V každej kancelárii existujú úlohy, ktoré je potrebné dokončiť, aby sa podnik udržal vpred. Tieto úlohy, ktoré spadajú pod administratívnu prácu, sú vo všeobecnosti pomerne jednoduché a ľahko zvládnuteľné a sú zvyčajne pridelené pracovníkom vstupnej úrovne. Napriek skutočnosti, že administratívne úlohy, ako je písanie a podanie, sú relatívne základné, časom trvajú - a v mnohých prípadoch sa vedúci pracovníci a zamestnanci strednej úrovne sústredia na iné priority a nemôžu držať krok so všetkým, čo je potrebné urobiť. Z tohto dôvodu mnoho firiem najme pracovníkov administratívnej podpory, ktorí sú osobitne poverení riešením týchto úloh.
$config[code] not foundSpoločné administratívne aktivity
Titul administratívneho podporného pracovníka sa vzťahuje na jednotlivcov, ktorí podporujú alebo pomáhajú spolupracovníkom so širokým rozsahom úloh. Niektoré z najbežnejších úloh, ktoré spadajú do tejto kategórie, zahŕňajú písanie dokumentov, podanie, telefonovanie, správu poštových zásielok, zadávanie údajov, kopírovanie, faxovanie a triedenie a doručovanie prichádzajúcej pošty. Profesionálni pracovníci podpory môžu byť tiež zodpovední za údržbu a objednávanie dodávok a za vybavovanie ďalších úloh, ako sú napríklad pridelené potraviny na stretnutia. Tým, že prevezmeme tieto povinnosti a odoberáme ich z iných dosiek, pomáhajú udržiavať kancelár hladko a zabezpečujú, aby všetko zostalo organizované.
Napriek tomu, že všeobecná administratívna podpora sa zameriava na tieto všeobecné úlohy, v niektorých podnikoch alebo oddeleniach môže byť klinická podpora zameraná na špecifické činnosti alebo vyžadovať špecializované vedomosti. Napríklad administratívne činnosti vo finančnom oddelení môžu zahŕňať účtovnícke úlohy, spravovanie splatných účtov a pohľadávok, pomoc pri výplatách, alebo triedenie a overenie správ o výdavkoch. Ak pracujete vo vládnom úrade, môžete byť zodpovedný za podávanie povolení alebo správu odosielateľov. Bez ohľadu na nastavenie, väčšina administratívnej podpory zahŕňa opakované, definované úlohy a nie strategickú alebo operačnú prácu.
Zručnosti a vzdelávanie
Väčšina kancelárskych podporných rolí je vstupná úroveň, a preto zvyčajne vyžadujú vysokoškolský diplom alebo ekvivalent. Niektorí jednotlivci absolvujú ďalšie školenia v administratívnej administratíve prostredníctvom programu vzdelávania dospelých alebo komunitného štúdia, zatiaľ čo iní sa presúvajú do týchto úloh s bakalárskym titulom ako prostriedok na to, aby sa dostali do nohy na miesto s vyššou zodpovednosťou a vyššou mzdou.
Znalosť základných kancelárskych úloh je najdôležitejšou kvalifikáciou pre podporné úlohy. Zatiaľ čo spoločnosti budú poskytovať školenie na pracovisku v konkrétnych procesoch a postupoch, očakávajú, že kňazskí podporní pracovníci prídu do zamestnania so všeobecnou kvalifikáciou.Medzi tieto zručnosti patrí znalosť používania základných kancelárskych strojov (fax, kopírka atď.); všeobecné počítačové schopnosti vrátane schopnosti písať 60 slov za minútu alebo rýchlejšie, ako aj základné spracovanie textu a softvér na tabuľkový procesor; podanie; zručnosti pri vstupe údajov; a možnosť používať telefón a naučiť sa telefónny systém spoločnosti.
Kancelárske pracovné miesta tiež vyžadujú množstvo zručných zručností. Profesionálne správanie je nevyhnutnosťou, ako aj mimoriadne organizačné schopnosti. Skúsenosti so zákazníckymi službami sú dôležité, najmä ak budete komunikovať s verejnosťou a je veľmi dôležité, aby ste boli detailne orientovaní. V niektorých odvetviach, ako sú napríklad zdravotníctvo a financie, sa očakáva, že pracovníci administratívnych pracovníkov budú oboznámení s predpismi v oblasti bezpečnosti informácií a osobných údajov v priemysle a budú zodpovedne vykonávať svoju prácu.
