Je dôležité mať funkčný systém archivovania v každej kancelárii. Najlepším spôsobom, ako udržiavať kancelárske dokumenty organizované, je mať jednoduchý systém podávania, ktorý rozumiete. Keď budete potrebovať ďalší súbor, nebudete musieť prechádzať hromadami dokumentov a dúfať, že nájdeš ten správny. Budete presne vedieť, kde to je.
Vytvorte čas na reorganizáciu systému podávania alebo na spustenie nového systému. je ľahšie to dokončiť naraz.
$config[code] not foundPožiadať o vstup od ľudí, ktorí používajú súbory.
Zoraďte svoje súbory podľa abecedy alebo ich zoradiť podľa kategórií, názvov klientov alebo dátumov.
Farebne kódujte svoje súbory.
Označte každý súbor názvom, ktorý dáva zmysel a je ľahko ho nájsť. V systéme by nemali byť žiadne "rôzne" súbory.
Prejdite do súborov a dokumentov predtým, ako ich umiestnite do nového systému a vyhoďte všetky nepotrebné dokumenty.
Tip
Ak si nie ste istí nejakou kategóriou pre dokument, vložte ho do prvej kategórie, o ktorej si myslíte, že pri posudzovaní dokumentu alebo získať radu od inej osoby.
Ak je v kancelárii viacero systémov archivovania, mali by všetci vytvoriť rovnaký systém podania.
Keď máte novú položku, ktorú chcete vložiť, ihneď vytvorte súbor.
V blízkosti vášho systému podávania máte k dispozícii zložky a písacie potreby.
Zostrihujte spolu strany namiesto použitia kancelárskych sponiek.
Výstraha
Neukladajte duplikáty.
