhnutné. Alebo môžete vyskúšať zmenu veľkosti fotografií alebo rozdeliť súbor na menšie kúsky, aby ste boli zvládnuteľní.
Zip veľké súbory
Keď je potrebné priložiť veľké súbory, vložte ich do súboru.zip a uľahčite príjemcovi.
Opýtajte sa na tieto prílohy ako prvé
Je tiež dobré, ak sa chcete opýtať svojho príjemcu, ak je v poriadku poslať veľký súbor vopred. A potom zistite, kedy by bol najlepší čas na odoslanie takéhoto súboru.
Spýtajte sa na typy súborov
Okrem toho skontrolujte a uvidíte, ku ktorým programom majú príjemcovia prístup, aby ste si boli istí, že budú môcť otvoriť odoslané prílohy.
Posielať súbory PDF, ak je to možné
Súbory PDF sa však dajú jednoducho zobraziť na ľubovoľnom type zariadenia. Ak je to možné, posielajte súbory PDF namiesto súborov, ktoré vyžadujú špecifický program.
Neotvárajte prílohy od ľudí, ktorých neviete
Na druhej strane tejto rovnice, keď dostanete prílohu v e-mailovej správe, ktorú ste neočakávali, buďte opatrní pri jej otvorení. Ak si niečo nie ste istí, požiadajte odosielateľa o prílohu pred jej otvorením.
Nezdieľajte dôverné informácie
Vzhľadom na to, že e-maily sú také jednoduché na posielanie a zdieľanie, alebo na neúmyselné odoslanie nesprávnej osobe, nie je to správny formát na zdieľanie citlivých alebo dôverných informácií.
Použite opatrnosť s humorom
Môžete tiež byť v pokušení pridať trochu zábavy alebo humor, aby vaše e-maily. Keďže však môže byť ťažké dešifrovať tóny e-mailov, jednoducho sa uistite, že je to veľmi jasné, alebo aby ste vtiahli vtipy ľuďom, ktorým skutočne vyhovujete.
Zostaňte mimo hlúpych písma
E-mail tiež nie je to správne miesto pre vás k tvorivosti s prvkami dizajnu. Stick s písma, ktoré sú klasické a ľahko čitateľné.
Stick s čiernym a bielym
Podobne zostaňte ďaleko od jedinečných farieb písma a vzorov pozadia. Klasická čierna a biela je najjednoduchšia na čítanie.
Obmedzenie používania výkričných bodov
Výkričníky vám môžu pomôcť vyjadriť pocit vzrušenia alebo dôrazu. Ale nepoužívajte ich nadmerne, alebo vaša správa nebude zrejme profesionálna.
Použite opatrnosť pri všetkých čiapkach
Všetky čiapky môžu tiež pridať určitý dôraz. Môže sa však stretnúť aj s krikom. Takže ak to nie je skutočne potrebné, zvážte používanie kurzívou alebo niečo.
Používajte iba emotikony s určitými ľuďmi
Pokiaľ ide o smajlíky a emotikony, nechajte ich na rozhovoroch s priateľmi a blízkymi spolupracovníkmi, o ktorých viete, že ich nesprávne nesprávne interpretujete alebo nepovažujete za neprofesionálne.
Zvážte rôzne kultúry a jazyky
Môžete tiež niekedy zodpovedať ľuďom z rôznych kultúr alebo zázemí. Nezabudnite preto, že pri spracovávaní vašich odpovedí, aby ste nikomu nepoškodili ani nezmätili.
Krok späť pred odoslaním emócií
Ak sa niekedy ocitnete v situácii, keď musíte poslať rozhnevaný alebo inak emotívny e-mail, vyplňte svoju správu a potom chvíľu ustúpte, aby ste vyčistili hlavu. Potom správu znova prečítajte, aby ste sa uistili, že je to vlastne to, čo chcete povedať.
Odpoveď na náhodné správy
V situáciách, keď dostanete e-mail, ktorý nebol určený pre vás, odpovedajte odosielateľovi, aby ste im to rýchlo oznámili.
Potvrďte príjem pre správy, ktoré nemôžete dostať hneď
A ak dostanete e-mail, ktorý bol určený pre vás, ale nie je niečo, na čo môžete okamžite reagovať, nechajte odosielateľa vedieť, že ste ho dostali a kedy sa k nemu dostanete.