Video dňa
Prijaté vám Sapling priniesol vám SaplingKancelárske platové podpory
Keďže administratívna podpora je považovaná za vstupnú úroveň, platy sú pomerne nízke. Podľa PayScale.com je priemerná hodinová sadzba pre administratívne pozície 12,87 dolárov za ročný plat okolo 30 000 dolárov. Plat je vo všeobecnosti porovnateľný so skúsenosťami, ale aj tí najskúsenejší odborníci v oblasti podpory len zriedka zarábajú viac ako 40 000 dolárov ročne. Existuje priestor pre rast v tejto oblasti, hoci toľko ľudí pokračuje vo vyšších platobných funkciách administratívnych alebo výkonných asistentov alebo sa presúva na rôzne pracovné miesta v rámci organizácie. Podľa služby PayScale.com je tiež veľmi bežné, aby poskytovateľ administratívnej podpory v oblasti medicíny prešiel do zdravotnej asistentky, registrovanej zdravotnej sestry alebo zdravotnej sestry.
Najvyšším platiacim odvetvím pre administratívnu podporu je vláda a odborné, vedecké a technické služby. Zdravotná starostlivosť je však aj oblasť s vysokými platbami a odvetvie, v ktorom sa očakáva v nasledujúcich rokoch aspoň určitý rast.
Administratívne trendy odvetvia podpory
Rovnako ako u mnohých priemyselných odvetví, technológie menia administratívnu podporu a spôsob práce s nimi. Mnohé úlohy, ktoré boli predtým vykonané ručne, sa teraz dajú vykonať pomocou počítača, čím šetrí čas a zvyšuje potrebu ďalšieho školenia. V tejto oblasti existujú dva hlavné tendencie, ktoré menia tvár duchovnej podpory.
Po prvé, posun smerom k bezpapierovým úradom mení tvár - a v niektorých prípadoch eliminuje potrebu - administratívnu podporu. Spoločnosti idú v papierovej podobe, alebo aspoň pomocou menej papiera, z mnohých dôvodov, vrátane zlepšenej udržateľnosti, lepšej organizácie a znížených nákladov. V skutočnosti štúdia spoločnosti Gartner z roku 2014 zistila, že náklady spojené s ukladaním a vyhľadávaním dokumentov v papierovej podobe pre podniky v USA sú približne 25 až 35 miliárd dolárov ročne. Používaním digitálnych služieb na vytváranie, ukladanie a usporiadanie dokumentov môžu firmy potenciálne ušetriť peniaze a zefektívniť ich.
Pokiaľ ide o administratívnu podporu, znamená to aj to, že je potrebné, aby niekto fyzicky zdokumentoval dokumenty - alebo písal a tlač listy, sledoval dokumenty atď. Zatiaľ čo niektoré spoločnosti zbavujú kancelárske funkcie (Úrad pre štatistiku práce predpokladá len malý alebo žiadny rast v tejto oblasti do roku 2026, čo je z veľkej časti dôsledkom technológie), iné menia kvalifikáciu pre takéto pozície a vyžadujú pokročilé počítačové zručnosti a skúsenosti s riadením elektronických Dokumenty.
Ďalším trendom ovplyvňujúcim kancelárske pole podpory je nárast virtuálneho asistenta. Virtuálni asistenti, známi tiež ako VA, sú asistentmi alebo podpornými pracovníkmi, ktorí pracujú na diaľku a poskytujú mnoho rovnakých služieb ako asistent v kancelárii. Mnohé VAs pracujú pre podnikateľov alebo majiteľov malých podnikov, ktorí potrebujú podporu, ale nemôžu si dovoliť, alebo nemajú priestor alebo vybavenie na prenájom niekoho, kto pracuje na plný úväzok v kancelárii. Opäť platí, že v tomto odvetví je kľúčová technológia, pretože virtuálni asistentky pracujú prostredníctvom internetu, pomocou elektronickej pošty, zdieľania dokumentov a iných technológií na spracovanie úloh pre svojich zamestnávateľov. Zatiaľ čo niektoré VA sú špecialisti a zvládajú úlohy, ako sú sociálne médiá a správa webových stránok, niektorí podnikatelia jednoducho potrebujú niekoho, aby spravoval e-mail a odpovedal na otázky zákazníkov.
Keďže virtuálni asistenti sú zvyčajne samostatne zárobkovo činní alebo pracujú na slobodnej báze, môžu často priznať vyššiu mzdu ako zamestnanci v kanceláriách. Niektoré VAs tiež pracovať pre viacerých klientov naraz, čím sa zvyšuje ich potenciál zarobiť. V priemere získa VA medzi 10 a 25 USD za hodinu.
Pristátie knižnej podpory
Kým kancelárske pracovné miesta nemusia byť také bohaté ako kedysi, sú stále k dispozícii. Väčšina otvorov je vytvorená obratom a asistentmi odchádzajúcimi z iných príležitostí.
