Hlavným cieľom správcu kancelárie je zabezpečiť, aby administratívna funkcia spoločnosti podporovala ciele organizácie, či ide o neziskovú alebo ziskovú spoločnosť. Vašou úlohou ako kancelársky manažér je dohľad nad kancelárskymi činnosťami, navrhovanie a implementácia firemných zásad, príprava miezd, udržiavanie firemných a klientských záznamov a riadenie zamestnancov. Môžete tiež očakávať, že zorganizujete elektronické systémy a systémy archivovania papierov, dohliadate na zásoby a pomôžete udržiavať ročné rozpočty. Manažéri kancelárie hlásia vrcholovému manažmentu a informujú ich o potrebách a obavách kancelárie.
$config[code] not foundKomunikácia zamestnancov
Jedným z vašich primárnych cieľov je zabezpečiť, aby administratívni a administratívni pracovníci dodržiavali svoje pracovné povinnosti. Je vašou úlohou dohliadať na denné administratívne úlohy, ako je vedenie záznamov, archivácia, finančné transakcie, inventár a korešpondencia s klientmi. Musíte komunikovať so zamestnancami vo všetkých oddeleniach, aby ste sa uistili, že všetci sú na tej istej stránke, týkajúcu sa cieľov, politík a rozpočtov spoločnosti. Tiež budete informovať zamestnancov o oznámeniach spoločnosti, zmenách pravidiel, schôdzach zamestnancov, revidovaných bezpečnostných opatreniach a nadchádzajúcej údržbe alebo opravách kancelárie.
Office Operations
Ste tiež zodpovední za to, aby kancelárske práce fungovali bez problémov. Pozdravte návštevníkov a nasmerujte ich na príslušné kancelárie alebo zasadacie miestnosti, aby ste predišli preťaženým pracovným priestorom. Komunikujte s prenajímateľmi, podnikmi verejnej správy, telefónnymi službami a poskytovateľmi internetu, aby ste sa uistili, že všetky informačné systémy fungujú správne. Musíte spravovať zásoby, aby ste zabezpečili, že kancelárske potreby sú k dispozícii zamestnancom. Môžete skúmať kancelárske zariadenia a vykonávať údržbu na kancelárskych počítačoch tak, aby fungovali efektívne. Hlavným cieľom je riešenie problémov s administratívou, takže zamestnanci môžu okamžite vykonať svoju prácu.
Video dňa
Prijaté vám Sapling priniesol vám SaplingSpráva peňazí
Ako správca kancelárie je vašim hlavným cieľom vyniknúť pri riadení peňazí, aby sa zabezpečilo, že spoločnosť zostane v rámci svojich rozpočtových obmedzení. Musíte sa poradiť s vedúcimi oddelení, aby ste sa uistili, že sú splnené rozpočtové návrhy. Môžete vytvoriť finančné pracovné listy, ktoré predstavujú očakávané náklady na dodávky, zmluvy a vybavenie pre každé oddelenie. Pripravte si ročné finančné rozpočty, ktoré sú potrebné na pokrytie administratívnych nákladov a iných prevádzkových nákladov, takže vrcholový manažment môže robiť dôveryhodné finančné rozhodnutia.
Údržba zariadenia
Budete taktiež očakávať, že budete pozorne sledovať zariadenia, aby ste sa uistili, že sú bezpečné, bezpečné, čisté a dobre udržiavané. Musíte zabezpečiť, aby kancelária mala schválené mestské plány na evakuáciu požiaru, dostatočné hasiace prístroje a súpravy prvej pomoci. Je vašou zodpovednosťou zaistiť zamestnancom, že v kancelárskych priestoroch nie sú žiadne zdravotné riziká, problémy týkajúce sa životného prostredia alebo bezpečnostné problémy. Musíte tiež naplánovať opravy nefunkčných zariadení vrátane mechanických a elektrických systémov a počítačov a zamestnať profesionálne čistiace prostriedky na sanáciu pracovných priestorov. Plány na evakuáciu pošty, štátom vystavené dokumenty pracoviska a firemné pravidlá na viditeľných miestach v kancelárii, takže zamestnanci sú informovaní o núdzových postupoch a dôležitých predpisoch.
