Udržanie minút počas vašich bezpečnostných stretnutí je veľmi dôležité. Okrem toho, že vám pomôže sledovať históriu vašej spoločnosti, zápisnica môže byť použitá aj na súde, ak sa proti vašej spoločnosti vyskytne súdny spor. Tu sú kroky na vytvorenie minút.
Rozhodnite sa, či budete nahrávať váš hrubý koncept minút s perom a papierom alebo na vašom notebooku. Nakoniec bude dobré mať minimálne dve kópie minút, ak jedna kópia chýba alebo je omylom vymazaná.
$config[code] not foundZaznamenajte dátum, miesto a prítomných členov každého stretnutia.
Priložte kópiu programu na zápis. Ak nemáte kópiu programu, napíšte plánovanú agendu schôdze.
Berte na vedomie všetky hlasy, obavy o bezpečnosť, námietky a budúce plány. Ak máte akékoľvek otázky o tom, čo ešte chcete zahrnúť alebo čo je dobré ignorovať, požiadajte svojho nadriadeného.
Prepisujte a upravte svoje poznámky po stretnutí a čisto zadajte alebo vytlačte čistú kópiu minút pre vaše záznamy.
Uložte svoje minúty na bezpečné centrálne miesto. Je dobré uložiť si originálne poznámky, ako aj kópie konečného návrhu zápisnice. Uistite sa, že máte zálohy všetkých digitálnych kópií minút.