Začať nový reťazec e-mailov pre nové subjekty
Pri odosielaní e-mailu niekomu, s kým často odpovedáte, môže byť lákavé udržiavať len jeden reťaz nepretržite. To však pre vás môže sťažiť, aby vaše rozhovory boli organizované. Začnite teda nový reťazec pre každý nový predmet.
Iba dopredu správy, ak je to potrebné
Presmerovanie môže byť užitočnou funkciou pre používateľov e-mailu. Ale môže byť tiež nadmerne použitý. Takže predtým, ako odošlete nejaké správy, stačí sa uistiť, že sú skutočne potrebné, aby ste bombardovali ľudí s e-mailmi.
Pri prepájaní pridajte osobnú správu
Keď si myslíte, že je potrebné posielať e-maily, pridajte do hornej časti osobnú správu, aby ste vysvetlili, namiesto toho, aby ste len zasiahli dopredu a aby si príjemca prečítal celý e-mail bez kontextu.
Skontrolujte obsah pred odoslaním
A ak preposielate novinku alebo akýkoľvek druh informácií, pre ktoré nemôžete osobne zaručiť, vykonajte nejaký rýchly prieskum na overenie presnosti, aby ste neskončili plytvaním nikomu časom s informáciami, ktoré nie sú správne.
Nechcem pridať ľudí do e - mailových zoznamov, na ktoré sa nezaregistrovali
Ak máte skupinové e-mailové reťazce alebo zoznamy, na ktoré pravidelne posielate e-maily, len pridajte ľudí do zoznamu, ak vám to udelili.
Úprimne žiadať o odobratie zoznamov, pre ktoré ste sa nezaregistrovali
A ak ste niekedy pridali do zoznamu, pre ktorý ste sa nezaregistrovali, nebojte sa kontaktovať odosielateľa a zdvorilo požiadajte, aby ste ho vzali.
Dajte ľuďom dostatok času na odpoveď pred odoslaním upozornení
Ak ste poslali e-mail a nedostali ste odpoveď, možno budete chcieť odoslať rýchlu pripomienku. Jednoducho sa uistite, že ste dali osobe deň alebo dva, aby ste mohli odpovedať, v závislosti od toho, ako dlho to bežne trvá.
Skontrolujte priečinok nevyžiadanej pošty
Je tiež dobré skontrolovať svoju zložku nevyžiadanej pošty alebo nevyžiadanej pošty pred odoslaním pripomenutia e-mailom ľuďom - len v prípade, že ju už poslali.
Používajte správy prichádzajúce počas dovolenky
Keď pôjdete na dovolenku alebo mimo kanceláriu viac ako jeden deň alebo dva, nastavte automatickú odpoveď alebo odpoveď, aby ľudia dostali rýchlu odpoveď, keď vás pošlú.
Nechajte ľudí vedieť, kedy budete odpovedať
V tejto správe uveďte dátum, kedy sa vrátite späť do kancelárie a keď očakávate, že budete môcť vrátiť e-maily, takže budú vedieť, kedy očakávajú odpoveď.
Dajte im ďalší kontakt pre naliehavé záležitosti
A práve v prípade, že akékoľvek otázky sú mimoriadne naliehavé, zahrňte do svojho podniku ďalší kontakt, s ktorým sa môžu dostať do kontaktu.
Pridať poslednú e-mailovú adresu
Ak vytvárate úplne nový e-mail, začnite s predmetom a obsahom ešte pred pridaním e-mailovej adresy príjemcu. Zabránite tomu, aby ste ho neúmyselne odoslali príliš skoro.
Dvojitá kontrola príjemcu
Taktiež sa chcete uistiť, že ho posielate správnej osobe. Takže vždy skontrolovať, že pred odoslaním.
Triple-kontrola názvu pravopisu
A vráťte sa a znova skontrolujte, či ste správne napísali meno osoby vo svojom e-maile. V tomto prípade nemôžete byť príliš opatrní.
Uistite sa, že sa vaše meno zobrazuje správne
Mali by ste sa tiež uistiť, že vaše vlastné meno sa správne zobrazuje vo vašom podpisu a v poli odosielateľa.
Odstrániť rýchlo, ak je to potrebné
Niektoré e-mailové klienti, ako je služba Gmail, majú funkciu, ktorá vám umožní odstrániť odoslané e-maily, ak tak urobíte hneď. Ak ste zabudli dvakrát skontrolovať niečo, odstráňte e-mail rýchlo skôr, než sa skutočne dostane k príjemcovi.
Poslať e - mailom fotografiu pomocou programu Shutterstock
Viac v: Populárne články 9 Komentáre ▼
