Tímy Microsoft sú komunikačným nástrojom v rámci Office 365, ktorý dáva malým podnikom jednoduchý spôsob komunikácie a spolupráce so zamestnancami. Pre tých, ktorí nepoužívali tímy Microsoft, môže vám pomôcť získať niektoré cenné tipy a poznatky od odborníkov, aby ste čo najviac využili.
Tipy pre tímy Microsoft
Simona Millham je Microsoft Certified Trainer a tréner pre IT vzdelávacie platformy CBT Nuggets. Zdieľala niekoľko cenných tipov, ako čo najlepšie využiť tímy Microsoft pre malé podniky v e-mailovom rozhovore s trendmi v oblasti malých podnikov.
$config[code] not foundMinimalizujte komunikáciu prostredníctvom e-mailu
Jedným z najväčších prínosov tímov spoločnosti Microsoft je to, že umožňuje podnikom udržiavať všetku svoju komunikáciu organizovanú na jednom mieste, a nie spoliehať sa na dlhé e-mailové reťazce, ktoré sa v náhodnom poradí môžu ľahko stratiť. Takže ak chcete maximálne využiť tímy spoločnosti Microsoft, použite namiesto toho, okrem e-mailu pre vnútornú komunikáciu.
Millham hovorí: "Ak niekto pošle e-mail tímu, ktorý sa pýta na relatívne triviálnu otázku a všetci odpovedia, generuje strašne veľa e-mailov. Rozhovory sú v centre tímov, takže je ľahké vidieť vlákna na prvý pohľad a rýchlo reagovať, ak je to relevantné. "
Zdieľať konverzácie s novými členmi tímu
Tímy spoločnosti Microsoft môžu tiež uľahčiť nasadenie nových zamestnancov. Keď urobíte nový nájom alebo pridáte existujúceho člena tímu do nového projektu, môžete s ním zdieľať konverzácie z tejto podprocesu alebo projektu, aby ste ich mohli jednoducho dobehnúť, namiesto toho, aby ich posielali početné e-maily alebo im poskytovali ťažkopádne dokumenty.
Stick s niekoľkými skupinami
Tímy Microsoft vám umožňujú určiť rôzne skupiny vo vašej organizácii, aby ste mohli viesť rozhovory s príslušnými členmi tímu. Ale nepúšťajte cez palubu vytváranie skupín pre každú možnú kombináciu zamestnancov hneď. Zvážte, kto spoločne pracuje na projektoch najčastejšie a vytvorte len tie skupiny, ktoré dávajú zmysel, aby nezahŕňali všetkých s množstvom možností. Neskôr môžete kedykoľvek pridať ďalšie.
Máte cieľ pre každú skupinu
Ak sa snažíte určiť, ktoré skupiny začať, zvážte, čo chcete dosiahnuť pre každú skupinu. Napríklad, možno budete chcieť skupinu len pre manažment najvyššej úrovne, na ktorý by ste sa obrátili, keď urobíte veľké strategické rozhodnutia. Ale môžete tiež chcieť skupiny len pre špecifické účely, ako je IT podpora a marketing sociálnych médií.
Pridať skupiny ako chcete
Odtiaľ môžete kedykoľvek pridávať skupiny, pretože na ne volajú konkrétne projekty. Povedz, že máte špeciálny projekt klienta, ktorý zahŕňa ľudí z niekoľkých oddelení, ktoré normálne nespolupracujú. Vytvorte skupinu, ktorá je práve pre danú inštanciu, aby títo pracovníci nemuseli komunikovať vo všeobecnejšom vlákne.
Nastavte zvuková konferencia
Spoločnosti Microsoft ponúka aj funkciu audio konferencie, aby ste mohli hostiť hlasové stretnutia v rámci určitých skupín alebo len s jedným alebo dvoma členmi tímu. Môže to byť obzvlášť užitočná funkcia, najmä ak máte niektorých členov tímu, ktorí pracujú na diaľku. Môžete ju použiť aj na komunikáciu s externými klientmi prostredníctvom novej funkcie prístupu pre hostí.
Vytvorte komunikačnú stratégiu
Spoločnosti Microsoft Teams samozrejme nie sú jedinými produktmi spoločnosti Microsoft, ktoré ponúkajú komunikačné funkcie, ako sú rozhovory s rozhovormi a zvukové hovory. Ale Millham varuje, aby sa nedostali do úvahy pri používaní všetkých dostupných možností. Namiesto toho vytvorte konkrétny plán, ktorý načrtáva, v ktorých situáciách budete používať tímy Microsoft na komunikáciu versus iné platformy.
Millham vysvetľuje: "Myslím, že jednou z najväčších výziev je pomáhať podnikovým používateľom pochopiť, ktorý nástroj Microsoft Office 365 používať WHEN. Existuje prekrývanie medzi funkčnosťou tímov, Yammer a Skype for Business, ktoré sú pre používateľov skutočne nejasné a pravdepodobne budú len jednoduché späť na e-mail bez nejakých usmernení. Takže moje odporúčanie je, že podnikanie trvá určitý čas, aby premýšľalo, ktoré nástroje budú vyhovovať rôznym častiam svojej organizácie najlepšie - a spustiť niektorých pilotov s rôznymi skupinami používateľov - a potom poskytnúť poradenstvo a uvedomenie si koncových užívateľov. "
Testovacie komunikačné stratégie
Ako uviedol Millham, môže byť prospešné skutočne otestovať rôzne komunikačné stratégie v rámci vašej organizácie, aby ste zistili, čo najlepšie funguje pre váš konkrétny tím. Môžete napríklad zistiť, že je vhodné používať službu Skype pre klientskych hovorov, ak väčšina vašich klientov už má ID Skype a nechcete sa zaregistrovať na prístup hostí s tímami spoločnosti Microsoft. Ale vďaka jednoduchosti by ste sa mohli rozhodnúť pre všetky interné hovory v rámci tímov. Staňte sa otvorenými vstupmi zamestnancov, aby ste mohli svoj plán optimalizovať podľa svojich potrieb.
Zostaňte v aktuálnom stave s novými funkciami
Tímy spoločnosti Microsoft sa neustále menia a pridávajú nové funkcie, ktoré môžu mať prospech vášmu tímu alebo zmeniť spôsob používania platformy. Napríklad, Microsoft je v súčasnosti v procese integrácie funkcií Skype for Business do tímov. Spoločnosť Millham odporúča preskúmať dokumentáciu Microsoft Teams a praktické usmernenie pre ďalšie informácie a aktualizácie o akýchkoľvek zmenách alebo nových funkciách.
Trénujte svojich zamestnancov
Je tiež dôležité zabezpečiť, aby vaši zamestnanci pochopili, ako čo najviac využiť tímy spoločnosti Microsoft. A na tento účel je k dispozícii dostatok zdrojov. CBT Nuggets ponúka jednu možnosť školenia pre tímy Microsoft.
Millham hovorí: "Pre majiteľov malých podnikov obsahuje prehľad o zdrojoch, ktoré je potrebné zvážiť pri rozmiestňovaní tímov a podporovaní osvojenia si užívateľov. V prípade zamestnancov sa vzťahuje na používanie kanálov, rozhovorov, stretnutí, zdieľanie súborov, wiki a ďalšie. "
Obrázok: Microsoft
1
