Ako napísať firemné zápisy

Firemné zápisy slúžia ako oficiálny dokument stretnutia spoločnosti. Správne vedené zápisnice poskytujú objektívne zhrnutie konaní správnej rady a výboru, pričom slúžia ako dôkaz o dodržiavaní regulačných a fiduciárnych povinností.

Vyplňte základné údaje

Zaznamenajte základné skutočnosti v prvom odseku, Všimnite si, kedy a kde sa stretnutie konalo a ako dlho trvalo, ako aj prítomnosť alebo absencia kvóra. Identifikujte všetkých účastníkov, počnúc členmi predstavenstva a riaditeľmi. Uveďte, či chýbajú. Označte mená členov personálu alebo hostí na samostatnom riadku. Uveďte, či bola udalosť pravidelnou alebo mimoriadnou schôdzou.

$config[code] not found

Identifikujte kľúčové akcie

Započítajte jeden odsek za každý návrh, počnúc schválením minút z posledného stretnutia. Identifikujte, kto urobil návrh a výsledok, ale nebojte sa pomenovať tých, ktorí tento návrh vyslali. Ak ide o hlasovanie, uveďte meno každého človeka. Uistite sa, že zaznamenáte pohyby slovom.

Tip

Ak si nie ste istí, kto urobil pohyb, nebojte sa opýtať. Ak však nerozumiete konkrétnemu bodu, zvýraznite ho na svojom steno padle - alebo hrubé poznámky na vašom prenosnom počítači - aby ste sa ho mohli neskôr obrátiť na predsedu.

Zhrňte základné body

Zakončiť dlhé diskusie, Ako členovia správnej rady rozhodujú o probléme, sú dôležitejšie ako metódy, ktoré sa používajú na dosiahnutie konsenzu. Ak regulačné alebo fiduciárne povinnosti vyžadujú, aby ste zaznamenali určité informácie, zaznamenali ste iba faktory, ktoré ovplyvnili konkrétne hlasovanie, napríklad diskusiu o výhodách a nevýhodách návrhu.

Tip

Použite kľúčové slová, kdekoľvek je to možné, aby ste mohli pomôcť pri zaznamenávaní poznámok. Napíšte kľúčové slová na ľavej strane podložky steno, ak ju používate. Vytvárajte poznámky o každom kľúčovom slove na pravej strane.

Zaznamenajte nesúhlasy a zdržali sa

Identifikujte udalosti, ako sú napríklad nesúhlasy alebo zdržania sa hlasovania ak členovia správnej rady alebo riaditelia chcú tieto názory zaznamenané v zázname alebo procesné pravidlá vyžadujú. Napríklad člen nemusí byť schopný hlasovať o probléme kvôli skutočným alebo vnímaným konfliktom záujmov. V takom prípade napíšeme: "Člen predstavenstva X bol vylúčený z diskusie alebo hlasovania o návrhu Y."

Tip

Vyhýbajte sa podrobným informáciám o výkonných zasadnutiach, ak ich správna rada volá. Jednoducho si všimnite účastníkov, ako aj dátum, čas, miesto a trvanie.

Skontrolujte svoju prácu

Opravte si a opravte svoj koncept minút, najlepšie po stretnutí a potom ich predložiť predsedovi na preskúmanie. Nepodporujte dôležité úpravy, pretože by to mohlo ohroziť presnosť vašej práce. Prihláste a uveďte svoje minúty po tom, čo ich rada schváli. Priložte ich k všetkým originálnym podpísaným kópiám správ výboru, korešpondenciu a písomné správy. Zadajte oficiálnu kópiu do knihy minút organizácie.