Avšak tieto systémy zvyčajne tvrdia, že sú typu "nastavenie a zabudnutie". To môže byť zavádzajúce a môže viesť k nerealistickým očakávaniam, ako aj chybným implementačným stratégiám.
Našťastie je možné odvodiť veľkú hodnotu z automatizačných systémov, pokiaľ pochopíte ich výhody aj ich obmedzenia.
Je dôležité pochopiť, ktoré procesy môžu byť vo vašej spoločnosti spoľahlivo automatizované. Môžu zahŕňať mzdové účtovanie, účtovanie nákladov, účtovanie nákladov, monitorovanie infraštruktúry IT, marketing súvisiaci s internetom, manažment prospektov a angažovanosti zákazníkov, sledovanie konkurenčnej inteligencie a mnoho ďalších. Trik je určiť, ktoré procesy, ak sú automatizované, poskytnú najväčšiu hodnotu najmä vašej spoločnosti.
Jedna metóda na určenie tejto hodnoty zahŕňa starostlivé sledovanie času zamestnancov, aby sa zistilo, či zamestnanci trávia veľa času na procesoch, ktoré možno ľahko automatizovať. V takýchto prípadoch implementácia automatizovaného systému často prináša vysokú návratnosť investícií tým, že znižuje čas strávený na zdĺhavých aktivitách a zároveň oslobodzuje zamestnancov od práce na iných úlohách.
Výber a implementácia špecifického softvéru na splnenie požiadaviek na automatizáciu je príliš široká téma, ktorá sa tu úplne pokryje (to je miesto, kde konzultanti robia svoje peniaze).
Keď už ste zistili, ktoré procesy v rámci vašej firmy môžu byť úspešne automatizované, existuje niekoľko automatizovaných softvérových univerzálnych osvedčených postupov, ktoré si treba zapamätať:
Funkcie integrácie
Uistite sa, že funkcia integrácie je v systéme, ktorý si vyberiete. Moderné obchodné programy by mali komunikovať navzájom, aby ste mohli zhromažďovať, získavať a manipulovať s údajmi, ktoré považujete za vhodné.
Ak program používa veľa proprietárnych protokolov, pozrite sa inde na softvér, ktorý bude hrať pekne s ostatnými.
dlhovekosť
Ďalším kľúčovým faktorom pri výbere automatizačných programov je dlhovekosť. Nočné programy, ktoré sú nové a relatívne nepodložené v podnikateľskom prostredí, sú riskantné, pretože nemusia trvať dlho. Preto aj v prípade, že program funguje ako inzerovaný, môžete sa zaseknúť, keď je potrebná aktualizácia a podnikanie prešlo.
Pokiaľ ide o automatizáciu kľúčových obchodných procesov, je rozumné vybrať si z vysoko kvalitných programov, ktoré vydržali test času. Malé podniky často vyhľadávajú aplikácie Quickbooks, ADP a dokonca aj Microsoft Dynamics GP, ktoré poskytujú základ pre automatizačnú infraštruktúru. Aj keď tieto nezodpovedajú potrebám každého človeka, každý si zaslúži pozorný vzhľad.
Sledovanie a aktualizácia
Napokon majte na pamäti, že dokonca aj najpokročilejšie automatizačné systémy nemožno nechať bežať bez pravidelného monitorovania a aktualizácií. Programy by mali byť denne kontrolované denne, aby sa zabezpečila správna funkčnosť, aby sa všetky problémy mohli rýchlo napraviť.
Ak sa softvérový program, ktorý vyberiete, ponúka zmluva o údržbe, bolo by rozumné investovať do nej. Systémy automatizácie by sa mali prehodnocovať alebo aktualizovať najmenej dvakrát do roka. Niekedy bude zmluva o údržbe zahŕňať automatické aktualizácie softvéru, čo je veľmi cenný prínos.
Softvér sa rýchlo mení, čo si vyžaduje pravidelnú údržbu, ktorá zaručuje plynulú integráciu s vašimi každodennými procesmi. Ak zistíte, že softvér zaostáva alebo spôsobuje problémy aj po jeho aktualizácii, mali by ste určite zvážiť hľadanie náhrady. Nepríjemnosti pri zavádzaní nového automatizačného programu sú často zmiernené zvýšenou funkčnosťou, ktorú poskytuje.
Programy automatizácie môžu výrazne ovplyvniť vašu spoločnosť, ale je dôležité, aby ste sa nedostali nadoptimistickí. Vaše auto vás nevedie k práci a vaša kachle nevarí jedlo sama. Iba ľudia môžu spravovať firmu. Keď je softvér ponechaný na spustenie amok, dôjde k zlým veciam.
Zamerajte sa na vytvorenie pevnej stratégie implementácie a údržby a môžete zefektívniť svoje procesy a zároveň zvýšiť svoje zisky.
Jednoduchá cesta, pevný spôsob fotografie cez Shutterstock
3 Komentáre ▼
