Svätý grál projektového manažmentu: šetrí čas i peniaze, pričom stále robí veľký a kvalitný projekt. Je to cieľ, ktorý chce každá spoločnosť dosiahnuť, ale mnohí z nej vyplývajú z mnohých dôvodov. Či už je to nedostatok zdrojov, nedostatok rozpočtu alebo nedostatok vedomostí, príliš často, spoločnosti umožňujú projektom úplne vyčistiť kontrolu nad rozsahom, rozpočtom alebo jedným z mnohých iných spôsobov, ako často projekty vychádzajú z koľajníc.
$config[code] not foundTakže, ako často je problémom projektov mimo kontroly a čo je dôležitejšie, aký je kľúč k tomu, aby sa tomu zabránilo?
Ako sa projekt stane Albatrossom
Pred niekoľkými rokmi Európska jednotka pre stratégiu služieb vypracovala štúdiu, ktorá určila, koľko projektov prešlo rozpočtom a čo dlho stojí spoločnostiam. Ich nálezy boli extrémnejšie ako sa predpovedalo:
- Celková hodnota zmlúv - 47,65 miliardy dolárov.
- Prekročenie nákladov dosiahlo 14,54 miliardy dolárov.
- 57% z celkových zmlúv (105) zaznamenalo prekročenie nákladov.
- 33% celkových zmlúv (105) utrpelo veľké oneskorenia.
- 30% z celkových zmlúv (105) bolo ukončených.
Podobná štúdia publikovaná spoločnosťou Harvard Business Review - analyzujúca celkovo 1 471 IT projektov - zistila, že priemerné prekročenie bolo 27%. Hoci to samotné je značné, štúdia zistila, že jeden zo šiestich projektov prekročil svoj rozpočet v priemere o 200% a prekonal ich plány takmer o 70%.
Aká bola príčina týchto problémov? Štúdia HBR zistila, že je na vine niekoľko faktorov. Mnohí z nich však prišli k nedostatočnému plánovaniu a nedostatku informácií. Niektoré spoločnosti hrubo podceňovali náklady a čas, ktoré sa na danom projekte zúčastnili. Iní si kúpili svoje vlastné marketingové šikanovanie, zjednodušili to, čo sa týka, a nadhodnocovali svoje vlastné schopnosti.
Nájdenie šťastného média
Malo by byť samozrejmé, že správne plánovanie projektov je nevyhnutné. Čo presne to znamená?
Zatiaľ čo vznešené ciele môžu vo fáze návrhu znieť dobre, môžu byť počas celého projektu zničujúce. Čím väčší a dlhší je projekt, tým väčšia je miestnosť pre príliš vysoké ciele, ktoré treba chýbať a projekt prekročí svoje rozpočtové a časové obmedzenia.
Ale aj pri najlepšom plánovaní sa vyskytnú nepredvídané udalosti. Mohlo by to byť čokoľvek, od zmeny požadovanej klientom po nepredvídané zmeny na trhu, ktoré si vyžadujú úpravu.
Jedným z najlepších spôsobov, ako znížiť náklady na projekt a nedostatočné rozpočtové plánovanie, môže byť jednoduché sledovanie času a výdavkov na jednotlivé projekty pre zainteresovaných zamestnancov. Týmto spôsobom získajú projektoví manažéri presnejší odhad rozsahu projektu a toho, čo sa venuje času na projekt a skutočné výdavky na projekt. Čas sledovania tiež môže odhaliť, ktorí zamestnanci môžu vyžadovať trochu posúvania alebo viac usmernení na presné dokončenie projektu so zručnosťou.
Najčastejšie prekračuje projekt svoje ciele skôr než neskôr. Nanešťastie, mnohí projektoví manažéri slepko sledujú uvedený postup a robia veľmi malú analýzu, aby sa ubezpečili, že stredné ciele sa vyrovnávajú s rozpočtovými a plánovacími cieľmi. Ak ste dosiahli 10% cieľov projektu, ale spotrebovali ste 15% rozpočtu, nie je dôvod domnievať sa, že trend sa bude meniť bez toho, že by ste sa prihovárali a vykonávali úpravy. Bez úprav by ste mohli očakávať, že pri 20% práce bude projekt konzumovať 30% rozpočtu a podobne. Pri tejto rýchlosti bude v čase realizácie projektu stáť 150% prideleného rozpočtu.
Niektoré pravidlá, ktoré je potrebné zvážiť
Pri každom projekte je veľmi dôležité, aby sme vytvorili medzníky, ktoré vyhodnotia dosiahnutý pokrok, a uvidíme, ako sa tento pokrok vyrovnáva s parametrami a cieľmi projektu. Čím skôr to dopadne, tým skôr sa objavia potenciálne problémy a môžu sa urobiť úpravy, aby sa projekt udržal na cieli.
Nezabudnite zostať v pravidelnej komunikácii so zamestnancami o projekte v prípade, že potrebujú trochu objasnenie v rámci všetkých míľnikov. Nielen to udržuje projekt na správnej ceste, ale pridáva súdržnosť aj skupinovému úsiliu.
S dobrým plánovaním a dôsledným dodržiavaním sa vaša spoločnosť môže vyhnúť nešťastnej štatistike a môže dosiahnuť cieľ šetriť čas a peniaze pri dodávaní kvalitného produktu alebo služby.
Stretnutie fotografií cez Shutterstock
2 Komentáre ▼
