Podvody s úhradou nákladov môžu byť pre malé podniky veľmi nákladné. Nedávna štúdia spoločnosti Chrome River Technologies uvádza, že existuje potenciál, aby americká spoločnosť strávila ročne až 1,9 miliardy dolárov ročne.
To je približne 35 000 dolárov za podnikanie. Trendy v oblasti malých podnikov prehovorili s Anne Becknell, senior viceprezidentom úspechu zákazníkov v spoločnosti Chrome River Technologies o tom, čo malý podnik potrebuje vedieť.
$config[code] not foundPodobne ako to naznačuje názov, podvodom na úhradu výdavkov je trestný čin, ku ktorému dochádza vtedy, keď zamestnanec podá žiadosť o zaplatenie za nepravdivé obchodné náklady.
Ako sa vyhnúť podvodom pri refundácii výdavkov
Používajte aktualizovanú technológiu
Správa a kontrola výkazov výdavkov vyžaduje, aby boli moderné technológie účinné. Použitie manuálnych výkazov výdavkov bolo problémom číslo jedna z prieskumu.
"Je úžasné, koľko malých a stredných firiem stále používa metódy sviečok a pasteliek," hovorí Becknell. "Robia to stále v papierovej podobe alebo v excel tabuľkách a posielajú ich e-mailom okolo firmy."
Problémom s týmito zastaranými systémami je neschopnosť sledovať a sledovať trendy, ktoré by mali vypnúť alarmy. Technológia obsahujúca nástroje ako automatizovaná analýza vám pomôže nájsť hotspoty ako ten istý doklad, ktorý bol odoslaný niekoľkokrát.
Becknell hovorí, že automatizácia znižuje náklady na úhradu nákladov na polovicu.
Rozumieť mužom Cheat Viac
Podvody na úhradu nákladov nie sú jednou z oblastí, kde existuje rovnosť medzi pohlaviami. V správe sa v skutočnosti uvádza, že muži boli viac ako dvakrát viac pravdepodobné, že by spáchali trestný čin, ako ich ženské náprotivky. Nielenže to bolo viac ako štyrikrát vyššia pravdepodobnosť, že do svojich výdavkov pripočíta aspoň 1000 dolárov.
Vedieť, že mladší zamestnanci viacej spáchali tieto trestné činy
V skutočnosti takmer 83% podvodov na úhradu výdavkov spáchali zamestnanci od 25 do 44 rokov.
Implementovať formálnu písomnú politiku
Nielen, že písomná politika je dôležitá, malý podnik by mal mať postup, ktorý by mohol prejsť tým, že riadiaci zamestnanci spracovali to, čo potrebujú vedieť. Becknell navrhuje, aby zamestnanci podpísali dokument, ktorý im pomôže prevziať zodpovednosť za politiku.
"Keď podpíšu niečo, existuje emocionálna pripútanosť," hovorí.
Začlenenie pravidiel na vysokej úrovni
Politika nemusí byť príliš podrobná, ale musí stanoviť hranice výdavkov. Napríklad, hoci nie je potrebné presne určiť sumu, ktorú môžete minúť na jazdu v kabíne, mala by vašim zamestnancom povedať, či je obchodná alebo autokarová trieda prijateľná.
Jednoduchosť by mala byť jednou z referenčných kritérií, ktoré používate tu.
Nekomplikujte proces
Účtovníci často vidia príležitosť hlboko vkladať do výdavkov spoločnosti, keď automatizujú proces. Výsledkom je správa o výdavkoch, ktorá je komplikovaná a má tendenciu získať gumovú stopu bez riadneho preskúmania.
Preto je dôležité pozrieť sa, koľkokrát a prečo výkazy výdavkov prechádzajú z osoby na osobu. Malé podniky by sa mali usilovať o zefektívnenie tejto časti procesu.
Venujte pozornosť osobným výdavkom
Jeden z najväčších výdavkov podvodu nároky nahrádza osobné náklady na obchodné. Jedným z darčekov tu sú nároky na víkendové jedlá, keď zamestnanec nemá naplánované cestovanie.
Dajte si pozor na extravagantné výdavky
Viac ako tretina tých, ktorí prizneli, že podvádzali technológiu Chrome River Technology, hlásili, že pridávajú sumy v rozpätí od 100 do 499 USD. Sumy, ktoré vyzerajú zmenené, sú červené vlajky, ktoré by ste mali hľadať. Napríklad doklad, ktorý vyzerá, že používa dva rôzne typy atramentu, je zvyčajne mŕtvy.
Schváľte schválených
"Budete chcieť schváliť tieto potvrdenia zmysluplné a vyškoliť schvaľujúcich," hovorí Becknell. Dodáva, že je dôležité, že rozumejú tomu, čo hľadajú, a že sú zodpovední za chybné podvody.
Používajte firemné kreditné karty ako aktívny krok
Kdekoľvek je to možné, používanie firemných kreditných kariet odrádza podvodné nároky. Jedná sa o vynikajúci spôsob, ako zablokovať dôležité informácie, ako je dátum a výška akejkoľvek transakcie.
Foto pomocou aplikácie Shutterstock
