Koordinátori konferencií alebo plánovači stretnutí sa zvyčajne zúčastňujú na každom aspekte konferencie, od získania pôvodných zmlúv na upratovanie v posledný deň podujatia. Medzi tým existuje široká škála povinností, ktoré môžete očakávať. Od roku 2014 existujú značné príležitosti v tejto oblasti, ktoré by mali trvať aspoň do roku 2024, keďže predsedníctvo štatistiky práce predpokladá nárast zamestnanosti pre koordinátorov konferencií na úrovni približne 10%.
$config[code] not foundPre-plánovanie
Ako koordinátor je vašou povinnosťou zabezpečiť, aby všetky podrobnosti, ktoré potrebujú vaši klienti, boli písané v zmluve predtým, než sa začnete pripravovať na konferenciu. Stretnete sa s vedením organizácie na konferencii, aby ste zistili podrobnosti o tom, koľko sa očakáva, že sa zúčastní, aké jedlá a občerstvenie sú potrebné, od koho cieľová skupina pozostáva, aký je účel konferencie a aký rozpočet obmedzenia, na ktoré je klient menej. Okrem toho budete musieť rokovať s dodávateľmi, zariadeniami a ďalšími poskytovateľmi služieb a zapísať celkové náklady na túto udalosť. Zvyčajne budete mať rozpočet, v ktorom musíte pracovať.
Usporiadajte udalosť
Po dokončení všetkých podrobností o tom, kde sa udalosť bude konať a kto bude poskytovať služby, potom budete zodpovedný za organizáciu týchto detailov do hladko tečúcej operácie. Budete musieť zistiť, ktoré priestory budú používať rôzne reproduktory v závislosti od toho, ako populárne sa dielňa predpokladá a koľko návštevníkov plánuje zakúpiť vstupenky. S vaším klientom budete zodpovední za výber menu, usporiadanie stolov a zábavy a zaistenie mikrofónov a audiovizuálnych potrieb rečníkov. Ak sa účastníci zdržiavajú v iných hoteloch, než v ktorých sa koná konferencia, možno budete musieť pre nich zabezpečiť prepravu. V čase udalosti by ste mali vytvoriť podrobný rozvrh a zoznam kontaktov pre každú službu.
Video dňa
Prijaté vám Sapling priniesol vám SaplingMonitorovanie udalosti
Počas konferencie budete očakávať, že budete volať, aby ste sa postarali o žiadosti v poslednej chvíli a zabezpečili, aby predajcovia boli tam, kde by mali byť. Začiatkom prvého dňa uskutočníte prehliadku zariadenia, aby ste sa uistili, že výstavné stánky sú nastavené správne, že hotel je pripravený na to, aby prišli hostia a že signalizácia je primeraná. Môžete mať vysielačku alebo byť pripravený na mobilný telefón, aby ste okamžite reagovali na požiadavky klienta. Okrem sledovania priebehu konferencie, zatiaľ čo sa to deje, vašou zodpovednosťou bude predovšetkým riešenie a riešenie problémov, ktoré vzniknú.
Nasleduj
Účinný koordinátor konferencie poskytuje sledovanie s klientmi, aby zistil, či sa udalosť považuje za úspešnú. Budete tiež musieť vybrať platbu ihneď po udalosti a zaplatiť dodávateľom. Vytvorte prieskum, ktorý účastníci vyplnia pred odchodom z podujatia a zdieľajte výsledky so svojím klientom. Stretnite sa s vedúcimi organizátormi spoločnosti, ktorá usporiadala konferenciu na spätnú väzbu. Keďže mnohí koordinátori konferencií sú tiež zapojení do predaja svojich služieb, môže vás požiadať o prácu pri koordinácii nasledujúcej schôdze alebo konferencie, keď vykonáte toto sledovanie.