Dobrý životopis pre administratívnu podporu zvýrazní vaše administratívne a technické zručnosti. Ukážte zamestnávateľom, že ste organizovaní, orientovaní na detaily, dobrým riešiteľom problémov a majú vynikajúce komunikačné schopnosti. Nezabudnite vyzdvihnúť svoje technické zručnosti kvantifikovateľným spôsobom. uveďte, ako rýchlo môžete zadať slová za minútu a špecifikovať softvér, ktorý viete používať. Ako detailujete svoje skúsenosti, zdôraznite úlohy a úspechy, ktoré odhaľujú vaše administratívne zručnosti, najmä tie, ktoré vás môžu odlíšiť od iných kandidátov. Predovšetkým buďte starostliví so svojou gramatikou a pravopisom. Rovnako ako pri každom ďalšom životopise, nápisy a chudobná gramatika slabým spôsobom odrážajú vaše zručnosti, ale v oblasti, ktorá je detailne orientovaná ako administratívna podpora, musíte byť dokonalí. Nikto nebude prijímať písařov, ktorí nemôžu dostať svoje vlastné životopisy správne.
Kancelárske pracovné miesta sa zvyčajne nachádzajú na pracovných miestach alebo webových stránkach spoločnosti. Dočasné agentúry sú tiež dobrým miestom na nájdenie tohto typu práce. Práca ako temp vám dáva príležitosť stavať svoje zručnosti v rôznych spoločnostiach. Niektoré agentúry uskutočnia dlhodobé umiestnenia, alebo by ste mohli byť najatý na plný úväzok po tom, ako pracujete ako temp. Stáže sú ďalším spôsobom, ako vytvoriť svoje zručnosti v oblasti podpory kancelárie. Napriek tomu, že mnohé firmy s formálnymi stážovými programami umožňujú stážistom pracovať na konkrétnych projektoch, stážistom sa často očakáva, že budú "platiť svoje príspevky" tým, že budú vykonávať administratívne úlohy. Očakávajte, že budete stráviť nejaký čas v akomkoľvek stáži, ktorý robí nejaké podanie, zadávanie údajov, správu e-mailov alebo odpovedajúcich telefónov - ale pozrite sa na to ako na príležitosť rozvíjať zručnosti, ktoré sa môžu ukázať ako užitočné neskôr.
Vytvorte si nevyhnutnosť
Len preto, že administratívna práca je zvyčajne vstupnou úrovňou, neznamená to, že nemôžete byť dôležitou súčasťou tímu. V skutočnosti sa tým, že sa stávate nevyhnutným pre svojho šéfa a spolupracovníkov, môžete zvýšiť svoje šance na získanie povýšenia a nakoniec mať svoj vlastný tím administratívnej podpory. Pre začiatočníkov, vezmite si svoju prácu vážne a urobte to najlepšie s každou úlohou - bez ohľadu na to, aké to je hanlivé alebo zdĺhavé to môže byť. Rovnako ako pri akejkoľvek práci, budú existovať časti vašej práce, ktorú milujete, a časti, ktoré nenávidíte, ale musíte s nimi zaobchádzať tak dôležitým, ako aj s nimi dobre.
Po druhé, naučte sa uprednostňovať. Je pravdepodobné, že v každom okamihu budete mať viacero projektov a úloh na vašom tanieri, najmä ak poskytujeme podporu celému tímu alebo kancelárii. Naučte sa určiť, čo je najvyššou prioritou a čo môže čakať, a rozvíjať systémy, ktoré zabezpečia, že každý dostane to, čo potrebujú, keď to potrebujú. Multitasking a časový manažment sú životne dôležité zručnosti pre pracovníka administratívnej podpory a spoznávaním cieľov a priorít spoločnosti a členov tímu môžete poskytnúť najvyššiu úroveň podpory.
Po tretie, buďte ochotní ísť na ďalšiu míľu. Vašou úlohou je poskytovať podporu a to by mohlo znamenať, že si tu a tam zoberiete niekoľko ďalších úloh. Nepostrádateľní asistenti sú vždy ochotní sa učiť a robia to, čo je potrebné nielen na to, aby vykonali túto prácu, ale tiež riešili problémy a zabránili vzniku kríz. Ak napríklad uvidíte, že spolupracovník poslal poznámku obsahujúcu hlavnú chybu, nepoužívajte iba tlač a distribúciu dokumentu. Potvrďte s asociáciou, že informácie sú správne - a podľa potreby vykonajte zmeny.
Nakoniec buďte profesionálni a zdvorilí po celý čas. Môžu sa vyskytnúť prípady, keď vás iní v organizácii zaujmú, alebo vám nedajú rešpekt, ktorý si zaslúžite, ale napriek tomu si udržujte svoju profesionálnu profesionalitu. Zaobchádzanie s ľuďmi s láskavosťou a rešpektom zvýši vaše akcie v spoločnosti, a to najmä vtedy, keď rozviniete povesť diskrétnosti a ochotu pomôcť. Vo svojom klinickom podpore máte pravdepodobne prístup k veľkým množstvom informácií, ale odolať pokušeniu klebovať alebo zdieľať to, čo poznáte. Získať dôveru svojho šéfa a spolupracovníkov môže pomôcť napredovať svoju kariéru, zatiaľ čo slúži ako kancelárske klepy bude poškvrniť vašu povesť a potenciálne vás zabrániť v postupe.
