Ako napísať popis úlohy administratívneho asistenta

Administratívne asistenčné popisy pracovných miest by mali byť prispôsobené potrebám osoby a organizácie, ktoré budú pomáhať. Mali by sa dôkladne zamyslieť a plánovať, najmä preto, že sa môžu považovať za právnu zmluvu. Dobrý opis poskytuje podrobný zoznam úloh a referenčné kritériá pre administratívneho asistenta.

Prepíšte základné kategórie úlohy. Mali by zahŕňať názov (napr. Administratívny asistent VP), oddelenie, priamy dozor, všeobecné oblasti dohľadu, úlohy, podmienky zamestnania a kvalifikácie.

$config[code] not found

Uveďte jasne presne, kto má pomáhať zamestnanec. Tým sa zabráni možným konfliktom v budúcnosti. Ak tento asistent obsluhuje skupinu pozícií, urobte to jasné. Dajte písomne, ak je tento asistent plne zamestnaný podľa uváženia jedného výkonného orgánu. Uveďte aj reťazec velenia a správnu štruktúru podávania správ.

Definujte primárne úlohy. Dávajte si pozor na lenivé, chytľavé frázy pre popis práce, ako sú "všetky potrebné úlohy". Byť špecifický. Bude administratívny asistent plánovať cestovanie, rezerváciu ubytovania, diktovanie, preberanie zápisníc pre stretnutia, spravovanie harmonogramu kalendára, organizovanie súborových systémov alebo dohľad nad ostatnými zamestnancami asistenta? Zahrňte ich do zoznamu s odrážkami, pričom každá odrážka začína slovom akcie (údržba, triedenie, dohľad, vytváranie, definovanie, pripomínanie atď.).

Definujte potrebné vlastnosti pre vynikajúci výkon. Tie by mali byť čo najkonkrétnejšie. Napríklad požiadajte o odborné znalosti v aplikáciách Word, Excel a Photoshop a nie na počítačovej gramotnosti.

Vytvorte primeranú úroveň vzdelania a skúseností. Toto by malo byť založené na požadovaných špecifických povinnostiach. Pri niektorých funkciách administratívneho asistenta sa nevyžaduje nič viac ako stredoškolského diplomu. Môže sa však požadovať vysokoškolský titul v obchodnej administratíve alebo v inom oficiálnom vzdelávaní sekretárky. Pre vedúcich asistentov na vysokej úrovni sú nevyhnutné predchádzajúce skúsenosti.