Ako napísať efektívnu správu

Kľúčom k písaniu efektívnej správy je len držať sa faktov. Zamerajte sa na najdôležitejšie detaily. Najlepšie správy poskytujú jasné a stručné vysvetlenie aktuálnej témy. Mnohí ľudia sa domnievajú, že správa musí byť dlhá a zaplavená podrobnosťami, ale v skutočnosti sa účinná správa dostaneme hneď na záver veci stručným spôsobom. Predtým, ako začnete písať správu, najprv vytvorte zoznam s odrážkami pre všetky témy, ktoré je potrebné diskutovať. Potom môžete správu zostaviť na základe týchto informácií.

$config[code] not found

Pred zapísaním napíšte svoj prehľad. Vytvorte všeobecné sekcie a rozdeľte tieto sekcie na menšie podsekcie s názvami, ktoré sú opisné a ľahko sledovateľné. Vytvorte obrys do obsahu a zahrňte obsah na začiatku prehľadu, takže čitateľ bude môcť ľahko odkazovať na informácie v správe.

Určite svoje publikum. Kto bude čítať túto správu? To vám pomôže rozhodnúť o tóne správy. Rozhodnite sa, či je to neformálne alebo formálne. Bez ohľadu na tón, ktorý používate, napíšte jednoduchým a jednoduchým jazykom. Vyhnite sa "firemnému hovoreniu", žargónu a veľkým slovám.

Spustite prehľad s prehľadom. Zhrňte kľúčové body. Použite odrážky na jednoduchosť a upozorňujte na hlavné ciele správy. Vráťte sa do tohto zhrnutia po dokončení správy, aby ste potvrdili, že ste zachytili všetky najdôležitejšie detaily.

Uveďte konkrétne podrobnosti o každom pododdiele, ktorý ste uviedli v prvom kroku. Rozdelte ich do krátkych odsekov. Každý odsek by nemal presiahnuť štyri alebo päť viet. Vyvarujte sa komplikovaných popisov: uveďte svoj bod, relevantné štatistiky alebo navrhované kroky a prejdite na nasledujúcu časť.

Na ilustráciu vašich bodov používajte vizuály s mierou. Grafy, grafy a fotografie, ktoré podporujú vaše zistenia, pomôžu čitateľovi pochopiť pojmy.

Prečítajte si prehľad dvakrát po dokončení prvého návrhu. Vystrihnite nepotrebné slová a redundantný jazyk. Správne gramatické a pravopisné chyby.

Vytvorte text správy v atraktívnej šablóne s jednoduchým krytom. Na lokalite spoločnosti Microsoft sú k dispozícii bezplatné šablóny prehľadov (pozri Zdroje). Zahrňte správu do špirálovej väzby, aby čitatelia mohli ľahko prelistovať stránky.

Tip

Minimalizujte počet stránok, ak chcete, aby správa bola účinná.

Nedovoľte, aby sa vaša čitateľka stratila alebo zastrašovala dĺžkou správy. Chcete, aby si ľudia prečítali správu v plnom rozsahu, a nie jednoducho ju vynechať.

Umožnite inej čitateľovi pozrieť sa na správu, aby sa ubezpečil, že efektívne prenáša vaše body.